El Proceso De Diagnóstico – La Planificación – 2 de 4 – Implementar Un SGC

La planificación de un proceso de diagnóstico.

Como precuela charlamos sobre el proceso de diagnóstico y en el artículo anterior tratamos la fase de inicio; básicamente trata sobre conocer a la organización en la cual realizaras un diagnóstico.

Planificación del diagnóstico – No hay buen puerto para quien no sabe a dónde va.

Arma el equipo de diagnóstico.

Todo diagnóstico debe contar con su equipo de personas encargadas de la planificación, ejecución y presentación de conclusiones en un informe:

Según el tamaño de la empresa.

Cuando es una pequeña empresa: A lo menos dos personas, el consultor externo y el experto interno que coordina del proyecto de implementación. Cuando es auto-implementación el experto interno será el recomendado para realizar tal actividad.

Cuando es mediana a grande: A lo menos, dos personas representando a la empresa de consultoría (2 consultores haciendo equipo) e internamente el coordinador y un experto interno en todos (o la mayoría) de los procesos de la empresa.

En un momento dado cada persona entrevistada forma parte del equipo de diagnóstico participando con sus puntos de vista y proporcionando evidencias a las preguntas que realice el equipo.

proceso de diagnóstico planificando
Planificando

Los roles del equipo de diagnóstico.

Se necesita un líder responsable. El Coordinador, es el máximo responsable de la correcta ejecución del proceso de diagnóstico. Entre las responsabilidades que tendrá están:

  • Planificación, coordinación del equipo, dirección para elaboración del informe.
  • Responsable de comunicar el plan de diagnostico a los interesados.
  • Responsable de resolver cualquier diferencia o incidencia.
  • Proporcionar información relevante a la alta dirección sobre el proceso de diagnóstico.
  • Participar en la realización del diagnóstico.

Llamémosle El Evaluador (¡Diagnosticador!); es necesario cuando el volumen de trabajo implica un segunda persona (o más), éste aplicara las herramientas de diagnóstico que acuerde seguir con el coordinador, en función del alcance previsto en la primera etapa del proceso.

El perfil del equipo de diagnóstico.

El Coordinador debe tener conocimientos fuertes y comprobables en la familia de normas ISO 9000 así como su aplicación, es conveniente que cuente con experiencia en el giro de negocio que esta diagnosticando, además de gran capacidad de gestión.

El evaluador debe ser un gran conocedor de tipo de procesos en los que desarrollara el diagnóstico (procesos, productos, aspectos legales, materiales, equipos y herramientas), deberá expresar dominio de las herramientas de diagnóstico y habilidad para interactuar con las personas (trabajo en equipo, comunicación, espíritu de mejora)

  • Asegúrate de que entre todos los miembros se dispone de una visión general y completa de la organización.
  • El número de personas que integran el equipo de diagnóstico dependerá del alcance del sistema
  • Uno de los miembros debe ser el coordinador.
  • Los apartados de la herramienta de diagnóstico pueden ser divididos y repartidos entre los miembros del equipo para que éstos los apliquen en el proceso que les sea asignado.
  • Un mismo apartado del cuestionario de diagnóstico puede ser evaluado por varios miembros, posteriormente se requerirá una visión en común y consenso.
  • La composición del equipo deberá ser determinada y propuesta por el coordinador, el muchos de los casos aprobados por la alta dirección.
  •  En cualquier caso el equipo de diagnóstico puede estar constituido por una sola persona que hace de coordinador y evaluador.

Elaborando y comunicando el plan de diagnóstico.

El plan de diagnóstico es la ruta a seguir, debe contener la información necesaria y suficiente de tal manera que te permita desarrollar el diagnóstico sin contratiempos, fluido y de manera concertada con los entrevistados.

Es un documento sencillo, muy concreto y recoge al menos la siguiente información:

  • Tipo de diagnóstico (Una descripción de lo que se hará)
  • Objetivos
  • Alcance
  • Fecha y lugares donde se realizara
  • Personal que integra el equipo de diagnóstico
  • Asignación de personal de diagnósticos y procesos a tratar
  • Responsables de aéreas o procesos que los atenderán
  • Agenda / Calendario de visitas en sitio

El coordinador del diagnóstico es quien debe elaborar el plan de manera concertada, lo deberá compartir con la alta dirección para su aprobación y éste deberá comunicarlo al personal.

Un ejemplo  de un plan de diagnóstico:

proceso de diagnóstico - la planificación

Información previa para el diagnóstico.

En muchos casos se puede recabar información previa y relevante para el proceso de diagnóstico, ésta puede ser proporcionada por los responsables de área, algunos ejemplos pueden ser:

  • Relación y desempeño de objetivos, metas e indicadores.
  • Diagramas de flujo de las actividades.
  • Procedimientos o instrucciones de anteriores intentos de documentación.
  • Fichas o laminas con información de los productos.
  • Expedientes de empleados.
  • Listas de proveedores y especificaciones de materiales.
  • Pack de formatos que se usan en el área.
  • Expedientes de equipos y bitácoras de mantenimiento.

Está claro que antes de construir un sistema desde cero, la empresa cuenta con escasa documentación y realiza registro de información con media disciplina; un sistema de calidad aportara la documentación requerida y necesaria para garantizar que las acciones exitosas se repitan, reproduzcan y mejoren, la información previa te permitirá formular las preguntas correctas, ver cómo encaja tal documento en el futuro sistema y por ende facilitara el flujo del diagnóstico.

Hasta aquí la segunda etapa, me gustaría escuchar tu opinión de la serie y estoy seguro que a los siguientes lectores les interesara ¡Opina!

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Guía implementación de ISO 9001:2008

Daniel Jimenez

Ingeniero Industrial, Máster en Dirección y
Gestión de la Calidad. Con gusto comparto mis experiencias y conocimiento sobre Sistemas de Gestión aquí. Me especializo en aportar soluciones a líderes de sistemas que quieren obtener mejores resultados de sus proyectos de implementación, mejora o auditoría, Clic Aquí Para Conocerlas Hoy.

2 comentarios en “El Proceso De Diagnóstico – La Planificación – 2 de 4 – Implementar Un SGC”

  1. Muy interesante la parte de planificación, además muy sencilla e importante para el buen diagnóstico de iso 9001, gracias

  2. Buenas tardes Daniel, me han sido de gran ayuda tus publicaciones, muchas gracias.

    Me gustaría añadirte a mis contactos de LinkedIn, pero la pagina no me permite enviarte invitación. Si puedes por favor enviarme tu invitación y yo la acepto. Gracias.

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