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11 Procesos Para No Perder El Control De La Implementación de ISO 9001:2015

Procesos De Control Que Funcionan

Por Daniel Jimenez
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Este artículo te describe los procesos de control que le permitirán llevar a buen término su proyecto de implementación de ISO 9001:2015

Los procesos de control instalados correctamente permiten identificar oportunamente cualquier variación en tiempo, costos y calidad que pudieran afectar drásticamente la ejecución de todo lo planificado para la implementación.

El lector al terminar de leer este artículo contará con conocimiento que le permitirá asegurar oportunamente cualquier desviación que represente un riesgo potencial.

Se describe un listado de 11 procesos de control que deben ser considerados antes, durante y al final del proyecto de implementación, su meticulosa implementación apoyase la dinámica de trabajo requerida para gestionar la implementación de un sistema de gestión de calidad, veamos:

qué controlar durante la implementación de ISO 9001:2015

1. Controlar el trabajo del proyecto de implementación de ISO 9001:2015

El propósito del control del trabajado del proyecto es completar las actividades necesarias para la implementación de manera íntegra de acuerdo con los planes.

El control del trabajo debe realizarse continuamente a lo largo de la implementación e incluye: medir el desempeño, evaluar las medidas y tendencias que pueden afectar la continuidad y desencadenar cambios para mejorar el desempeño.

La aplicación continua de este proceso de control proporciona a las partes interesadas de la implementación, incluida la alta dirección, el líder de la implementación, el equipo de gestión, una descripción precisa y actualizada del desempeño del trabajo.

Continuamente debemos estar pendientes del progreso de los planes de la implementación, de los cambios, los riesgos, las situaciones problemáticas y de la calidad de las actividades realizadas.

2. Controlar los cambios

El propósito este proceso es controlar los cambios que puedan surgir en el proyecto de implementación, los resultados que se ven dando y formalizar la aceptación o el rechazo de estos cambios antes de su implementación posterior.

Los cambios pueden afectar el proyecto de implementación en tiempo, costo y calidad de las tareas.

A lo largo de la implementación de ISO 9001:2015 es necesario registrar las solicitudes de cambio en un registro de cambios, evaluarlas en términos de: beneficio, alcance, recursos, tiempo, costo, calidad y riesgo, evaluar el impacto y obtener la aprobación antes de la implementación.

Una solicitud de cambio puede modificarse o incluso cancelarse a la luz de la evaluación de impacto.

Una vez que se haya aprobado el cambio, la decisión debe comunicarse a todas las partes interesadas relevantes para su implementación, incluida la actualización de la documentación de la implementación, según corresponda.

Los cambios en los resultados deben controlarse mediante procedimientos.

3. Controlar el alcance

El propósito Control del alcance es maximizar los impactos positivos y negativos del proyecto de implementación creados por cambios de alcance.

Este proceso debe enfocarse en determinar el estado actual del alcance de la implementación de ISO 9001:2015, comparar el estado actual del alcance con el alcance de la línea base aprobado para determinar cualquier variación, pronosticar el alcance e implementar cualquier solicitud de cambio apropiada para evitar impactos negativos.

El control del alcance también se ocupa de influir en los factores que proporcionan cambios de alcance y controlar el impacto de esos cambios en los objetivos de la implementación. Se trata de garantizar que todas las solicitudes de cambio se procesen dentro del control de cambios. También se utiliza para gestionar los cambios y se integra con los demás procesos de control. Los cambios incontrolados a menudo se denominan corrupción del alcance del proyecto.

Es muy común escuchar frases a media implementación que dicen: ¡oigan! este proceso no lo habíamos considerado en el cronograma de implementación y si está dentro del alcance.

4. Controlar los recursos

El propósito del Control de los recursos es asegurar que los recursos necesarios para llevar a cabo el trabajo de la implementación estén disponibles y asignados de la manera necesaria, a fin de cumplir con los requisitos.

Los conflictos en la disponibilidad de recursos pueden ocurrir debido a circunstancias inevitables como fallas en el equipo, clima, disturbios laborales, mala planeación, problemas técnicos. Tales circunstancias pueden requerir la reprogramación de actividades que resulten en un cambio de los requisitos de recursos para las actividades actuales o posteriores. Deben establecerse procedimientos para identificar esas carencias a fin de facilitar la reasignación de recursos o ser meticulosos en la planificación.

5. Gestionar el equipo de trabajo del proyecto de implementación de ISO 9001:2015

El propósito de Gestionar el equipo del proyecto es optimizar el desempeño de las personas que integran el equipo de implementación, proporcionar retroalimentación, resolver problemas, fomentar la comunicación y coordinar los cambios para lograr el éxito de la implementación.

Como resultado de la gestión del equipo de trabajo, es posible que se revisen los requisitos de recursos. Deben plantearse cuestiones y proporcionar información para las evaluaciones del desempeño del personal de la organización y las lecciones aprendidas del proyecto de implementación.

Por supuesto es necesario tener en cuenta el organigrama del proyecto, descripción de las funciones, datos de progreso.

6. Controlar el cronograma de implementación de ISO 9001:2015

El propósito del control del cronograma es monitorear las variaciones y tomar las acciones apropiadas oportunamente.

Este proceso debe enfocarse en determinar el estado actual del cronograma de implementación, compararlo con el cronograma de referencia aprobado para determinar cualquier variación, pronosticar las fechas de finalización e implementar las acciones apropiadas para evitar impactos adversos en el cronograma. Todos los cambios en el cronograma de referencia deben ser gestionado de acuerdo con proceso de control de cambios.

