Un alcance mal definido puede incrementar los tiempos y costos necesarios para la certificación ISO 9001, aquí te digo cómo hacerlo lo mejor posible.
Una de las primeras actividades que tienes por hacer, es definir el alcance de la certificación que tienes por lograr. Sin temor a equivocarme un alcance bien definido es un excelente punto de partida para planificar cualquier proyecto de implementación, de diré por qué.
El alcance de la certificación…
Se trata de definir qué partes de la organización se incluyen en el sistema de gestión a certificar por ISO 9001, que líneas de productos o procesos estarán cubiertos por el nuevo SGC, incluso que requisitos del la norma ISO 9001 serán excluidos.
Su utilidad…
Aun que no sea tu primera vez implementando un SGC, una vez que declaras el alcance logras tener una visión clara del trabajo que tienes por delante ¡Y Eso! Relaja a cualquiera, algunas utilidades:
- Te permite obtener más fácilmente cotizaciones de certificación por parte de organismos.
- Logras definir qué actividades serán necesarias, así como los posibles tiempos.
- Trazado lo anterior, podrás proyectar los gastos de certificación.
- Tendrás un punto de referencia para aplicar los requisitos de la norma en los procesos que ayudan a mejorar la empresa y la satisfacción del cliente.
- Ya no te sentirás perdid@ al tener una ruta sintetizada de lo que tienes que lograr.
¿Qué debes incluir en el alcance?…
Para facilitarte la identificación de lo que será certificado, el alcance de la certificación debe ser claro y definir:
- Ubicaciones físicas
Ejemplo: lugares de venta, o tal vez sólo de fabricación.
- Los productos y / o servicios controlados por el SGC
Ejemplo: Fabricación pero no instalación.
- Los procesos dentro del SGC
Ejemplo: Venta, producción, entrega a cliente.
- Exclusiones ISO 9001 (sólo se permite en la Sección 7 y deberá justificarse)
Ejemplo: si tú no diseñas, puedes omitir partes de 7.3
El alcance de la certificación, debes centrarlo en la naturaleza de los productos de tu organización requeridos por los clientes y sus procesos de realización, el resultado de la evaluación del riesgo, las consideraciones comerciales y requisitos contractuales, las legales y reglamentarias.
Las exclusiones son importantes, se reconoce que no todos los requisitos de la cláusula 7 de la norma ISO 9001 son relevantes para todas las organizaciones y solo estos se permiten excluir.
Un borrador…
Incluso para una cotización previa de una casa certificadora o una asesoría de implementación debes prepara un borrador de la declaración del alcance de la certificación que pretendes lograr, uno inicial puede ser así:
Esta declaración sólo es para iniciar tu proyecto de certificación y será útil como base para cotizar costos y planificar tu plan de implementación, para el manual de la calidad tendrás que mencionar detalles más específicos de los procesos, productos, ubicaciones relacionándolos con sus respectivos elementos de control de documentos, de la misma manera relacionar específicamente los requisitos por excluir y una tremenda justificación muy convincente.
Para el manual de la calidad…
El alcance de la certificación debe estar claramente definido en el manual de la calidad de la organización y de los documentos a disposición del público y clientes, incluyendo cualquier material promocional y de marketing.
El certificado…
El certificado incluirá generalmente una descripción sintetizada del alcance de la certificación, pero no los detalles de los requisitos de la ISO 9001 que han sido excluidos. Sin embargo, puede incluir una nota para referirse al hecho de que las exclusiones se detallan en el manual de la calidad de la organización.
En la futura versión ISO 9001:2015…
En el Committee Draft publicado en junio 2013, se introduce el requisito “4.3 Determinación del alcance del sistema de gestión de la calidad”
Sobre el alcance, menciona lo siguiente:
La organización debe determinar los límites y la aplicabilidad del sistema de gestión de la calidad para determinar su alcance.
El contexto de la organización y las necesidades y expectativas de las partes interesadas
El alcance estará expresado en términos de los bienes y servicios, los procesos necesarios y las unidades del negocio incluidas.
Las exclusiones estarán sujetas a cuatro condicionantes:
- Se deben documentar y justificar, ya no será suficiente una simple declaración.
- Se limitaran al requisito 8, muy posiblemente al 4 y 7.
- No deben afectar la capacidad o responsabilidad de asegurar la conformidad y la satisfacción del cliente.
- No se podrá excluir sobre el argumento de que alguna función o proceso de la organización es realizado por un proveedor externo.
En la nueva versión no habrá manual de la calidad, por lo que, en la información documentada deberá aparecer el alcance… es algo que en el CD no está muy claro, al momento no estamos para angustiarnos por eso, seguramente el trabajo del comité de desarrollo en algún momento clarificara el destino documental del alcance.
Y como dice George Bernard Shaw: Dad al hombre salud y metas a alcanzar y no se detendrá a pensar sobre si es o no feliz. Saludos