Los cambios constantes en el SGC, que obedecen a cosas diferentes como la mejora continua, los cambios no controlados, implementados parcialmente, sin comunicación pueden generar no conformidades en el sistema; es necesario sujetarse a un método para gestionar los cambios a fin de garantizar la integridad del sistema de gestión; aquí se presenta un método básico.
Planificación de cambios en El SGC en 6 pasos
1Identificar requerimientos, necesidades, oportunidades de cambio
Las revisiones, auditorías, verificaciones o validaciones son actividades que logran identificar No Conformidades, oportunidades o riesgos, incumplimientos o ineficacias que indiquen la necesidad de un cambio en un método de trabajo, procedimiento, información documentada.
Una revisión de la medición de la satisfacción del cliente y las partes interesadas puede ser también una importante fuente de información.
Las revisiones programadas a la información documentada puede ser una oportunidad más para detectar requerimientos de cambio, por lo que los documentos del sistema deben revisarse al menos una vez al año como buena práctica.
La dirección estratégica de la organización (política y objetivos) también pueden cambiar, esto para adaptarse a los cambios que pudiera impulsar el entorno de la organización
2 Hacer solicitudes de cambios
Para fomentar la participación del personal, es importante que todo el personal tenga la oportunidad de sugerir cambios en sistema de gestión de la calidad; sin embargo, esto debe hacerse de acuerdo a un método que permita el orden.
Los cambios pueden clasificarse, por ejemplo en menores o mayores. Los cambios menores pueden ser sencillos: agregar una ayuda visual, aclarar un párrafo en un procedimiento documentados, etc.
Los cambios mayores pueden implicar cambios en el alcance de sistema, la política, los objetivos, nuevos métodos o procedimientos de trabajo, integración con otros sistemas de gestión.
Se debe contar con un formato de registro para las solicitudes de cambios, y debe formar parte del estándar de la información documentada.
Ejemplo de formato de solicitud de cambio en el SGC
3 Registrar las solicitudes de cambios
Las personas deben conocer el método para gestionar los cambios y contar con una instrucción de llenado para el formato de solicitudes de cambio. Puede definirse a un responsable de liderar la gestión de los cambios en el sistema, quien se encargara de recibir las solicitudes de cambio, verificar que contenga la información necesaria y someterla a un proceso de revisión y evaluación que puede derivar en una aprobación y rechazo de la solicitud de cambio.
Todas las solicitudes de cambio, independientemente de su resultado de evaluación (aceptación o rechazo) deben registrarse en una bitácora de cambios en el sistema.
Tradicionalmente los documentos del sistema, en su estructura cuentan con una bitácora de cambios o historial de cambios, donde se registra de manera particular los cambios en el documento causados por cambios en el proceso, se recomienda que sigan vigentes.
4 Evaluar las solicitudes de cambios (Aprobar o rechazar)
Todas las solicitudes de cambio deben ser evaluadas, para ello se debe contar con la información necesaria, y quien hace la solicitud de cambio debe estar disponible para proporcionar la información adicional que le sea requerida.
El líder de la gestión de los cambios, el líder del proceso que solicita los cambios debe reunirse para evaluar el cambio solicitado; en procesos poco conocidos por el líder de la gestión de cambios se puede integrar un experto técnico que pueda aportar su opinión y conocimiento.
Sistemas de gestión con muchas necesidades de cambio, pueden necesitar de un comité de personas que asuman la función de revisar y evaluar los cambios.
Para evaluar un cambio se tiene que contar, como mínimo, con la siguiente información:
- Descripción clara del cambio, incluyendo su alcance.
- La finalidad del cambio.
- Sus posibles consecuencias tanto positivas como negativas.
- Cómo se controlará la implementación del cambio.
- Cuáles serán los recursos necesarios y cómo se dispondrán.
- Cuáles son las responsabilidades y autoridades.
Sólo los cambios revisados y aprobados deben implementarse.
5 Implementar el cambio
La implementación de un cambio debe hacerse sin afectar la integridad del sistema de gestión.
La integridad es el estado de un sistema en el que se están llevando a cabo las funciones previstas sin degradarse o menoscabo por cambios o interrupciones internas o externas de su contexto.
Quién liderará la implementación del cambio es quien realizó la solicitud, deberá estar seguro de tener un plan de implementación del cambio y seguirlo.
Realizado el cambio, debe informar al líder de gestión de los cambios para que este ponga el cambio en estatus de concretado, y programe alguna acción de verificación.
6 Evaluar la eficacia lograda
La situación esperada después de aplicar el cambio debería ser el punto de referencia para evaluar si el cambio produjo el resultado deseado.
Las auditorías internas pueden ser el medio adecuado para evaluar si la eficacia del cambio es notoria.
Estos seis pasos, pueden servir para documentar un procedimiento o método con documentos anexos como una solicitud de cambios y una bitácora que resuma todos los cambios ¿Qué te parece?