El Proceso De Compras – Todo Lo Que Necesitas Saber

Bueno Casi Todo!!! :) #EnfoqueDeGestión

Asegurar la calidad de los productos e insumos que compramos es el inicio para trasmitir la calidad a nuestros clientes, si ese es uno de sus objetivos, veremos en este artículo como la gestión de calidad en el proceso de compras puede ayudarle en eso.

Por pequeña o grande que sea su empresa, debe ver su proceso de compras como un proceso que se debe determinar, controlar y mejorar.

El proceso de compras tiene una gran responsabilidad, una tarea crítica es encontrar los bienes o servicios al mejor precio, en la cantidad deseada, con la calidad requerida y en cuestiones de tiempo, de manera oportuna.

La realización de compras representa la principal salida del efectivo en cualquier organización; pero también resulta una inversión cuando las compras están basadas en las necesidades internas y los deseos del cliente.

El proceso de compras un proceso que no debe escaparse al control de la organización.

“Comprar para vender, no inicia con encontrar proveedores de calidad, sino con saber claramente que necesitan nuestros clientes”

Realizar compras efectivas es una acción estratégica que toda organización debe emprender.

¿Qué pasa si no controlamos nuestro proceso de compras?:

  • Los gastos pueden elevarse; compras indiscriminadas e innecesarias, todo mundo comprando.
  • Costo iceberg; las compras no se sincronizan con la demanda, muchos bolígrafos en el cajón.
  • Compras de emergencia; malos proveedores, malos productos, altos costos.
  • Ausencia de productos en la sala de ventas y anaqueles; los clientes se van y ya no regresan.
  • Sobre inventario o falta de; el desperdicio más alto que puede tener una empresa.

Veamos como ejemplo, un proceso de compras de una tienda de conveniencia.

1. Identifique las necesidades de compras… ¿Qué necesitamos comprar?

Quién tiene necesidades de compra, qué se necesita comprar, cuanto y cuando.

Existe una demanda interna de productos e insumos; identificarla puede ser tan sencillo como recorrer los anaqueles en una pequeña empresa, hasta visualizar las toneladas de ordenes de compra registradas en un ERP en una empresa corporativa.

El responsable del proceso de compras necesita identificar a sus clientes internos y ser capaz de satisfacer los productos y requerimientos.

Qué necesitan compra, tiene que ver con los productos e insumos necesarios, estos deben contar con características claras, verificables y documentadas.

Cuanto y cuando, tiene que ver con una necesidad determinada y transformada en requerimientos.  

Resultados:

  • Lista de clientes internos, ¿Quiénes puede emitir ordenes de compra?
  • Listado de productos e insumos, inventarios mínimos.

Por cierto, ¿ya conoces mi guía de interpretación y aplicación de la norma ISO 9001:2015? con ella, estoy ayudando a decenas de líderes de SGC a implementar y mejorar sus procesos, dale un vistazo dando clic aquí

2. Determinar las características de calidad de los productos comprados.

El administrador de una tienda de conveniencia tal vez maneje más de 300 productos y tenga más de 10 proveedores; detallar las especificaciones de calidad de cada producto en cualquier tamaño de organización puede ser una labor titánica.

Las especificaciones de calidad son valores físicos medibles y apreciables que deben tener los productos en función equilibrada de lo que los clientes quieren, lo que usted quiere dar y lo que sus proveedores pueden surtirle.

Un ejemplo de especificaciones de calidad para una línea de pan de mesa:

  • Empaque: bolsa plástica sin roturas, sin manchas, logotipo y bien cerrada.
  • Elaboración: Máximo un día de elaboración con fecha de caducidad no mayor igual a una semana.
  • Peso: El especificado en el empaque más menos un 5% del peso etiquetado.

Resultados:

  • Especificaciones de calidad documentadas y controladas

3. Determinar los requerimientos de compras.

Los requerimientos están relacionados con condiciones, cantidades y tiempos para el surtido de productos.

Requerimientos de compra, un ejemplo:

Surtir cada lunes antes del mediodía, 5 barras de pan blanco de sándwich mediano, 5 barras integral mediano, 5 barras multigrano medianas, puestas en anaquel, con las últimas condiciones de precio y conforme a las características de calidad pactadas.

Resultados:

  • Requerimientos para detallar en ordenes de compra.
  • Ciclos de inventarios, tiempos de reorden.