Controlar el cronograma implica controlar los cambios y gestionar acciones correctivas en los casos necesarios.

7. Controlar los costos

El propósito de Control de costos es monitorear las variaciones de costos y tomar las acciones apropiadas. Si alguien preguntara ¿qué proceso de control es inprescindible? sin duda, ese sería el Control de costos.

Este proceso de control debe enfocarse en determinar el estado actual de los costos del proyecto de implementación, compararlo con los costos de línea base para determinar cualquier variación, pronosticar los costos proyectados al finalizar e implementar las acciones oportunas apropiadas, a fin de evitar impactos adversos en los costos. Todos los cambios en los costos de referencia deben gestionarse de acuerdo con proceso de control de cambios establecido.

Una vez que se inicia el trabajo, los datos de desempeño se acumulan, incluidos los costos presupuestados, los costos reales y el costo estimado al finalizar. Para evaluar el desempeño de los costos, es necesario acumular datos de programación generalmente del cronograma, como el progreso de las actividades programadas y las fechas de finalización previstas de las actividades actuales y futuras.

Las variaciones pueden deberse a una planificación deficiente, cambios de alcance imprevistos, problemas técnicos, fallas de equipos u otros factores externos, como dificultades con los proveedores. Independientemente de la causa, las acciones correctivas requieren un cambio en la línea base de costos o el desarrollo de un plan de recuperación a corto plazo.

8. Controlar los riesgos

El propósito de Control de riesgos es minimizar la interrupción del proyecto de implementación de ISO 9001:2015 determinando si las respuestas al riesgo se ejecutan y si tienen el efecto deseado.

Se logra rastreando los riesgos identificados, identificando y analizando nuevos riesgos, monitoreando las condiciones desencadenantes de los planes de contingencia y revisando el progreso de los tratamientos de riesgos mientras se evalúa su efectividad.

Los riesgos del proyecto deben evaluarse periódicamente a lo largo del ciclo de vida del proyecto, cuando surge un nuevo riesgo o cuando se alcanza un hito.

9. Realizar el control de la calidad de las tareas

El propósito de Realizar control de calidad es determinar si se están cumpliendo los objetivos, requisitos y estándares de calidad establecidos del proyecto de implementación e identificar las causas y formas de eliminar el desempeño insatisfactorio, por ejemplo, si hemos programado un curso para auditores internos tenemos que evaluar el desempeño del mismo ¿se realizo en tiempo y forma?, ¿hubo un nivel de aprovechamiento en practica y conocimiento por parte de las personas que lo recibieron?, ¿fue de acuerdo a la norma de auditorias aplicable?

Este proceso debe aplicarse durante todo el ciclo de vida del proyecto de implementación e incluye lo siguiente:

  • el seguimiento de la calidad de los entregables y si los procesos se está cumpliendo, la detección de defectos mediante el uso de las herramientas, procedimientos y técnicas establecidos;
  • analizar las posibles causas de los defectos;
  • determinar las acciones preventivas y las solicitudes de cambio;
  • comunicar las acciones correctivas y las solicitudes de cambio a los miembros apropiados de la organización que participan en el proyecto de implementación.

El control de calidad puede ser realizado fuera de los límites del proyecto por otras partes de la organización ejecutante.

El control de calidad puede identificar las causas del desempeño deficiente del proceso y puede resultar en acciones recomendadas o solicitudes de cambio, cuando sea necesario para eliminar el desempeño no conforme.

10. Administrar los contratos con proveedores

El propósito de Administrar las adquisiciones es gestionar la relación entre el comprador y los proveedores de servicios para la implementación como asesores, capacitadores, laboratorios, organismos de certificación.

Este proceso incluye monitorear y revisar el desempeño de los proveedores y recibir informes de progreso regulares, y tomar las acciones apropiadas para promover el cumplimiento de todos los requisitos del proyecto de implementación, incluidos los tipos de contrato, la calidad, el desempeño, la puntualidad y la seguridad.

Este proceso comienza con la emisión de la documentación del acuerdo y finaliza con el cierre del acuerdo.

11. Gestionar las comunicaciones

El propósito de Gestionar comunicaciones es asegurar que se satisfagan las necesidades de comunicación de las partes interesadas del proyecto y resolver los problemas de comunicación cuando surjan.

El éxito o el fracaso de un proyecto de implementación de ISO 9001:2015 puede depender de qué tan bien se comuniquen entre sí los diversos miembros del equipo de la implementación y las partes interesadas.

Este proceso de control debe centrarse en lo siguiente:

  • aumentar el entendimiento y la cooperación entre las distintas partes interesadas a través de buenas comunicaciones;
  • proporcionar información oportuna, precisa e imparcial acerca del estado de la implementación;
  • resolver problemas de comunicación para minimizar el riesgo de que el proyecto se vea afectado negativamente por problemas o malentendidos desconocidos o no resueltos de las partes interesadas.

Estos procesos de control tienen como objetivo principal el mantener el proyecto de implementación alineado con los objetivos planificados. … Evaluar y supervisar la ejecución en cualquier instante de la vida del proyecto. Analizar tendencias que permitan estimar los costes y plazos de finalización de la implementación de su sistema de gestión de calidad, prever riesgos y actuar oportunamente; aplicarlos a detalle le permitirá tener mejores oportunidades de lograr el éxito en este reto tan importante.

1 comentario

Carlos Castillo 09/09/2021 - 2:52 PM

Excelente material de referencia para aplicar en los proyectos de implementacion.

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