Introducción a la actualización de documentos
En este artículo compartiré las medidas recomendadas para mantener la vigencia de la información documentada de nuestro sistema de gestión de calidad.
En la mayoría de nuestros sistemas de gestión se presentan cambios o modificaciones constantes debido a que se agregan nuevos trabajos o se hacen mejoras en los procesos.
La decisión de actualizar la información documentada puede provenir de muchas fuentes, incluida:
- la revisión por la dirección y;
- los cambios en los productos, servicios;
- el sistema de gestión de la calidad;
- cambios en los requisitos del cliente;
- legales o reglamentarios;
- las no conformidades y problemas;
- cambios en las necesidades y expectativas de las partes interesadas pertinentes.
Los cambios en la estructura organizacional se hacen con tanta frecuencia como se requiera para resolver los problemas que se presentan y capitalizar las oportunidades.
Una organización debería tener un proceso para el control de los cambios, considerando:
- el desarrollo;
- la revisión;
- el control de versiones;
- la aprobación;
- la liberación y;
- la distribución de la información documentada actualizada.
Por ejemplo; los cambios de funciones o de rutinas que el personal lleva a cabo se formalizan con un memorando y se deberían incluir lo más pronto posible en la información documentada pertinente, aunque sea necesario volver a redactar o incluir un suplemento en que explique el nuevo cambio.
Nuestro estándar de información documentada debe ser diseñado con políticas que permitan la agilidad de las actualizaciones.
La organización debería considerar mantener el historial de cambios en la información documentada con fines de preservación del conocimiento.
La actualización de los documentos puede ser no planeada y planeada.
Actualización no planeada
La mayoría de las empresas actualiza sus documentos conforme sean necesario, por ejemplo, para establecer nuevas políticas, para resolver problemas, cambiar o crear nuevos procedimientos, nuevos puestos, mejorar, etcétera.
Disparadores => activar proceso de actualización
¿Cómo actualizar los documentos rápidamente?, identifique los obstáculos y gestiónelos oportunamente.
Uno de los obstáculos más importantes para actualizar un documento es lograr que se apruebe la revisión. Es conveniente establecer un procedimiento para obtener la aprobación y determinar con el responsable plazos razonables de entrega del material que contiene las propuestas de actualización.
Actualización planeada
La mayoría de las organizaciones ponen al día su información documentada sin haber planeado las actualizaciones.
Como referencia de tiempos, todos los documentos deberían revisarse cuando menos cada año, pero si el contenido cambia con rapidez, puede ser necesario revisarlos dos veces al año.
Es recomendable realizar las revisiones periódicas por secciones, en lugar de revisar y, en su caso, actualizar todos los documentos de una sola vez.
Ejemplo de un plan de trabajo.
Planear de esta manera las revisiones y, en consecuencia, las actualizaciones, facilita su coordinación y actualización.
Esta actividad se convierte así en parte del programa de trabajo de los responsables en vez de ser proyectos que son fáciles de posponer o aplazar.
De esta manera también se ejerce menos presión sobre los coordinadores de revisión.
Cuando las revisiones periódicas se convierten en programas de trabajo regulares se logrará que los documentos conserven su eficacia.
Por otro lado, las revisiones periódicas de los documentos pueden motivar en cierta forma a los usuarios, ya que les permiten percibir que comparten la responsabilidad de mantener sus documentos actualizados y el interés que tiene el responsable en que éstos permanezcan vigentes.
Sin embargo, sea o no planeada la actualización, el líder del proceso tendrá la responsabilidad de informar de los cambios de manera adecuada y de que se mantenga un registro correcto de todos ellos.
(Véase método EID-MÉT-29 Gestión de los cambios en el SGC)
Planificación de la actualización
La planeación consiste en establecer lo que se va a hacer.
Mediante el trabajo de planificación se determina cómo se ejecutarán las actividades autorizadas y asignadas.
El trabajo de planificación no termina con la publicación del documento en turno, cubre hasta la capacitación al personal y puesta en operación de los cambios.
El previo trabajo de planificación contribuye a generar sistemas documentados que funcionan con eficacia.
Con el propósito de planificar la revisión y actualización de la información documentada es adecuado considerar las recomendaciones siguientes:
- El responsable del proceso deberá establecer programas de revisión y actualización del contenido de los documentos para mantenerlos apegados a la realidad.
- Cuando un proceso necesite hacer cambios, adiciones o supresiones deberá presentar las propuestas al proceso responsable de la documentación para que éste se encargue de verificar que no contradigan las políticas generales de la organización y determinar los posibles efectos en otros procesos, de tal manera que se mantenga la uniformidad de estilo y presentación (EID, estándar de información documentada).
- El proceso responsable (Organización y método o Sistemas y procedimientos) someterá las actualizaciones de los documentos a los mismos trámites de autorización y distribución requeridas para la elaboración del original de estos conforme a procedimiento.