4. Determinación, evaluación y selección de proveedores.

Seleccionar a los proveedores que nos surtirán los productos en función de las especificaciones y requerimientos de los productos.

Elegir a los proveedores que serán sus aliados para que su negocio crezca y se desarrolle es importante, esto podemos hacerlo con los siguientes criterios recomendados para su evaluación inicial y aceptación:

  • Alto interés en usted.
  • Capacidad para cumplir características y requerimientos.
  • Marca y prestigio.
  • Precio justo, formas y manejo de crédito.
  • Preferencias de sus clientes.
  • Servicio al cliente y resolución de no conformidades.

Resultados:

  • Listado de proveedores aprobados.
  • Base de datos de proveedores.

5. Determine presupuesto de compras… ¿Cuánto puede gastar?

El presupuesto de compras es una declaración formal y anticipada de los recursos financieros necesarios para llevar a cabo las compras requeridas, en un período de tiempo determinado.

El control de presupuesto de compras consiste en una técnica de seguimiento mediante la cual los resultados reales se contrastan con los presupuestos.

Cualquier variación o diferencia encontrada, se convierte en una responsabilidad para los responsables de compras.

A partir del control del presupuesto de compras, es posible anticipar y estudiar las desviaciones que puedan surgir en la ejecución del presupuesto, tomando medidas cuando se vayan produciendo desviaciones en la realización de gastos.

Contar con un límite financiero para realizar compras puede ayudar al control, pero también puede ser una limitante. Es obvio que muchas organizaciones tienen una limitante financiera para compra insumos y productos. Las limitantes en el presupuesto nunca deben ser por una pobre planificación.

Resultados:

  • Autoridades y responsabilidades para ejercer el presupuesto de compras.
  • Presupuesto de compras detallado por familia de productos y tiempos.

6. Comunicación de la información de las compras.

Comunicar las especificaciones y requerimientos de compras a los proveedores en forma oportuna.

los pequeños negocios tienen relaciones directas con sus proveedores, en muchos de los casos se debe a que los proveedores surten directo en el lugar y en forma personalizada, lo que da oportunidad de tratar con el surtidor o el servicio al cliente de tú a tú.

Es imprescindible comunicar al proveedor la información necesaria para cada una de las compras y procurar en lo posible que sea por escrito, no dejemos nada por sentado; detallemos lo necesario en una bitácora de compras y procuremos firma de compromiso por parte de su proveedor.

Resultados:

  • Comunicación de especificaciones de calidad a los proveedores.

7. Realice sus compras.

Compra es la acción y efecto de compra, se refiere a obtener algo a cambio de dinero. Consiste en ir en busca del producto, insumo o servicio que se necesita al interior de la organización,

Sí hemos sido oportunos en captar la demanda, especificar y requerir lo que se necesita y seleccionar previamente a los proveedores casi es obvio que las compras serán un éxito.

La compra implica otra operación contraparte: la venta. Quien compra entrega dinero para recibir un producto o servicio, mientras que quien vende entrega el producto o servicio a cambio del dinero.

Las operaciones de compra y venta se producen en el contexto del mercado, un organismo social en el cual los vendedores y los compradores establecen una relación comercial.

El proceso de compras requiere de políticas útiles que le permitan el orden y control.

Resultado:

  • Ordenes de compra enviadas a proveedores.
  • Comprobantes de compra.

 8. Verificación de las compras.

 Al recibir los productos comprados debemos verificar que los productos cumplan con las especificaciones pactadas con los proveedores, así como el cumplimiento de los requerimientos

Si hicimos bien los anteriores pasos, casi es garantía que traspasaremos la calidad de los productos que los proveedores nos dan, directo a los clientes, exceptuando cuando tenemos algún proceso de fabricación.

El propósito principal es que tome sus precauciones realizando un muestreo periódico, verificando las especificaciones de calidad y haciendo registro de los resultados en una bitácora.

Resultados:

  • Informes de inspección de los productos y servicios recibidos.

9. Almacenamiento y manejo.

Definir y mantener las características de almacenamiento y manejo de los productos comprados para que no se afecten sus características de calidad.

Debemos centrarnos en las instalaciones y equipos que nos ayudan a mantener y conservar los productos, para esto debemos cuidar el estado de anaqueles, vitrinas, basculas, refrigeradores, contenedores e instalaciones eléctricas, estado de los techos para evitar goteras.

