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El Manual De Calidad Según ISO 10013:2021

Por Daniel Jimenez
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A más de cinco años de la actual revisión de la norma ISO 9001:2015 sumamos hoy la nueva revisión de la norma ISO 10013:2021 orientación para la información documentada; tenemos bastante claro que un manual de calidad no es un documento obligatorio; pero ¿Cómo ocurrió eso? El Manual de Calidad fue uno de los primeros documentos que solicitaba cualquier organismo de certificación antes de la auditoría de certificación. ¿Cómo perdió repentinamente su propósito e importancia?, ¿Cómo es que la ISO 10013:2021 propone un manual de calidad?

Manual de calidad y la documentación excesiva.

La mayoría de los manuales de calidad, como documento lograban cumplir formalmente con los requisitos y, sin embargo, hacíamos que pierdan su sentido de ser, el resultado era: uno de tantos de los documentos de un SGC que nadie leía, excepto algunos auditores de certificación amantes del detalle.

Aún es fácil encontrarse con manuales de calidad redactados en más de 20 páginas, y uno empieza a preguntarse ¿debería llamarse “sistema de gestión de la cantidad” en lugar de “sistema de gestión de calidad” ?, ¿No? Los manuales suelen contener demasiada información duplicada o innecesaria, y tantos detalles que uno termina sintiendo pena por tanto uso de recursos innecesarios.

¿Qué es un manual de calidad y para qué sirve?

Tener un Manual de Calidad, en mi opinión, no fue ni será una mala idea. Es un documento maestro donde se presenta la organización, su sistema de gestión de la calidad, e incluso su forma de pensar y el enfoque que la organización tiene respecto a la gestión de calidad.

El objetivo de Manual de Calidad es facilitar el trabajo del auditor y le da la oportunidad de auditar mejor el sistema y, con sus observaciones, contribuir realmente a la mejora del sistema.

Las grandes empresas a menudo requieren que sus proveedores tengan un sistema de gestión de la calidad y pueden exigir ver un Manual de calidad durante la selección de proveedores. ¿Qué impresión da su Manual de Calidad sobre su empresa? Un voluminoso Manual de Calidad dice que prefiere gastar recursos en lugar de aplicar un enfoque creativo.

¿Qué dice la nueva revisión ISO 10013:2021 sobre el Manual de Calidad?

Las organizaciones son libres de optar por utilizar un manual de calidad; también ciertos requisitos externos pueden exigir a la organización un manual del sistema de gestión de calidad.

Por supuesto, un Manual de Calidad es propio y único para cada organización.

¿Qué debe tener un manual de calidad?

La organización puede proporcionar la estructura, formato, contenido o método de presentación para documentar su sistema de gestión de la calidad y sus procesos (Estándar de información documentada EID), este criterio es para todo tipo de organizaciones.

Una organización pequeña puede considerar apropiado incluir la descripción de todo su sistema de gestión de la calidad en un solo manual, incluida toda la información documentada que mantiene.

Las grandes organizaciones o multinacionales pueden necesitar manuales en diferentes niveles (por ejemplo, el nivel mundial, nacional o regional) y una jerarquía más compleja de información documentada.

Si la organización opta por implementar un manual de la calidad, puede incluir:

  • procedimientos documentados o una referencia a ellos;
  • y una descripción de los procesos del sistema de gestión de la calidad;
  • y sus interacciones.

La información sobre la organización, como: el nombre, la ubicación, el contexto, los contactos y los medios de comunicación, incluidos los términos y definiciones específicos pertinentes, deben incluirse en el manual de calidad.

También se puede incluir información adicional como su línea de negocio, una breve descripción de sus antecedentes, historia y tamaño de la organización.

El manual de la calidad puede proporcionar una descripción del sistema de gestión de la calidad y su implementación en la organización.

Las descripciones de los procesos y sus interacciones o una referencia a ellos deben incluirse en el manual.

El manual según ISO 9001

Con o sin un Manual de Calidad, las organizaciones aún necesitarán algún documento general del SGC. Seguirá siendo necesario enviar al organismo de certificación un documento que describa su sistema, así como enviarlo a los grandes clientes. El alcance del SGC y las interacciones entre los procesos aún deben definirse. Estos requisitos son aún más detallados en la nueva versión y aún deben estar en algún tipo de información documentada.

La actual revisión de la norma ISO 9001 tiene algunos requisitos que deben cumplirse como información documentada, que se puede incluir fácilmente en un Manual de calidad, por ejemplo, el contexto de la organización.

Misma idea, diferente forma

Este nuevo Manual de Calidad no obligatorio (como lo llamemos) contendrá todos los requisitos restantes de la cláusula 4.2.2, y agregaría algunos nuevos.

Este nuevo Manual de Calidad debe proporcionar la siguiente información sobre la organización:

  • Somos la empresa XYZ;
  • estamos produciendo esto y brindando estos servicios;
  • aplicamos un sistema de gestión de la calidad a estos procesos;
  • no aplicamos estas cláusulas de la norma por estos motivos;
  • estos son nuestros procesos y sus interacciones;
  • y este es el contexto interno y externo en el que operamos.

Esto puede considerarse una simplificación excesiva y, por supuesto, toda esta información no se puede colocar en un solo párrafo, pero este nuevo Manual de Calidad sentido y cumpliría con la mayoría de los requisitos de la cláusula 4 de la actual revisión de la norma. Además, se pueden agregar la misión y la visión de la organización, y este documento puede convertirse efectivamente en el folleto que presentará su empresa a futuros clientes.

Esta actual revisión de la norma no es esclava de la formalidad  y requiriere un enfoque más creativo para sacar el máximo partido a cada requisito, adaptándose a las necesidades de la organización en lugar de amontonar documentos inútiles.

guia para implementar iso 9001

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