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¿Cómo hacer un Plan de mejora continua para su SGC para el 2022?

Por Daniel Jimenez
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La razón de un plan de mejora

«Para el barco que parte sin rumbo fijo todo puerto es buen destino» – Al menos cada 12 meses, se debería revisar y plantear el mantenimiento y mejora de un sistema de gestión de la calidad en el próximo horizonte…

¿Qué pasa si no planificas?… ¡NADA! ya sabemos lo que ello implica… ¡NADA!

Lo adecuado es iniciar los próximos 12 meses, con un plan de mejora que incluya acciones por desarrollar y mejorar nuestro SGC; este plan puede incluir acciones estratégicas necesarias y consideraciones sobre los recursos para llevarlas a cabo, se trata de tomar las oportunidades de desarrollo que aparecen con el simple hecho de iniciar un nuevo horizonte de tiempo.

¿Qué es un plan de mejora continua?

Un plan de mejora continua es un conjunto de actividades diseñadas para lograr una mejora gradual y continua de los productos, servicios o procesos a través de una revisión, medición y acción constantes.

En realidad, no podemos predecir con exactitud lo que sucederá en los próximos 12 meses, mucho menos si no realizamos un plan… el inicio y fin de un año, tiene magia, se renueva el entusiasmo y la esperanza en un nuevo inicio.

La mejora continua es una forma de vida

El señor W. Edwards Deming dijo que los gerentes y las organizaciones deben tener un propósito coherente y una dedicación profunda y permanente a la mejora constante y continua con el fin de satisfacer a los clientes, tratar a la competencia y retener puestos de trabajo. El enfoque de Deming estaba en garantizar que la mejora continua se insertara en la cultura, no algo que fuera momentáneo u ocasional. A menudo criticaba a los gerentes por ser miopes y centrarse en las medidas equivocadas. Por el contrario, Deming alentó a los gerentes a invertir a largo plazo enfocándose en medidas significativas de mejora continua.

Las organizaciones que destacan en la mejora continua la incorporan a sus valores y la reflejan en su contratación y formación. También lo incorporan a su sistema de evaluación y compensación de empleados. Los empleados asumen una mayor propiedad en estas empresas porque están involucrados en el proceso de mejora continua. Si visita una empresa que sobresale en este trabajo, los signos de continuos refinamientos serán visibles en todos los aspectos de la cultura. La mejora continua es una forma de vida, no una moda pasajera o una solución a corto plazo.

Un plan de mejorar para su sistema de calidad en el 2022.

Un buen plan anual de empresa considera las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas que puede tener tu negocio (análisis del contexto de la organización ISO 9001:2015) ante determinada circunstancia (mercado actual, economía mundial, salud mundial).

Un sistema de calidad proporciona la plataforma de gestión de los procesos que la organización necesita para alcanzar sus objetivos de la calidad y los planteados en su estrategia; un plan de acciones para mejorar un SGC en el 2022 puede componerse de tres fases:

  1. Acciones que se requieren antes de desarrollar el plan,
  2. acciones que lo integraran y se realizaran durante la implementación del plan,
  3. y acciones de evaluación posteriores para medir el desempeño del plan.

Si aún no sabe qué acciones integrar en su plan acciones de desarrollo y mejora para su SGC en el 2022, ha llegado al lugar correcto, estos puntos pueden aportarte alguna idea.

Acciones antes de hacer el plan de mejora.

  • Comprender la necesidad de tener un plan de mantenimiento y mejora, y comprometerse con su realización.
  • Recopilar información para su análisis; registros de auditorías internas y externas, revisiones por la dirección, desempeño de objetivos, estado de AC, mediciones de la satisfacción del cliente, quejas, entre otros.
  • Indagar en el medio exterior: proveedores, cámaras u organismos, sitios web o foros, ¿Qué hay para el nuevo año que pudiera afectar a su SGC?
  • Tenga en claro las fortalezas, oportunidades, debilidades y las amenazas de la organización para iniciar el 2022.
  • Realice una autoevaluación de su sistema de calidad, el anexo A de la norma ISO 9004:2018 propone una herramienta de autoevaluación calificada.
  • ¡Comprenda sus los clientes!… los requerimientos, expectativas, necesidades pueden cambiar en 12 meses; un estudio de mercado, herramientas como la voz del cliente, son útiles para reencontrarse con los clientes.
  • Trate (negocie) una partida contable exclusiva para los gastos del sistema de gestión tendrá oportunidad de determinar un monto cuando tengas el plan de acción.
  • Planifique métodos y formas de revisar, controlar y reducir sus costos de la calidad.
  • Liste de nuevos objetivos de la calidad en base a las expectativas de las partes interesadas, la autoevaluación puede aportar nuevos puntos de vista…deje un espacio para los sueños.
  • ¿Cuál será la estrategia central de su SGC en el 2022?, seleccione un temático en el que pongas especial atención durante el año, la formación del personal, el análisis de riesgos, la reducción de documentos innecesarios, fortalecer el control de calidad.
  • Dé un vistazo a posibles nuevas reglas o leyes relacionadas con los productos o procesos que lleva a cabo su organización.
  • Planifica un mecanismo de información que se sea útil para mantener informado al personal del desempeño del SGC, tableros, boletines, mails, otros.

