La organización ISO se la viene tomando en serio, la futura versión de la norma ISO 9001 se muestra más enfocada en la “Gestión De Calidad” que en la “Gestión De La Calidad”.
Si ya tuviste oportunidad de leer el CD y el DIS ISO 9001:2015, te habrás dado cuenta que la figura “Representante de la dirección” no es mencionada hasta el momento, ¡Espera, Nadie Va A Ser Despedido!… eso creo…
Pero analizamos un poco las actuales funciones del representante de la dirección, y cuál podría ser la intensión al no mencionar a este ilustre personaje…
¿Quién es y qué hace el representante de la dirección?
Es uno de los primeros personajes que la norma ISO 9001:2008 menciona, a este personaje se la asignan funciones que aseguran la conformidad del sistema, básicamente la norma menciona tres funciones relevantes (5.5.2):
- Debe asegurarse de que se establecen, implementan y mantienen los procesos necesarios para que el sistema de gestión de la calidad haga correctamente lo planificado.
- Debe informar a la alta dirección sobre el desempeño del sistema de gestión de la calidad y de cualquier necesidad de mejora que requiera el mismo.
- Debe asegurarse de que se promueva la toma de conciencia de los requisitos del cliente en todos los niveles de la organización.
El representante de la dirección es un agente asegurador, es un vínculo entre el sistema y la alta dirección.
Sus actividades de aseguramiento casi siempre son las supervisiones, auditorías, evaluaciones, planificaciones… es casi siempre el auditor líder en la organización, cosa que le facilita sus actividades de aseguramiento.
Si se toma en serio el tema de la concientización sobre el cumplimiento de los requisitos del cliente, y asegura los procedimientos para comunicar ésto… se vuelve un evangelista de los intereses del cliente dentro de la organización.
¡Nadie es representante de la dirección durante 12 horas laborales!… es una función que independientemente de otras responsabilidades se le asigna a una persona… ¡Claro! Al primero que muestra su cara de inteligente.
Para que el representante de la dirección tenga autoridad no sólo responsabilidades, la norma recomienda que sea un miembro de la dirección de la organización, se entiende que puede ser una persona que dirige un equipo de personas, un gerente, un jefe, etc.
El inconveniente de este enfoque; la aplicación a medias del enfoque de procesos y la fuerte tendencia a administrar todo por departamentos más el “esto es responsabilidad del de calidad yo tengo lo mío” hace que el representante de la dirección tenga que asumir más funciones de las que debería, sin conseguir el enfoque de gestión que debe integrar cada líder a su proceso.
¡Pero, espera! Las tres responsabilidades que tiene (5.5.2 a, b, c) ¿Estamos seguros que estas funciones no las puede realizar la alta dirección?… te dejo pensando, sigamos…
¿Cuáles son las responsabilidades de la alta dirección? (Actuales ISO 9001:2008 y ISO 9000:2005)
La alta dirección está en el top de la organización, su actividad es estratégica y directiva, casi siempre ocupa su tiempo en manejar el timón de la organización para dirigirla hacia nuevos horizontes de mercado…
Por su liderazgo y capacidad de acción, la alta dirección puede crear el ambiente propicio para que el personal se involucre completamente en el sistema a fin de que este opere eficazmente.
El papel de la alta dirección se resumen en:
- establecer y mantener la política de la calidad y los objetivos de la calidad de la organización;
- promover la política de la calidad y los objetivos de la calidad a través de la organización para aumentar la toma de conciencia, la motivación y la participación;
- asegurarse del enfoque hacia los requisitos del cliente en toda la organización;
- asegurarse de que se implementan los procesos apropiados para cumplir con los requisitos de los clientes y de otras partes interesadas y para alcanzar los objetivos de la calidad;
- asegurarse de que se ha establecido, implementado y mantenido un sistema de gestión de la calidad eficaz y eficiente para alcanzar los objetivos de la calidad;
- asegurarse de la disponibilidad de los recursos necesarios;
- revisar periódicamente el sistema de gestión de la calidad;
- decidir sobre las acciones en relación con la política y con los objetivos de la calidad;
- decidir sobre las acciones para la mejora del sistema de gestión de la calidad.
