Paso 1 Desarrollar una plan de gestión de riesgos y oportunidades.
La planificación de la gestión de riesgos y oportunidades (R&O) es el proceso de decidir cómo abordar y llevar a cabo las actividades de gestión de riesgos y oportunidades en un sistema de gestión de calidad.
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| – Factores ambientales de la empresa. – Los procesos dentro del alcance de la organización. – Políticas y estándares de la organización. – Enunciado del alcance del alcance del SGC. – Planificación del SGC – Estructura de tareas desglosada por procesos | – Plan de gestión de riesgos y oportunidades. – Procedimiento y/o método documentado para la gestión de riesgos y oportunidades. | – Reuniones y análisis de la planificación. |
Tareas asociadas a este paso:
– Revisar entradas para la gestión de riesgos y oportunidades
– Definir y revisar el proceso de riesgos y oportunidades
– Definir las actividades de la gestión de riesgos y oportunidades
– Estimar el esfuerzo de la gestión de riesgos y oportunidades
– Asignar recursos a la gestión de riesgos y oportunidades
– Definir herramientas que se van a utilizar
– Definir autoridades, roles y responsabilidades
Paso 2 Identificación de los riesgos y oportunidades
El proceso de identificación de R&O consiste en determinar cuáles son los riesgos y oportunidades que podrían afectar el logro de los objetivos del SGC y en documentar sus características. Se debería fomentar la identificación de riesgos y oportunidades por parte del personal capacitado que participa dentro del sistema de gestión de calidad.
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| – Categorización de riesgos y oportunidades – Clasificación de fuentes de riesgos y oportunidades – Factores ambientales de la organización – Los procesos de la organización – Enunciado del alcance del SGC – Plan de gestión de riesgos y oportunidades – Información histórica: lecciones aprendidas en otros proyectos | – Registro controlado de riesgos y oportunidades o R&O identificados o Disparadores | – Procedimiento para crear información documentada controlada – Formación del personal en la identificación de riesgos y oportunidades – Medios para la identificación de riesgos y oportunidades – Revisiones de documentación |
Tareas asociadas a este paso:
– Identificar riesgos y oportunidades
– Considerar fuentes de R&O internos y externos
– Categorización de riesgos y oportunidades
– Identificación de disparadores (¿Qué cosas o situaciones les activan?)
– Consolidación de riesgos y oportunidades comunes
Paso 3 Analizar los riesgos y oportunidades
El análisis evalúa los riesgos y oportunidades identificados en la fase anterior para determinar la probabilidad de que ocurran, el impacto individual, el impacto acumulativo de múltiples riesgos y oportunidades y su prioridad según criterios de la organización.
El análisis debería ser revisado y ajustado en función de los cambios o mejoras que se vayan produciendo sobre el SGC. Mientras se lleva a cabo el análisis, es importante permanecer dentro del alcance del plan tal y como se definió en la planificación.
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| – Plan de gestión de R&O – Registro controlado de R&O – Disparadores – Juicio de expertos – Enunciado del alcance del SGC – los procesos del SGC – Planificación del SGC | – Registro de riesgos y oportunidades actualizado – Lista de riesgos y oportunidades priorizados por impacto y probabilidad | – Evaluación de probabilidad e impacto de los R&O – Matriz de probabilidad e impacto. – Evaluación de la calidad de los datos sobre riesgos y oportunidades – Categorización – Evaluación de la prioridad – Técnicas de análisis cuantitativo y cualitativo |
Tareas asociadas a este paso:
Existen tres tareas relacionadas con el análisis de R&O.
– Análisis cualitativo de riesgo
– Determinar el impacto de ocurrencia (Cualitativo)
– Estimar la probabilidad de ocurrencia (Cualitativo)
– Análisis cuantitativo de riesgo
– Determinar el impacto de ocurrencia (Cuantitativo)
– Estimar la probabilidad de ocurrencia (Cuantitativo)
– Calcular el valor esperado
– Determinar la categoría y prioridad del riesgo y las oportunidades
Paso 4 Planificar el tratamiento a los riesgos y oportunidades
La planificación del tratamiento a los riesgos y oportunidades es el proceso de desarrollar opciones y determinar acciones para aprovechar las oportunidades y reducir las amenazas de los riesgos a los objetivos del SGC.
La planificación del tratamiento aborda los riesgos y las oportunidades en función de su prioridad, introduciendo recursos y actividades en el sistema de gestión de calidad, según sea necesario.
