Pasos Básicos Para La Gestión De Oportunidades #Descargable

Las Oportunidades siempre han impulsado el desarrollo de nuevos negocios, ya lo dijo Peter Druker: El empresario siempre busca el cambio, responde a él, y lo explota como una oportunidad.

Personalmente considero que las Oportunidades aportan más valor a las organizaciones y debería ser tratadas con igual o mayor valor que los Riesgos en los sistemas de gestión de calidad, es por eso que comparto los pasos básicos para gestionar las oportunidades junto con un formato de registro aptos para la ISO 9001:2015

PASOS BÁSICOS PARA LA GESTIÓN DE OPORTUNIDADES

1.- Como parte del sistema de gestión de calidad, la organización tiene que buscar nuevas oportunidades que pueden mejorar su viabilidad financiera y posición en el mercado. Por ejemplo:

• la obtención de nuevos contratos
• obtener acceso a nuevos mercados
• identificación de nuevas industrias que pueden ser servidas por la organización
• desarrollo de nuevas ofertas que se encuentran dentro del alcance de las capacidades de la organización
• la coordinación de los procesos existentes y nuevos para mejorar la eficiencia y reducir los costos

2.- Las oportunidades también se identifican como parte del «Análisis del contexto de organización» la organización tiene que contar con un método que le permita analizar su contexto.

3.- La Alta dirección tiene que liderar la discusión y análisis de las oportunidades que la organización podría tratar. Si se hace parte de las actividades de revisión de la gestión, éstas tienen que ser registradas en los registros de revisión de la gestión por la dirección.

4.- Para ayudar a determinar qué oportunidades tienen que llevarse a cabo, el Registro de Oportunidades se puede utilizar para llevar a cabo una «Evaluación de las oportunidades». Este registro es similar a un registro de riesgos, pero ocupa el potencial de oportunidades por su probabilidad y beneficio.

Formato Registro de Oportunidades

5.- La evaluación de oportunidades se puede llevar a cabo a través de:

5.1.- La identificación de la oportunidad.
5.2.- Identificar el proceso directamente relacionado con la oportunidad.
5.3.- La asignación de una clasificación de probabilidad para la oportunidad identificada; esta probabilidad de que la organización puede lograr la oportunidad, se compone de dos elementos: la probabilidad y las ocurrencias anteriores. Cada elemento se le asigna una puntuación de 1 (probabilidad más baja) a 5 (la más alta probabilidad). La calificación final de probabilidad es el mayor de los dos elementos.
5.4.- La asignación de una calificación para evaluar los beneficios potenciales de la oportunidad si se logra; esta calificación se compone de seis elementos:

• Potencial de nuevos negocios;
• potencial de expansión de los negocios actuales;
• posibles mejoras en la capacidad de la organización para satisfacer los requisitos reglamentarios o legales;
• posibles mejoras en el sistema de gestión de la calidad y sus procesos;
• posibles mejoras de la reputación de la organización;
• y el potencial costo estimado de la implementación.

Una vez más, cada elemento se le asigna una puntuación de 1 (beneficio más bajo) a 5 (beneficio más alto). La calificación final de beneficio es el mayor de los seis elementos.

5.5.- Cálculo del factor de la oportunidades final en base a la ecuación:

CALIFICACIÓN DE LA PROBABILIDAD x CALIFICACIÓN DEL BENEFICIO = FACTOR DE LA OPORTUNIDAD

5.6.- Para las oportunidades con una calificación Factor de la oportunidad igual o mayor que la calificación limite / umbral establecido, el liderazgo organizacional decidirá si abordar la oportunidad a través de un «Plan de Seguimiento de Oportunidades» o abandonar por completo la oportunidad. El plan de seguimiento de la oportunidad debe ser documentado, ya sea en el Registro de Oportunidades o en otro documento referenciado en el registro. El plan puede ser una acción concreta, un conjunto de acciones o un proyecto.
5.7.- Las oportunidades con un factor inferior a la calificación limite / umbral pueden ser abandonadas pura y simplemente, a menos que se indique lo contrario por la alta dirección dirección.
5.8.- La última columna permite la entrada del resultado de la implementación del plan y su verificación ¿Hubo éxito?, una vez que la oportunidad se ha cerrado.

6.- El análisis de cualquier oportunidad generalmente dará como resultado una de las siguientes determinaciones posibles:

• Llevar a cabo la oportunidad
• Explorar la oportunidad con mayor detalle antes de proceder
• Aceptar la oportunidad, pero bajo condiciones controladas y limitadas
• Rechazar la oportunidad, por lo general basado en un bajo beneficio previsto

7.- Si tomar una oportunidad incluye un aspecto negativo por efecto, el liderazgo de la organización puede optar por llevar a cabo una evaluación de riesgos con el método más conveniente.

El lector puede considerar estos pasos básicos para crear un método o procedimiento documentado que le permita gestionar las oportunidades dentro de su sistema de gestión de calidad.

Y como dice la frase: “Es mejor estar preparado para una oportunidad y no tenerla, que tener una oportunidad y no estar preparados”.- Whitney Young, Jr.