Cuando considere comprar un software para documentar los procesos de su sistema de gestión de calidad, tenga en cuenta estas consideraciones:
1. ¿Es fácil de configurar?
Nadie quiere salirse de su camino para usar el software de documentación de los procesos del sistema.
Si bien las grandes empresas pueden requerir una solución gran empresarial, las organizaciones más pequeñas son inteligentes si optan por un sistema basado en la nube. Eso significaría que las empresas no tendrían que preocuparse por las instalaciones y podrían comenzar a usar su software de inmediato.
Además, los usuarios deberían poder trabajar en sus modelos de proceso directamente desde sus navegadores web desde cualquier ubicación y dispositivo de su elección.
Referencia: https://www.cloudflare.com/es-es/learning/cloud/what-is-the-cloud/
2. ¿Permite la colaboración?
A menos que sea una empresa familiar con solo un puñado de empleados, necesita un software de documentación de los procesos que sea fuerte en colaboración.
Debería ser posible agregar ejecutores de procesos al software (usuarios), asignar tareas y responsabilidades y hacer que los empleados hagan sugerencias y comentarios sobre los pasos del proceso en turno.
Por lo general, esto dará como resultado una mayor satisfacción del personal, ya que los empleados están en sintonía y tienen los recursos para trabajar en sus tareas de manera oportuna, mientras que el gerente mantiene una visión clara de lo que está sucediendo.
3. ¿La interfaz es moderna y fácil de usar?
Conseguir que sus empleados se adapten al cambio es difícil. No elija una batalla más dura de lo necesario obligándolos a aprender a usar un software que no es fácil de usar.
Una interfaz de usuario moderna es intuitiva y fácil de entender, lo que brinda más visibilidad a los eventos operativos importantes para que las partes interesadas tengan la información correcta para tomar medidas. El software de documentación de los procesos que tiene una interfaz de usuario moderna permitirá a los usuarios concentrarse en el flujo de operativo específico del trabajo, perdiendo menos tiempo navegando a través de sistemas engorrosos.
4. ¿El software responde y es compatible con dispositivos móviles?
¿El software es receptivo y compatible con dispositivos móviles? La naturaleza del trabajo está cambiando, y en estos días; un mayor porcentaje de trabajadores están en movimiento o manejando operaciones de forma remota.
No desea negarle a un usuario el acceso a la información del proceso sólo porque necesita iniciar sesión desde un dispositivo móvil.
Su herramienta de elección debe tener esto en cuenta y debe escalar de manera receptiva a cualquier dispositivo que esté usando el usuario.
5. ¿Funciona bien con otras herramientas?
Su herramienta de documentación de los procesos de su sistema no podrá ser “listo para usar”, hay un trabajo previo de configuración en especial si requiere interactuar con otras aplicaciones externas.
Existen muchas otras herramientas que respaldan la documentación del proceso con las que quizás desee interactuar, esta Evernote, Google Docs, One Drive, MS Office.
Según los datos publicados en The Document Disconnect, una encuesta de IDC, más del 80 % de los líderes empresariales encuestados de ventas, recursos humanos, adquisiciones y otros procesos estaban de acuerdo en que los problemas “surgen porque tienen diferentes sistemas/aplicaciones internas que no “hablan” el uno con el “otro.”
En la misma investigación, el 43 por ciento de los trabajadores encuestados expresaron su frustración porque a menudo tienen que copiar/pegar o ingresar manualmente información que ya existe en otros sistemas internos.
Referencia: https://esign.adobe.com/rs/345-TTI-184/images/idc-addressing-the-document-disconnect.pdf
¿El software de documentación de procesos para su sistema de calidad que está revisando admite la integración con otras herramientas?
6. ¿Equilibra la funcionalidad con la simplicidad?
Seguro no desea un sistema que tenga tantas funciones que se pierda tratando de abrirse paso entre el laberinto de menús y opciones. Tampoco quiere un sistema que haga una sola cosa y tenga que pagar más por características auxiliares que razonablemente deberían estar integradas. La clave aquí es que el sistema sea tanto funcional como simple.
7. ¿Es accesible económicamente?
No conozco su presupuesto, ni conozco a nadie a quien le guste gastar más dinero del necesario en cosas que no funcionen para su empresa.
Afortunadamente, el precio de la mayoría de los productos se basa en la cantidad de usuarios; algunos incluso tienen modelos prueba por un tiempo y generalmente tienen un precio razonable. Por lo tanto, no hay necesidad de gastar miles de dólares en algún software que puede terminar sin usar.
8. ¿Cuenta con un diagramador de procesos de arrastrar y soltar?
Algunos softwares de documentación de procesos para sistemas de calidad son muy difíciles de usar, tanto por parte de la gerencia como de los empleados.
Por un lado, la gerencia no puede construir procesos por sí misma.
Tendrían que contratar a un consultor de alto costo para que venga y codifique los procesos, lo cual es una tarea costosa y que requiere mucho tiempo. Por otro lado, los empleados no pueden saltar y comenzar a usar el sistema. Tendrían que someterse a un entrenamiento especial antes de poder mojarse las manos.
A menos que ya tenga recursos internos que pueda implementar para la codificación personalizada y personas que se destacan en esa área, debe optar por una plataforma donde cualquier persona que pueda usar una computadora pueda ingresar directamente y comenzar a diseñar procesos usando una interfaz de arrastre y pegue, sin tener que aprender código.
Si ha llegado hasta aquí, se dará cuenta que seleccionar el software adecuado para su sistema de gestión de calidad requiere de criterios claros que le ayudarán a tomar una decisión acorde a su presupuesto y calidad requerida.
¿Qué otro criterio puede agregar a este artículo?