El proceso de Auditorías Internas se ha insertado como sub cláusula en “9 Evaluación del desempeño” sin duda hará un poderoso trio con “9.1 Monitoreo, medición, análisis y evaluación” y “9.3 Revisión por la dirección”
El resultado de este trio, es fuente de entrada para el proceso de mejora trazado en la cláusula 10… ¡Todo, siguiendo una secuencia lógica de procesos!
Repasando…
Si vemos el índice de la versión 2008 el proceso de auditorías ni siquiera aparece declarado… rascando un poco, lo encontrábamos declarado como sub de la sub cláusula 8.2 Seguimiento y medición… 8.2.2 Auditoría interna
El proceso de auditorías internas es en realidad un ejercicio de auto evaluación; de este ejercicio se genera información valiosa para la mejora de los procesos.
El seguimiento y medición, en la nueva revisión, se ha convertido en una regla general para todos los procesos del sistema (9.1 Generalidades)
Examinemos la cláusula de auditoria interna (9.2) que se ha dividido en dos partes esenciales y complementarias.
La primera establece el requisito de realizar auditorías internas con propósitos definidos, la segunda sub cláusula establece como requisito, la gestión de uno o varios programas de auditorías internas que le den soporte a los propósitos del proceso de auditorías.
Hablemos un poco de los propósitos del proceso de auditorías internas:
¿Por qué las organizaciones tienen hacer auditorías internas?
De entrada, para las organizaciones que implementan ISO 9001 es un requisito obligatorio.
La auditoría es una valoración hecha sistemáticamente sobre el rendimiento de un proceso.
De forma natural muchas organizaciones sin SGC, hacen algún tipo de auditoría; algunas, cada inicio de mes revisan su inventario de productos, sus cuentas por pagar, sus ventas totales y de cierta forma lo que hacen es valorar su rendimiento durante el mes pasado, hacen un repaso de lo que pasó y se vuelven más conscientes de lo que les espera el siguiente mes.
Las empresas que formalizan sus sistemas de trabajo llegan a tener procesos sistemáticos de auditorías financieras y operativas.
Todas las organizaciones, sujetas al ISO 9001, tienen que definir, implementar y mantener un proceso de auditorías internas.
La planificación de la ejecución de estas auditorías tiene que estar trazada en un documento, donde se muestren los intervalos de tiempo, en los que la organización ha decidido ejecutar sus auditorías internas
Cada mes, cada tres meses, dos veces al año; algunos procesos o todo el sistema; la frecuencia de la ejecución dependerá de cada organización.
Para planificar los intervalos de tiempo por favor ve este artículo: ¿Con qué frecuencia hacer auditorías?
Las intenciones…
Los resultados de las auditorías internas tienen que mostrar evidencias claras acerca del estado del SGC, estas evidencias tienen que estar registradas como información documentada controlada.
Por medio de los resultados de las auditorías internas se puede confirmar si el sistema de gestión de la calidad es conforme o no.
Pero, ¿contra qué debería ser conforme?
Uno: el sistema debe ser conforme contra los requisitos establecidos por la norma ISO 9001, ¡Claro! Los que apliquen a la organización.
Dos: los requisitos que la organización haya decidido como necesarios para su SGC; éstos requisitos están en función de los objetivos que a la organización le sea necesario lograr ¡Eficacia Pues! :)
No sólo en las auditorías de tercera parte suele ocurrir que la persona auditada discute sobre los requisitos con el auditor, e inicia un dialogo similar:
─ ¡Oiga Sr. Auditor!, ¿Contra qué cláusula de la norma aplica la No Conformidad que pretende declarar?, porqué estuve revisando la norma y no encontré alguna cláusula en la que aplique, ¡Creo que está usted mal!
─ ¡Joven!, hay un criterio de auditoría perfectamente establecido que le da objetividad a la No Conformidad
─ Insisto, ¡creo que usted está mal!
─ Permíteme explicarte
─ Pues explíqueme, porque yo creo que usted está mal.
─ En el procedimiento de EID-ENT-001 Entrega de los pedidos a clientes, en el párrafo tres la organización declara: Todos los pedidos de clientes se entregan en tres días hábiles a partir de la fecha de emisión del pedido y conforme a la fecha programada de entrega impresa en el formato de pedido.
─ ¿Vamos Bien?, así está declarado el requisito y está firmado por usted.
─ ¡Eh!… pues si… pero… yo creo que usted está mal, eso no tiene nada que ver.
─ Permíteme continuar; al auditar el proceso de entregas; 6 de 10 formatos de órdenes de entrega EID-FOR-001 revisados, muestran que la fecha de entrega real se retrasó dos días, en los formatos aparece la fecha programada impresa; incluso fueron detectadas tres quejas de clientes sobre atrasos en las entregas.
─ ¡Sí!… pero… aun así, no hay ninguna cláusula en la norma que diga que la empresa debe entregar los pedidos con prontitud.
─ ¡Es correcto!, pero déjame preguntarte: ¿Por qué la empresa ha fijado una fecha de entrega programada para todos sus pedidos?
─ Porque… todos los clientes quieren tener la seguridad de que sus productos serán entregados en una fecha determinada.
─ Entonces la empresa es consciente de esa necesidad y por eso la ha declarado como requisito en su procedimiento de entregas EID-ENT-001, ¿Es así?, ¿La evidencia muestra una no conformidad?
─ Si… es así… y pues… si aplica la no conformidad… pero no me queda muy claro que digamos.
Todas las organizaciones son diferentes y tienen particularidades especiales, la norma no pretende que todas las empresas sean iguales, sino que todas tengan un SGC propio y que todas sus particularidades estén enfocadas a satisfacer a sus clientes, bajo esta óptica, las organizaciones necesitan definir sus propios requisitos.
Las auditorías internas también son útiles para confirmar si un proyecto de implementación de ISO 9001 ha logrado los resultados y está listo para la certificación. Son también necesarias para confirmar si la configuración del sistema es mantenida, si hay necesidades de cambios, riesgos u oportunidades a la vista que se deban tomar.
En este artículo he examinado la cláusula del 9.2.1 del FDIS/ISO 9001:2015, para mayor detalle revisa la misma cláusula de la edición final IS ya que pueden darse ligeras variaciones.
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