Acciones que pueden contener el plan de mejora.

  • Emprende un programa para medir y mejorar la satisfacción de tus empleados, ¿están contentos?
  • Si hay cambios en los aspectos legales y reglamentarios emprende cambios en los planes de calidad ¡SIN DEMORA!
  • Defina un programa de formación interna para auditores, personal del equipo de calidad, personal en general, no tienes que gastar mucho en formación (LUP)
  • Realice un programa de mejora que involucre a todo el personal; los premios y reconocimientos a las personas que aportan mejoras valiosas siempre resultan.
  • Según la madurez del SGC calendarice las auditorías internas coordinadas con la revisión por la dirección y todas las actividades requeridas por la norma ISO 9001, ¡Nunca Las Pierdas De Vista!
  • Emprenda acciones permanentes para mejorar el control de documentos y registros, simplifica, concéntrate en la información de valor.
  • Fortalezca tu subsistema de control de calidad, entre más eficaces menos dolores de cabeza, control estadístico, técnicas de muestreo, diseño de procesos, son útiles.
  • Implementar AMFE en todos los procesos es una forma básica de introducirse al análisis de riesgos.
  • Cada fin de mes, recopile la información de los indicadores, acciones y eventos realizados, y realice un informe de su sistema de calidad, acostúmbrese a autoevaluar el sistema.
  • Recopile la información de los costos de la calidad, integre a su informe un análisis especial y plantea en equipo acciones pertinentes, hoy en día son muy valoradas las personas que manejan bien los costos.
  • Emprenda acciones especiales que ayuden a mejorar la cultura de la gestión de problemas, insistir en este tema con el tiempo instala la cultura preventiva.
  • Entérese con tiempo de los planes de la organización para la introducción de nuevos productos o servicios, hacerlo le permitirá definir los planes de calidad adecuados.
  • Insista siempre en buscar nuevas y mejores formas de hacer las cosas, no quite el dedo del renglón.

Ejemplo de un plan de mejora anual de un sistema de calidad.

plan de mejora para el 2022

Después de la ejecución del plan de mejora del SGC

Evalúa resultados generales, un análisis de los objetivos planteados ayuda.

  • ¿Se cumplieron todas las metas planteadas en tu cuadro de mando?
  • ¿Los nuevos productos y procesos se introdujeron sin problemas de calidad?
  • ¿Se incrementó la percepción de la calidad por parte del cliente?
  • ¿Se perdieron clientes por problemas de calidad?
  • ¿Aumentaron las oportunidades de negocio por las certificaciones?
  • ¿La organización se ha posicionado en la mente de los clientes por la calidad?
  • ¿El personal sufrió accidentes?, ¿incremento su satisfacción con el trabajo?
  • ¿Los costos de la calidad han bajado?
  • ¿La rotación del personal bajo?, ¿Sus habilidades han aumentado?
  • ¿Los costos de la calidad son estables?, ¿Las disminuciones de errores es evidente?
  • ¿Se ha generado una cultura agradable de trabajo?
  • ¿Los clientes identifican el buen servicio/productos de calidad?
  • ¿Está la organización libre de problemas legales y reglamentarios?
  • ¿Aun administras el sistema de calidad?

Es mejor iniciar siempre un nuevo año con plan de acción formal que nos ayude a tener en claro los mecanismos del éxito para nuestro sistema de calidad.

A tomar en cuenta; nunca planifiques el desarrollo y mejora de tu SGC, de manera aislada desde tu escritorio, un sistema debería integrar la participación, opinión y necesidades de todos los que trabajan en él, empiece por ejercer ese liderazgo que tiene.

¿Qué acciones implementaras en el 2022?, ¿Hacia dónde llevarás tu SGC en este año?

1 comentario

José Ciro Torres Salinas 10/12/2021 - 8:06 AM

Interesante.
Toda mejora continua en la organización es importante, las personas trabajadoras de la organización están acostumbrados a trabajar en procesos obsoletos y el SGC.
Permite agilizar y corregir quejas de clientes.

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