🏠 Inicio ISO 9001:2015 Estructura Documental Según ISO 10013:2021
estructura documental

Estructura Documental Según ISO 10013:2021

Por Daniel Jimenez
1 vistas

Antes de emprender la redacción de un documento complejo, es necesario diseñar y desarrollar la estructura del documento. No es una buena idea comenzar a escribir un documento hasta que se tenga una idea de cómo estará estructurado y de que todos seguirán dicha estructura (estandarizar dicha estructura).

La estructura de un documento puede definirse: como la naturaleza y extensión de las diferentes secciones y el orden en que aparecen estas secciones.

El orden de las secciones es importante. La información que le presente a su lector debe seguir una secuencia lógica, un estándar para todos los documentos.

La información documentada se puede estructurar y crear de muchas maneras en función de las necesidades de la organización y otros factores como el liderazgo, los resultados previstos del sistema de gestión, el contexto (incluidos los requisitos legales y reglamentarios), los recursos y las partes interesadas.

estructura documental organizacional tipos de documentos

De manera informal, la estructura del documento describe la organización de un documento en componentes gráficos como secciones, títulos, párrafos, oraciones, listas con viñetas, fotos, figuras y diagramas; también cubre algunas características dentro de las oraciones, incluidas las citas y el énfasis, además de la trazabilidad y el proceso de aprobación.

Mantener la estructura lógica subyacente de un documento puede tener muchas ventajas para los medios electrónicos de gestión de documentos. Idealmente, la estructura refleja la forma en que el autor / editor piensa sobre el documento y permite que el medio electrónico proporcione ayuda inteligente con la numeración de secciones, referencias cruzadas y la provisión de adjuntos útiles como una tabla de contenido y un índice, para integrar texto, gráficos y otros tipos de contenido.

La estructura debe conservarse durante el almacenamiento y la distribución o estas ventajas se pierden. Incluso el almacenamiento y la distribución de los documentos deben tener una estructura organizacional.

Estructura documental del almacenamiento

La estructura de la información documentada utilizada en el sistema de gestión de la calidad se puede describir en una jerarquía que exponga un orden y estándar.

Esta estructura debería facilitar la edición, el almacenamiento, la distribución, mantenimiento y comprensión de la información documentada.

Los múltiples medios electrónicos brindan opciones adicionales para estructurar la información documentada estos deben ser adecuados a las necesidades y recursos de cada organización.

La tabla en cada columna ilustra ejemplos de estructuras organizacionales de información documentada. Tabla ejemplos de estructuras iso 10013:2021 pdf gratis

Las organizaciones más pequeñas pueden elegir una estructura de información documentada simplificada suficiente y adecuada para sus necesidades; las organizaciones más grandes harán lo respectivo.

El tipo y extensión de la información documentada necesaria para el sistema de gestión de la calidad debería basarse en un análisis de procesos y puede diferir de una organización a otra debido a:

  1. el tamaño de la organización y el tipo de actividades;
  2. la complejidad de los procesos y sus interacciones;
  3. la madurez del sistema de gestión de la calidad;
  4. riesgos y oportunidades;
  5. la competencia de las personas;
  6. requisitos legales y reglamentarios;
  7. requisitos del cliente y otras partes interesadas;
  8. la necesidad de evidencia de los resultados obtenidos;
  9. la necesidad de apoyar la accesibilidad y la recuperabilidad de forma remota.

Conclusión.

La estructura documental representa un estándar de orden y organización para la gestión de la información documentada. La estructura organizacional del archivo de documentos puede obedecer una jerarquía y por lo tanto a una estructura. En sí, la estructura es el estándar que todos los editores y usuarios de los documentos deben seguir para representar el primer elemento de orden en un sistema de gestión de calidad.

guia para implementar iso 9001

Deja un comentario

* Tu comentario será bienvenido. Sin embargo será moderado según las políticas para comentarios.

Al navegar en este sitio aceptas las cookies que utilizo para mejorar tu experiencia Entendido Más información