Guía Para La Gestión De La Información Documentada – Introducción

Parte Uno

INTRODUCCIÓN

Con el fin de contribuir a la continuidad de su negocio las organizaciones pueden hacer dos cosas puntuales: mantener en algún medio el conocimiento y las buenas practicas adquiridas durante años de labor; conservar evidencia de los resultados obtenidos al aplicar su conocimiento o prácticas.

Las normas internacionales, como las ISO, requieren que el sistema de gestión de una organización esté documentado; lo más importante es que las organizaciones conserven y mantengan las buenas prácticas que han logrado con el tiempo, ¿cómo hacemos eso?, ¡Documentando!

Las organizaciones tienen libre flexibilidad en la manera en que gestionan la información documentada de su sistema de gestión, sin embardo las normas de sistemas tienen sus requisitos.

Cada organización en lo individual puede determinar la cantidad correcta de información documentada que se necesite para demostrar la planificación, operación y control eficaz de sus procesos y la implementación y mejora de la eficacia de su sistema de gestión.

La documentación del sistema de gestión esta sujeta al alcance del sistema de gestión, puede relacionarse con las actividades totales de una organización o con una parte seleccionada de esas actividades; por ejemplo, los requisitos especificados que dependen de la naturaleza de los productos, procesos, requisitos contractuales, reglamentaciones o definidos por la propia organización.

Es importante que los requisitos y el contenido de la información documentada del sistema de gestión se orienten de acuerdo con las normas que se pretenden satisfacer y los requisitos establecidos por la propia organización.

Se enfatiza que las normas de sistemas de gestión requieren (¡¡y siempre ha requerido!!) un “Sistema de gestión de documentado”, y no un “sistema de documentos”.

Las recomendaciones dadas en esta guía tienen el propósito de asistir a los líderes de sistemas de gestión con la información documentada.

1. OBJETO Y CAMPO DE APLICACIÓN DE ESTAS RECOMENDACIONES

En este y los siguientes artículos el lector recibirá recomendaciones para el desarrollo y mantenimiento de la información documentada necesaria para asegurar un sistema de gestión eficaz, adaptado a las necesidades específicas de la organización.

El uso de estas recomendaciones le ayudará a establecer la información documentada de su sistema como lo requieren las normas ISO de sistemas de gestión pero en especial como lo necesita la organización.

Estas recomendaciones también pueden ser utilizadas para documentar otros sistemas de gestión diferentes al de la familia ISO 9000, por ejemplo, los sistemas de gestión ambiental y sistemas de gestión de seguridad.

2. MARCO NORMATIVO

Normas relacionadas con los fundamentos y el vocabulario, y requisitos de sistemas de gestión aplicables.

3.TÉRMINOS Y DEFINICIONES

Para el propósito de estas recomendaciones, son aplicables los términos y definiciones dados en las normas de fundamentos y vocabularios. El sistema de gestión de una organización puede utilizar diferente terminología para los diferentes tipos de información documentada incluso propia.

3.1 INFORMACIÓN

Datos que poseen significado. La información está constituida por un grupo de datos ya supervisados y ordenados, que sirven para construir un mensaje. La información permite resolver problemas y tomar decisiones, ya que su aprovechamiento racional es la base del conocimiento.

3.2 DATOS

Hechos sobre un objeto. Un dato es una representación simbólica (numérica, alfabética, algorítmica, espacial, etc.) de un atributo o variable cuantitativa o cualitativa.

3.3 INFORMACIÓN DOCUMENTADA

Información requerida para ser controlada, mantenida y retenida por la organización y el medio en el que está contenida.

3.4 DOCUMENTO

Información y el medio en el que está contenida. Un documento es un escrito soportado en un medio que ilustra acerca de un hecho, situación o circunstancia. También se trata del escrito que presenta datos susceptibles de ser utilizados para comprobar o hacer algo.

3.5 INSTRUCCIONES DE TRABAJO O MÉTODOS

Descripciones detalladas de cómo una persona realizar las tareas específicas de su puesto de trabajo. Generalmente son actividades operativas muy técnicas, las instrucciones están relacionadas con procedimientos específicos. Este mismo documento se puede encontrar bajo otras denominaciones como: método, instrucción de operación, instructivo, etc.

Notas:

  • Las instrucciones de trabajo pueden estar o no documentadas.
  • Las instrucciones de trabajo pueden ser, por ejemplo, descripciones escritas detalladas, diagramas de flujo, plantillas, modelos, notas técnicas incorporadas dentro de dibujos, especificaciones, manuales de instrucciones de equipos, fotos, videos, listas de verificación, o una combinación de las anteriores. Las instrucciones de trabajo deberían describir cualquier material, equipo y documentación a utilizar. Cuando sea pertinente, las instrucciones de trabajo incluyen criterios de aceptación.

3.6 FORMULARIO / FORMATOS

Plantilla o modelo que sirve para registrar y conservar información de carácter informativo y que servirá como evidencia objetiva del cumplimiento de las actividades desarrolladas en una instrucción o procedimiento ante una auditoría interna o externa o ante la petición o reclamación de una parte interesada. También llamado, formato. Un formulario se transforma en un registro cuando se le incorporan datos.

4. INFORMACIÓN DOCUMENTADA DE UN SISTEMAS DE GESTIÓN

4.1 GENERALIDADES

El sistema de gestión de la organización tiene que incluir:

  1. la información documentada requerida por la norma aplicable;
  2. la información documentada que la organización decide como necesaria para la eficacia de su sistema de gestión.

La información documentada se puede utilizar para comunicar un mensaje, proporcionar evidencia de lo que se planificó se convirtió en realidad, o compartir el conocimiento.