La norma ISO 9001:2008 especifica los requisitos que son competencia de la alta dirección en el apartado cinco.
¿Cuáles serán las nuevas responsabilidades de la alta dirección? (CD/DIS ISO 9001:2015)
En el borrador, los DEBES de la alta dirección quedarán en el apartado 5, revisemos dos en específico.
5.1.1 Liderazgo y compromiso con respecto al sistema de gestión de calidad
La alta dirección debe demostrar su liderazgo y compromiso con respecto al sistema de gestión de calidad a fin de:
- garantizar que la políticas de calidad y los objetivos de calidad se establecen para el sistema de gestión de la calidad y son compatibles con la dirección estratégica de la organización;
- asegurarse de que la política de calidad se entiende y se sigue dentro de la organización;
- asegurar la integración de los requisitos del sistema de gestión de calidad en los procesos de negocio de la organización;
- promover el conocimiento del enfoque basado en procesos;
- asegurar que los recursos necesarios para el sistema de gestión de calidad estén disponibles;
- comunicar la importancia de la gestión eficaz de la calidad y de la conformidad de los requisitos del sistema de gestión de la calidad, y de los requisitos de los bienes y servicios;
- garantizar que el sistema de gestión de la calidad logre los resultados previstos;
- participar, dirigir y apoyar a las personas para contribuir a la eficacia del sistema de gestión de la calidad;
- la promoción de la mejora y la innovación; y
- el apoyo a otras funciones de gestión relevantes que se encuentren bajo sus áreas de responsabilidad.
Pero OJO, la alta dirección no puede lograr esto en solitario, como para casi todo lo que hace, necesita de una estructura organizacional y un equipo de directivos que le ayuden, la futura versión planteará lo siguiente:
5.3 Roles de organización, responsabilidades y autoridades
La alta dirección debe asegurarse de que las responsabilidades y autoridades para las funciones relevantes se asignen y sean comunicadas dentro de la organización.
La alta dirección debe ser responsable de la eficacia del sistema de gestión de calidad, y asignar la responsabilidad y autoridad para:
- asegurar que el sistema de gestión de calidad sea conforme a los requisitos de esta norma internacional,
- asegurar que los procesos interactúen y estén entregando sus resultados previstos,
- informar sobre el desempeño del sistema de gestión de la calidad a la alta dirección y de cualquier necesidad de mejora,
- asegurar la promoción del conocimiento de las necesidades del cliente en toda la organización.
¿Qué quiere decir el punto 5.3 de la futura versión ISO 9001:2015?
Las funciones relevantes son todas aquellas que aportan valor estratégico para el logro de los propósitos de la organización y los requisitos del cliente. Estas funciones pueden estar relacionadas con las actividades naturales del negocio.
También son todas aquellas que permiten el mantenimiento y mejora del sistema de gestión, incluyendo las relaciones externas que éste, pudiera tener con otros organismos o proveedores.
El hecho de que el representante de la dirección no sea mencionado, no significa que desaparezca, significa que la nueva versión busca que las funciones relevantes sea asignadas a personas cuyas competencias demuestren que son los más hábiles para llevar tales funciones.
PREGUNTA: ¿Qué habría de malo si el gerente de recursos humanos fuera el auditor líder de la organización si ha demostrado competencias naturales para serlo?, o que democráticamente la función de auditor líder se trasmitiera cada año a otro miembro destacado del equipo de auditores internos.
La afirmación que se ha estado haciendo “Desaparece el representante de la dirección y su rol se le asigna a la alta dirección” se ha hecho muy a la ligera… el punto 5.3 es muy claro, la asignación de las responsabilidades y autoridades será una opción directiva que pretende generar un ambiente donde las personas deberán implicarse más a fondo en las funciones relevantes del sistema.
¿O tú qué opinas, estas de acuerdo en que desaparezca el representante de la dirección?
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