Evite El Ciclo Tonto En Su Organización Con Esta Sencilla Herramienta

Acción recomendada: ¿Realmente tiene un proceso de mejora implementado en su organización?

¿Por qué tantos las organizaciones se quedan atrapados en el ciclo tonto?

Todos lo hemos vivido; parece que cada día se imponen más y más demandas a las organizaciones y las personas que trabajan en ellas.

No solo se espera que las personas de hoy hagan más con menos. También se espera que lo hagan mejor, más rápido y más barato que el año pasado. ¿Le suena familiar? No es de extrañar que sea difícil encontrar tiempo para planificar adecuadamente y aún más difícil seguir adelante con todo lo que cruza el escritorio. Pero si no planificamos y no realizamos un seguimiento, todo lo que haremos es Hacer, Hacer, Hacer… y Hacer.

La mejorar es el camino recurrente para mejorar el desempeño; significa que la organización ha determinado la capacidad de sus procesos y desea aumentarla con el fin de dar mayor satisfacción a las necesidades de todas sus partes interesadas.

Las actividades necesarias que implica la Mejora son:

  • Conocimiento de las interrelaciones y actividades de cada proceso.
  • Identificar los proveedores a la entrada de los procesos y los clientes a la salida de los procesos.
  • Establecer los objetivos para el desempeño de los procesos.
  • Establecer los métodos de trabajo y las competencias para llevar a cabo la mejora de los procesos.
  • Medir la eficacia y eficiencia de los procesos.
  • Trabajar en equipo para que el personal aumente sus competencias.

Organizar la mejora como un proceso garantiza que se realice sistemática y proactivamente, y no sea una ocurrencia esporádica; se trata de identificar y gestionar las oportunidades de Mejora del desempeño según el ciclo PHVA.

Etapas de un proceso de Mejora:

  1. Analizar la información para la mejora. (P)
  • Identifica las fuentes de oportunidades de mejora.
  • Identifica y organiza las oportunidades de mejora.
  • Valora y prioriza las oportunidades de mejora.
  • Selecciona y aprueba las oportunidades de mejora.

Usemos las mejoras aprobadas.

  1. El proyecto de mejora. (H) (también pueden ser acciones individuales y sencillas)
  • Elabora el plan del proyecto de mejora (Planificar).
  • Ejecuta el proyecto de mejora (Hacer).
  • Controla el proyecto de mejora (Verificar y Actuar).
  • Cierra el proyecto de mejora (Aprender). 

A los resultados obtenidos, démosle.

  1. Seguimiento, evaluación y revisión de la mejora. (V y A)
  • Periódicamente evalúe la eficiencia y eficacia de los proyectos de mejora.
  • En forma planificada, revisa el desempeño del proceso de mejora, introduzca modificaciones si es necesario.

Organizar las actividades de mejora como un proceso es mejor; contribuye a que ésta se lleve a cabo de forma sistemática y proactiva, siendo un resultado causado por el enfoque de la organización, y no un fruto esporádico de la detección casual de oportunidades de mejora.

Actividades para el lector

Teniendo en claro las actividades y etapas que supone un proceso de mejora, toca al lector, hacer un riguroso análisis al proceso que actualmente tiene implementado (Tener ISO 9001:2015 supone tener un proceso de mejora) con el fin de encontrar coincidencias y oportunidades de mejora.

  • Identifique en la norma ISO 9000:2015 fundamentos y vocabulario, la definición de mejora (3.3.1) y el punto 3.2.5 Mejora.
  • Si cuenta con un procedimiento para realizar acciones de mejora recurrentes, compare y verifique si incluye las etapas aquí mencionadas.

Notas

  • El ciclo Plan-Hacer-Verificar-Actuar (PHVA) proporciona un método sencillo pero eficaz incluso para la resolución de problemas y la gestión del cambio, asegurando que las ideas se prueban de forma adecuada antes de comprometerse a plena aplicación. Puede ser utilizado en todo tipo de entornos de desarrollo de nuevos productos hasta la comercialización, o incluso la política.
  • El enfoque de solución de problemas: se inicia con una fase de planificación en la que queda claramente el problema identificado y comprendido. Las posibles soluciones son generadas y probadas a pequeña escala en la fase “Hacer”, y el resultado de esta prueba se evalúa durante la fase de Verificación. Las fases “Hacer” y “Verificar” pueden repetirse tantas veces como sea necesario antes de pulir la solución completa.
  • Nada de agendas secretas, asegurase de que los objetivos benefician más que sólo a la empresa. Claro, a los empleados se les paga, pero si quieres el compromiso total del equipo, los trabajadores de primera línea necesitan sentir que están recibiendo algo más que un cheque de pago. Céntrese en la eliminación de la frustración, trabajo duro innecesario, y en conseguir ayudarlos cuando lo necesitan; todo esto tendrá consecuencias positivas, los equipos estarán más dispuestos a poner realmente sus corazones al hacer el trabajo del ciclo PHVA.

Ejemplo

Un ejemplo de PHVA en acción.

Digamos que recién emprende su negocio de organización de eventos sociales.

Puede utilizar el ciclo PHVA para ayudarse alcanzar tu meta de organizar cada evento mejor, más rápido y más económico.

  • Como empresa planifica “El Primer Evento” (Plan)
  • El evento se lleva a cabo de acuerdo con el plan (Hacer)
  • ¿Qué problemas o errores ocurrieron? Sobre la base de supervisión y recopilación de información determine los datos reales (tiempos, costos, satisfacción) y compare con el plan. La brecha, se analiza para determinar su causa. (Verificar)
  • La causa revelada es la oportunidad de mejora, hay que Actuar.

Continuando con la entrega de cada “evento” bajo este ciclo recurrente de “PHVA”, dará lugar a una mejora completa.

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El Instituto Kaizen (http://www.kaizen-institute.com) sugiere algunos consejos básicos para implementar la mejora. Entre éstos se encuentran no buscar la perfección; desechar las ideas fijas convencionales; pensar en cómo hacer algo, no por qué no puede hacerse; no usar excusas, pero cuestionar las prácticas actuales; y buscar la “sabiduría de 10 personas en lugar del conocimiento de una”.

Al instilar la mejora en la gente y capacitarla en el uso de herramientas de mejora de la calidad básicas, los trabajadores pueden incorporar esta filosofía en su trabajo y buscar en forma continua la mejora en sus labores.

¿Qué opina el lector?, ¿estos consejos funcionan bien en organizaciones hispanoamericanas o es solo aplicable para orientales?

Lectura recomendada

Para complementar, las siguientes guías, artículos y normas te serán útiles:

Guía: Auditando la mejora continua de ISO

Artículo: Auditando la mejora continua de IRCA

Norma: UNE 66178 “Guía para la gestión del proceso de mejora continua”

Recomiendo dedicar un tiempo asignado a cada documento para mejorar tus competencias.

Mostrar más
Guía implementación de ISO 9001:2008

Daniel Jimenez

Ingeniero Industrial, Máster en Dirección y Gestión de la Calidad. Con gusto comparto mis experiencias y conocimiento sobre Sistemas de Gestión aquí. Me especializo en aportar soluciones a líderes de sistemas que quieren obtener mejores resultados de sus proyectos de implementación, mejora o auditoría, Clic Aquí Para Conocerlas Hoy.

Un comentario

  1. Hola, he encontrado enriquecedor este artículo, personalmente me ayuda a organizar y planificar mi trabajo, y en la empresa que trabajo no tenemos un SGC, así que empezaré a “promocionar” en cómo hacer bajo el PHVA bajo la Norma ISO 9001:2015. Muchas gracias por compartir, un saludo.

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