Alcance Del SGC en ISO 9001:2015 + Criterios Y Errores A Evitar En Su Determinación

El campo de aplicación de la norma ISO 9001 se da en la cláusula 1 “Objeto y campo de aplicación” y define el alcance de la norma misma.

El alcance de la norma, no debemos confundirlo con la determinación del Alcance del SGC (cláusula 4.3), el cual dicta «la organización debe determinar y fijar los límites y la aplicabilidad del SGC para establecer su alcance.»

El enunciado del Alcance del SGC debería describir los tipos de productos y servicios proporcionados por la organización.

Los límites deben indicar claramente los procesos, los sitios relacionados, departamentos, divisiones, etc., para los que la organización aplica su SGC.

El alcance del SGC es algo natural en muchos casos es evidente por sí mismo y está definido por las actividades que se realizan en un solo lugar, por supuesto hay casos donde es más difícil determinarlo, por ejemplo en circunstancias como:

• la externalización;
• logística y distribución;
  
• múltiples sitios;
• distintos centros de servicio;
• dar servicio en las instalaciones del cliente;
• productos y servicios realizados en colaboración.

Todas las acciones que estén enfocadas a revisar la naturaleza de las operaciones, productos y servicios de la organización proporcionan información (p.ej., diagnóstico) para determinar un alcance del SGC claro y especifico.

El Alcance del SGC tiene que expresar los procesos y los controles que la organización ha establecido para lograr su eficacia de SGC.

El Alcance de la certificación y el Alcance del SGC son dos conceptos relacionados; una organización puede definir N procesos y N productos y servicios para el Alcance de su SGC y definir estos límites para el Alcance de su certificación; en consecuencia, el alcance de la certificación abarca el alcance del SGC que la organización ha decidido certificar.

Una organización ya certificada, por razones estratégicas podría introducir al mercado nuevos productos y servicios, esto generalmente implicaría nuevos procesos, controles y logística, en consecuencia ampliaría el alcance de su SGC y posteriormente ampliar y poner a la par el Alcance de su certificación.

Como la certificación juega un papel importante en los campos contractuales y regulatorios, es muy importante establecer el alcance de una manera fiable y clara.

Estos son algunos ejemplos de errores que debemos evitar al declarar el alcance:

• El texto del Alcance incluye un estándar normativo (ley o reglamento) que no está incluido en la certificación y podría dar la idea de que también están certificados con esta norma.
• El alcance es demasiado amplio o vago y da la impresión incorrecta: por ejemplo, [construcción general vs sólo construcción de carreteras] – esto último es especifico en el caso de que la organización sólo se aplique para la certificación de construcción de carreteras.
• Productos para ventas que no pueden ser sostenidos en inventario y la empresa ni siquiera puede demostrar disponibilidad en todo momento.
• Enunciados del Alcance con afirmaciones que no puedan comprobarse, por ejemplo, reparaciones en el hogar el mismo día.
• Enunciados del Alcance que incluye declaraciones de mercadotecnia o promoción, por ejemplo el producto más barato y mejor.

Con el fin de evitar este tipo de confusiones y favorecer la identificación de lo que ha sido o será certificado, el alcance de la certificación debe definir claramente:

• El alcance del SGC, tipos de productos y servicios relacionados, sitios, departamentos, divisiones, etc., que están cubiertos,
• Principales procesos operativos de la organización para sus productos y servicios, tales como el diseño, fabricación, empaquetado, envío, etc., para las líneas de productos que están cubiertos. 

Es esencial que el alcance de la certificación sea redactado por la organización antes de solicitar proceso de certificación, para posteriormente planificar la implementación o transición el Alcance de la certificación puede incluirse en una carta de proyecto (proyect chart).

Para la auditoría de certificación el Alcance de la certificación será analizado por el organismo durante la Etapa 1 de la auditoría de certificación inicial, para una adecuada planificación de la auditoría de la etapa 2.

Es responsabilidad del líder del proyecto de implementación de ISO 9001:

• asegurar que la declaración final del alcance de la certificación sea clara y no genere confusiones;
• verificar con formalidad, que el alcance sólo se refiere a los procesos, productos, servicios, sitios, departamentos o divisiones, etc., de la organización;
• Verificar que este alcance define los requisitos no aplicables de la norma ISO 9001, y está prevista la justificación por la no aplicación y es razonable.

Como medida adicional para evitar la posible confusión entre los clientes y usuarios finales, el alcance de la certificación debe estar claramente registrado como información documentada de la organización y mantenerse accesible para quién lo solicite.

Sobre el término Aplicación de los requisitos de la norma

El Anexo A de la norma ISO 9001: 2015 proporciona una aclaración sobre la «Aplicabilidad» de sus requisitos.

En teoría y en principio todos los requisitos son aplicables. Como consecuencia de ello, muy pocos requisitos serán objeto de una declaración de «Inaplicabilidad».

Ejemplos en los que la No aplicación puede ser:

• una organización de servicios que no tiene equipos de medición para control o la medición ya que tiene necesidades de trazabilidad;
• una organización que no maneja la propiedad del cliente, incluyendo la información del cliente.

En resumen, definir el Alcances es como definir el producto que queremos obtener, si no tenemos claro el punto a que queremos llegar nunca llegaremos o llegaremos con muchos tropiezos y tarde.

¿Eres líder de un SGC?, ¿Te animarías a compartir el alcance de la certificación del SGC de la organización donde laboras? por favor compártelo en los comentarios.