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Cómo Hacer Un Plan Para Gestionar Diario Un Proyecto De Implementación De ISO 9001:2015

Por Daniel Jimenez
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Si realmente queremos optimizar el tiempo, el costo y la calidad del resultado, debemos supervisar a diario el avance y la desviación de las actividades planificadas en un proyecto de implementación de ISO 9001:2015; ésto nos permitirá reaccionar a tiempo con un plan oportuno ante cualquier desviación; en este artículo veremos elementos fundamentales para este control diario.

Fundamentos de la gestión día a día.

Para una implementación exitosa de un sistema de calidad es fundamental que se establezca y mantenga un plan de gestión del día a día del proyecto. ¿Qué tan detallado? – Eso dependerá de la complejidad y magnitud de la organización y el mismo proyecto.

Es recomendable recordar anteriores intentos de implementación o proyectos parecidos y proporcionar esa experiencia (lecciones aprendidas) a quien será líder del proyecto con el fin de aprovechar acciones ya realizadas, conocimientos ya impartidos, y de la misma manera visualizar los riesgos de voz de los miembros de la organización.

La determinación y revisión inicial del proyecto de implementación se debe hacer con el fin de establecer los requisitos de la organización, y confirmar que son adecuados y alcanzables, esta revisión puede utilizarse como fuente de información para determinar qué actividades supervisar día a día.

El plan diario de gestión del proyecto debería, ¿en que consiste?:

1) Documentar de los requisitos y objetivos del proyecto de implementación de la empresa y de las partes interesadas, también debería documentarse la fuente de cada requisito para hacer posible la trazabilidad; al igual que comprar un coche azul de 4 puertas y transmisión automática, un proyecto de implementación de ISO 9001:2015 es un producto bien definido;

2) identificar y documentar los procesos del proyecto de implementación y su finalidad; estos procesos pueden ser los relacionados con el costo, la comunicación, las compras, el riesgo y el tiempo. Recordar que estos procesos son diferentes a los procesos que integran el sistema de gestión de calidad.

3) identificar interfaces y canales, prestando atención a:

    • la conexión y los canales de comunicación del líder del proyecto con los distintos líderes de procesos y la dirección de la organización,
    • las interfaces entre departamentos dentro de la organización para comunicación y soporte con el líder del proyecto de implementación y las fuentes de orientación.
    • En caso de ser contratado, el consultor externo debería proporcionar un directorio de su personal para contacto, medios (teléfonos, mail) así como horarios y disponibilidad.

4) integrar los planes que resulten de la planificación a los procesos del proyecto; estos planes pueden ser:

  • el plan de la calidad del proyecto,
  • el desglose de tareas,
  • el cronograma del proyecto,
  • el presupuesto del proyecto,
  • el plan de comunicación,
  • el plan de gestión de riesgos, y
  • el plan de compras;

Es bueno revisar los planes para comprobar su coherencia con los objetivos, y debería resolverse cualquier diferencia o entendimiento antes de ponerse en práctica.

5) identificar, incluir o hacer referencia a las características de calidad en cada etapa del proyecto y el modo en que debería efectuarse su medición y evaluación; algunas características pueden ser: fases del proyecto, grados de riesgo, resultados cuantificables, fechas de inicio y terminación, especificidad de tareas, etc. Por ejemplo, una característica de calidad puede ser el grado de conocimiento y práctica adquirida por el equipo de auditores internos como resultado de tomar un curso, ¿es bueno?, ¿malo o insuficiente?, ¿qué hacer para mejorar el resultado en caso de ser necesario?

6) las reuniones planificadas de revisión para la medición y control del avance, permite la planificación o ajuste del trabajo restante; estas pueden ser diarias o semanales, siempre con una agenda de temas y rutina de participación.

7) definir indicadores para el desempeño y la forma de medirlos, y hacer evaluaciones; estas deberían:

  • facilitar las acciones correctivas y preventivas, y
  • confirmar que los objetivos del proyecto continúan siendo válidos en un entorno cambiante;

8) en caso de contratar consultores externos, visualizar las revisiones del proyecto detalladas en el contrato para asegurarse del cumplimiento de los requisitos del mismo;

9) revisarse con regularidad, y cuando se produzcan cambios importantes.

Lista de indicadores para la gestión de un proyecto de implementación.

Una gestión de proyectos que amerite un buen desempeño requiere respuestas cuando las preguntas sean: ¿Vamos a llegar a la meta?, ¿Cuánto nos está costando?. Ya para cerrar este articulo dejo esta lista de indicadores, ofrece medidas entorno a los distintos procesos de un proyecto de implementación de ISO 9001:2015

ProcesoNombre del indicador
Control de actividadesNo. De Actividades planificadas realizadas
 No. De Actividades No planificadas realizadas
Difusión y relaciones externasNo. De Reuniones con proveedores
No. De Reuniones con clientes y consumidores
No. De Reuniones con organismos legales y reglamentarios
No. De intervenciones no planificadas solicitadas a la empresa de consultoría
No. De intervenciones no planificadas realizadas por la empresa de consultoría
No. De eventos realizados para difundir el sistema de gestión
No. De documentos del SGC difundidos
Total personal presente en eventos de difusión del SGC
Planificación y mejora continuaNo. De reuniones con el personal de la organización y el equipo de intervención del consultor.
No. De aplicaciones técnicas para recabar la percepción del cliente (encuestas, voz del cliente, focus group)
No de cambios y correcciones en la planificación del proyecto
No. De riesgos posibles del proyecto
No. De riesgos que se presentaron durante el proyecto
Organización inicial del proyectoNo. De días en retraso en la puesta en marcha del proyecto
Gestión de personalNo de personas programadas para trabajar al inicio del proyecto
 No de personas trabajando en el proyecto al final
Gestión de la formaciónNo. De cursos impartidos/total de cursos planificados
Total de personal con formación aprobatoria (ISO 9001, 9000, 9004)/Total personal que recibió capacitación
Total de auditores internos con aprobación/Total de personas que participaron en curso de auditores internos
No. de competencias detectadas como necesarias en cada proceso
Porcentaje de competencias cubiertas en cada proceso
Gestión EconómicaPorcentaje de ejecución presupuestaria
Porcentaje de optimización abajo del presupuesto
Porcentaje con desviación superior al presupuesto
ComprasNúmero y monto de facturas recibidas y pagadas
 Porcentaje de cuentas por pagar cubiertas

Como se habrá dado cuenta la supervisión diaria de un proyecto de implementación de ISO 9001:2015 esta basada en la determinación del proyecto, el seguimiento constante de tres elementos fundamentales: tiempo, costo y calidad. No es de extrañarse que muchos proyectos se desvíen de lo planificado pero el pero error es no darse cuenta de esto tan solo por falda se una supervisión diaria.

guia para implementar iso 9001

2 comentarios

Estela Robles 01/12/2020 - 12:50 PM

Destaco la importancia de los indicadores para la supervisión diaria, saludos.

Respuesta
Ing karla miranda 28/11/2020 - 2:29 PM

Sin duda la supervisión continua y planificada ayuda a poner en control la implementación de ISO 9001.

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