Alguna vez ha ido al súper a comprar leche y al llegar a casa y abrir el envase descubre que está perdida sin haber caducado, esto último pude ser por un refrigerador que no funciona apropiadamente ¿y qué efecto tiene sobre la calidad de servicio?

Resultados:

  • Instrucciones de trabajo sobre el manejo y almacenamiento.

10. Evaluar a los proveedores.

Determinar criterios de evaluación, calificación a proveedores, así como las acciones necesarias en función de los resultados de dichas evaluaciones, en función de los criterios de selección debemos evaluar a los proveedores, en cada compra registre en su bitácora que tal le fue con las características y requerimientos, registre casos de devoluciones y quejas de clientes y como se solucionaron, presentación de nuevos productos y opciones de compra por parte de sus proveedores, periódicamente (cada 6 meses por ejemplo) emita una calificación y tome las acciones necesarias, ¿mantener al proveedor o cambiarlo?.

Mantener buena relación con sus proveedores es una buena inversión para sus compras y sus clientes, la mejor forma de mantenerlos contentos es cumplir con los pagos en tiempo y cantidad.

Resultados:

  • Método de evaluación de proveedores
  • Evaluaciones de proveedores.

proceso de compras, flujo

Buenas prácticas en las compras.

  • Defina las autoridades y responsabilidades para las compras.
  • Redacte un procedimiento (administración en una sola hoja), incluya el manejo de órdenes de compra y autorizaciones.
  • Lleve registros y haga estadísticas; cantidades y frecuencias de ventas por líneas de productos, esto te permitirá decidir cuándo y cuánto comprar.
  • Conozca sus productos: ¿se venden todo el año?, ¿por temporadas?, tome nota de las fechas apropiadas para hacer las compras oportunas preparándose para las temporadas.
  • Fije un presupuesto de compras; define cuanto puede y debe gastar en compras por mes y anualmente, cada fin de mes compare los resultados de lo comprado contra lo presupuestado en compras.
  • Lleve un sistema informático para administrar tus cuentas por pagar y cuentas bancarias.
  • Cree un código de ética ante los vendedores y las compras.
  • Únase a un club de precios.

¿Qué tan bien estamos comprando?

Establecer indicadores de desempeño para su proceso de compras le ayudará a lograr las metas deseadas, los indicadores debe alimentarlos al realizar cada compra y revisarlos al menos una vez al mes, con el fin de ver el desempeño y realizar acciones de mejora.

Ejemplos de indicadores:

Entregas a tiempo.

Si ha pactado una fecha de entrega de productos por parte de sus proveedores, toma nota del cumplimiento; si durante un mes programó 6 entregas en días determinados y sólo le cumplieron a tiempo 5 entregas, su indicador de entregas a tiempo, se formula, 5 entregas a tiempo entre 6 entregas planificadas, tendrá un indicador con un 83.3% de desempeño.

Cantidad.

Las órdenes de compra se convierten en mini contratos inmediatos y son la primera referencia para saber si las cantidades solicitadas se están cumpliendo, también le da referencia de la capacidad de servicio y producción de su proveedor, divida las cantidades entregadas a tiempo entre las cantidades solicitadas en tu orden de compra; ejemplo, solicitó 30 barras de pan y le entregaron 25 barras, su indicador (25/30) es igual a 83.3%.

Costos unitarios.

Este importante indicador, va así; si un producto le cuesta normalmente $20.00 USD y hace una compra local de 100 piezas, su costo total normal será de $2,000 USD, este costo le permitirá tener un buen margen de ganancias; si en un momento su proveedor falla y tiene que comprarlo fuera de la ciudad para darle el soporte a su cliente, suponiendo que el costo de envió de las 100 piezas fuera de $400.00 USD, tu costo unitario aumentaría a $24.00 USD, por supuesto castigaría su margen de ganancias.

Establecer políticas, procedimientos e indicadores para realizar las compras en su organización le permite administrar estratégicamente sus ganancias y contribuye de manera efectiva a la satisfacción del cliente.

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Daniel Jimenez

Mi propósito es aportar soluciones sobre gestión de calidad a líderes de sistemas y emprendedores que buscan mejores resultados. Ingeniero con máster y algunos años de experiencia sobre terreno, picando piedra, metal o lo que hiciera falta, Clic Aquí Para Conocer Algunas De Mis Soluciones Y Herramientas.

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