La planificación del tratamiento de R&O documenta:
– el tratamiento determinado para los riesgos y oportunidades identificadas
– las acciones detalladas para implementar el tratamiento
– quién es el responsable de implementar el tratamiento
| Entradas | Salidas | Herramientas |
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| – Plan de gestión de R&O – Lista de R&O priorizados y cuantificados – Lista de R&O para un análisis y gestión adicional – Procesos propietarios del R&O | – Plan de tratamiento de R&O – Riesgos residuales – Acuerdos contractuales relacionados con el riesgo – Reserva de oportunidades necesarias – Planificación del SGC actualizada – Registro controlado de riesgos y oportunidades actualizado | – Registro controlado de riesgos y oportunidades – Tratamiento para riesgos y oportunidades – Planes de tratamiento para los R&O (Documento controlado) |
Tareas asociadas a este paso:
– Desarrollo del tratamiento para responder a los riesgos y las oportunidades
– Identificar al propietario del riesgo o la oportunidad
– Desarrollo e implementación del plan de tratamiento
– Evaluar y valorar el tratamiento de respuesta
– Implementar planes de tratamiento para los riesgos y oportunidades aceptados
– Determinar riesgos residuales
– Determinar la reserva de riesgos y oportunidades del SGC
Paso 5 Controlar y monitorizar los riesgos y oportunidades
Controlar y monitorizar los R&O es un proceso que consiste en controlar los disparadores de riesgos, gestionar los riesgos y las oportunidades identificados, realizar seguimientos sobre los riesgos residuales, descubrir nuevos riesgos y oportunidades, ejecutar planes de respuesta y evaluar la efectividad de las acciones de respuesta.
La monitorización determina si:
– Los planes de respuesta de han sido implementados de la forma adecuada.
– Los planes de respuesta son efectivos o si es necesario el desarrollo de nuevos planes.
– Las suposiciones de los riesgos y las oportunidades continúan siendo válidas.
– Algún disparador del riesgo ha ocurrido.
– Han aparecido riesgos y oportunidades no identificadas.
| Entradas | Salidas | Herramientas |
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| – Plan de gestión de R&O – Plan de respuesta – Comunicación del SGC – Cambios del SGC – Identificación y análisis de R&O adicionales – Registro de R&O – Solicitudes de cambio aprobadas – Informes de rendimiento | – Documentación adicional sobre R&O, incluyendo planes temporales, planes de acción correctiva, solicitudes de cambio. – Lecciones aprendidas – Actualizaciones de información de R&O, planes de respuesta y estado de registro de R&O – Planificación del SGC actualizada – Acciones correctivas recomendadas | – Registro controlado de R&O – Auditorías de los R&O – Medición del rendimiento – Reuniones sobre el estado de la situación |
Tareas asociadas a este paso:
Los planes de respuesta de R&O deben ser evaluados de forma continua, y actualizados continuamente. Debe documentarse cuándo y cómo se ha llevado a cabo en el plan de gestión de R&O. Es muy importante valorar el efecto que produce el plan de respuesta a los R&O para realizar ajustes e incluso actualizar dicho plan para realizar una gestión efectiva.
El registro de R&O y su efectividad deberían evaluarse según se indica a continuación:
– Revisar el estado de los riesgos y oportunidades con el equipo en reuniones periódicas.
– Revisar el estado de los riesgos y oportunidades con el cliente en reuniones periódicas.
– Hitos principales del SGC.
– Como parte del proceso de control de cambios del SGC.
Paso 6 Cierre de la gestión de riesgos y oportunidades
Compartir lecciones aprendidas es un recurso muy valioso en el ámbito de la gestión de R&O. Estas lecciones pueden proporcionar experiencia general sobre el proceso de gestión de R&O y su relación con las salidas del SGC. Las lecciones aprendidas deberían se capturadas continuamente y registradas.
Las siguientes preguntas podrían ayudar a identificar estas lecciones:
– Qué se ha hecho bien
– Qué deberíamos haber hecho mejor o de otra forma
– Podrían hacerse posibles mejoras o cambios en el proceso de gestión de R&O y en las herramientas existentes.
| Entradas | Salidas | Herramientas |
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| – Plan de gestión de R&O – Planes de respuesta a los R&O desde el registro de riesgos y oportunidades – Comunicación de R&O – Realimentación del equipo | – Lecciones aprendidas documentadas. – Mejoras registradas para el proceso, formatos y herramientas de la gestión de R&O – Mejoras registradas para otros procesos del SGC, formatos y herramientas | – Registro controlado de riesgos y oportunidades |
Tareas asociadas a este paso:
– Capturar lecciones aprendidas
– Accesibilidad de las lecciones aprendidas
– Comunicación de las lecciones aprendidas