Los siguientes son algunos de los principales propósitos de la información documentada, independientemente de si ha implementado un sistema de gestión formal o no.

  1. Como herramienta de transmisión y comunicación de la información. El tipo y la extensión de la información documentada dependerán de los productos y procesos de la organización, el grado de formalidad de los sistemas, el nivel de habilidades y la cultura organizacional.
  2. Evidencia de conformidad. Provisión de evidencia de que lo que fue planeado realmente se ha hecho.
  3. Preservar y divulgar el conocimiento de la organización.
  4. Difundir y preservar las experiencias de la organización. Un ejemplo típico sería una especificación técnica, que se puede utilizar como base para el diseño y desarrollo de un nuevo producto o servicio.

La forma de organizar la información documentada del sistema de gestión normalmente sigue los procesos de la organización o la estructura de la norma aplicable, o una combinación de ambas.

Puede utilizarse cualquier otra forma de organizarla que satisfaga los requisitos de la organización y de la norma aplicable.

La estructura de la información documentada utilizada en el sistema de gestión puede describirse en forma jerárquica. Esta estructura facilita la distribución, conservación y entendimiento de la documentación.

La imagen ilustra una jerarquía típica de la documentación del sistema de gestión como ejemplo.

estructura documental ejemplo ISO 9001:2015

El desarrollo de una jerarquía depende del contexto de la organización.

La extensión de la documentación del sistema de gestión de puede diferir de una organización a otra debido a:

  1. El tamaño de la organización y tipo de actividades, procesos, productos y servicios,
  2. La complejidad de los procesos y sus interacciones, y
  3. La competencia de las personas.

La información documentada del sistema de gestión puede incluir definiciones aplicables y propias de la organización.

El vocabulario utilizado tendría que estar de acuerdo con definiciones y términos normalizados, los cuales pueden estar referenciados en la norma ISO 9000:2015 o en un diccionario de uso general y términos de negocios.

La información documentada del sistema de gestión usualmente puede incluir lo siguiente:

  1. La política de la calidad y sus objetivos.
  2. Manuales de procedimientos y políticas.
  3. Procedimientos documentados.
  4. Instrucciones de trabajo.
  5. Formularios / Formatos.
  6. Planes de la calidad.
  7. Especificaciones.
  8. Documentos externos.
  9. Registros.
  10. Instructivos de llenado.

La documentación del sistema de gestión puede estar en cualquier tipo de medio, como por ejemplo papel o medios electrónicos.

Algunas ventajas del uso de medios electrónicos son las siguientes:

  1. el personal pertinente tiene acceso a la misma información actualizada en todo momento y lugar;
  2. el acceso y los cambios son fácilmente coordinados, realizados y controlados;
  3. la distribución es inmediata y fácilmente controlada con la opción de imprimir copias en papel;
  4. existe acceso a los documentos desde ubicaciones remotas;
  5. retirar documentos obsoletos es fácil y eficaz.

Desventajas de los medios electrónicos.

  1. ¡Sí!, es alta tecnología, pero también tiene un alto costo financiero.
  2. su operación requiere competencias especificas.
  3. algunos medios electrónicos son diseñados para generar dependencia del soporte.
  4. los diseñadores y desarrolladores no siempre tienen una visión y experiencia 360 grados de las operaciones del negocio, es decir son más expertos en hacer códigos que en como operan los negocios.

4.2 PROPÓSITOS Y BENEFICIOS

Los propósitos y beneficios de tener documentado el sistema de gestión para una organización, incluyen, pero no están limitados a, los siguientes:

  1. describir el sistema de gestión de la organización;
  2. proveer información para partes interesadas relacionadas, de manera tal que puedan entender mejor las interrelaciones y propósitos del negocio ;
  3. comunicar a los empleados el compromiso de la dirección con el propósito del sistema de gestión;
  4. ayudar a los empleados a comprender su función dentro de la organización, dándoles así un mayor sentido del propósito e importancia de su trabajo;
  5. facilitar el entendimiento mutuo entre los empleados y la dirección;
  6. proveer una base para las expectativas del desempeño del trabajo;
  7. declarar la forma en que se llevarán a cabo las actividades para lograr los requisitos especificados.;
  8. proveer evidencia objetiva de que los requisitos especificados han sido logrados;
  9. proveer un marco de trabajo claro y eficiente;
  10. proveer una base para la formación inicial de nuevos empleados y la actualización periódica para los empleados actuales;
  11. proveer una base para el orden y el equilibrio dentro de la organización;
  12. proveer coherencia en las operaciones basadas en procesos documentados;
  13. proveer una fuente de información para el análisis y evaluación de riesgos;
  14. proveer una base para la mejora;
  15. proveer confianza al cliente;
  16. demostrar a las partes interesadas las capacidades de la organización;
  17. proveer un marco de referencia claro de requisitos para los proveedores;
  18. proveer una base para auditar el sistema de gestión;
  19. proveer una base para evaluar la eficacia y adecuación continua del sistema de gestión.

Continuará…

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guía paso a paso auditor iso 19011 2018

Daniel Jimenez

Mi propósito es aportar soluciones sobre gestión de calidad a líderes de sistemas y emprendedores que buscan mejores resultados. Ingeniero con máster y algunos años de experiencia sobre terreno, picando piedra, metal o lo que hiciera falta, Clic Aquí Para Conocer Algunas De Mis Soluciones Y Herramientas.

4 comentarios

  1. Me ha interesado tu publicacion, como podre adaptar estas normativas a al sistema de documentacion realizada en la admlnistracion de proyectos de construccion y fiscalizacion de obras?

    1. Recomiendo seguir el enfoque de procesos, crear un estándar para la información documentada, y en cada proceso definir los documentos particulares y necesarios. Saludos

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