- Cuando se publique un documento con textos revisados habrá que indicar a los usuarios cuáles partes cambiaron y cuáles permanecen vigentes.
- Será necesario registrar todos los cambios realizados en cada tipo de documento (o los cambios no aceptados) y las razones que los justifican.
- Conservar una copia de todas las páginas de los documentos que se han publicado junto con notas que indiquen las fechas en que estuvieron en vigor.
Ejecución de la actualización
Intercalación. Una vez que se ha obtenido la autorización para hacer cambios deberán seguirse los siguientes pasos:
- Las funciones, instrucciones, procedimientos o políticas nuevas pueden redactarse en forma diferente, algunas organizaciones suelen utilizar hojas de colores y distintos tipos de impresión a los utilizados en el documento original, con el fin de resaltar el cambio, ésto hasta ser revisados y aprobados los cambios.
- Las nuevas disposiciones deben acompañarse por una indicación en la que se aclare que éstas sustituyen a anteriores disposiciones. Por lo general la fecha de entrada en funcionamiento es suficiente para determinar la época en que un cambio en el documento se puso en vigor. Sin embargo, no es suficiente para garantizar que la disposición a la que se hace referencia sea la más reciente y, por tanto, la única válida en la actualidad. Por este motivo conviene que las últimas instrucciones lleven la indicación “Sustituye a la anterior disposición”, y una vez que ésta entre en vigor la anterior pierde todo valor y debe ser eliminada.
- Los nuevos cambios documentados deben insertarse en el documento con la suficiente anticipación necesaria antes de que entre en vigencia para que el usuario vaya tomando conocimiento del cambio.
Eliminación. Como regla general, el documento reemplazado se tiene que eliminar el día en que el nuevo documento entra en vigor destruyendo las hojas —que es lo más recomendable— o bien archivándolas en una carpeta fuera de vigencia.
Control de la actualización
La inserción de cambios en los documentos debe ser aprobada por un control central que los revise antes de aprobarlos con el fin de evitar confusiones y malas interpretaciones.
Como el volumen de operaciones y el personal crecen en forma continua y constantemente, surgen y se adoptan técnicas cada vez más modernas, a lo que se suman estructuras administrativas cada vez más complejas, quizá se agregue nuevo material cada tres o seis meses, junto con ciertas modificaciones al ya existente.
Si se prevé que resulte un número considerable de hojas revisadas, debe seleccionarse una encuadernación adecuada para integrar estos cambios rápidamente.
Las características básicas de los documentos del sistema son la legibilidad, referencia y revisiones. Sin embargo, en la práctica se pone mucho interés en la última (la revisión).
Para ayudar al mantenimiento de los documentos del sistema una práctica excelente es averiguar cómo lo califican sus usuarios.
Mejores prácticas para mantener la documentación actualizada.
- Mantenga los documentos simples y concisos. Si bien deben ser técnicamente precisos, deben ser fáciles de seguir.
- Tenga un plan adecuado para actualizar los documentos en cuanto el proceso cambiara. Asegúrese de revisarlos planificadamente.
- O asigne un propietario del proceso que pueda realizar revisiones periódicas y notificar a otros sobre los cambios.
- Mantenga la documentación separada para cada proceso diferente para evitar confusiones.
- Al actualizar los documentos de los procesos evite cubrir toda la organización a la vez. Comience con un plan, desde un solo proceso dentro o un proceso principal común a toda la organización.
- Guarde los documentos en un lugar al que sea fácil acceder para cualquier persona que los esté buscando.
- Asegúrese de que sea fácil de revisar cuando sea necesario y que la nueva versión se pueda distribuir fácilmente a todos los involucrados.
- Tenga documentos almacenados en línea en una ubicación central a través de una herramienta de documentación de procesos.
- Use ejemplos apropiados, gráficos, códigos de colores, capturas de pantalla, múltiples plataformas, videos etc., según sea necesario.
- Asegúrese de que la documentación del proceso cumpla con los estándares existentes en su organización.
- Si está destacando el flujo del proceso en un formato verbal, siempre equilibre con gráficos: un diagrama de flujo del proceso.
- Agregue carriles a sus diagramas de flujo de procesos para distinguir diferentes roles de procesos, líneas de tiempo, etc.
- Cree una guía de documentación de procesos o procedimiento de creación y actualización de documentos, a la que cualquier persona pueda referirse como una plantilla estándar para documentar un proceso.
- Procure no usar la actualización de documentos para dar aparente señal de «progreso o una mejora»; esto puede ser fácilmente detectado en el proceso de auditorías internas.
- Hacer uso del material documental existente, registros, entrevistas, estudios de casos, diarios de campo del personal del proyecto y el conocimiento de los empleados para recopilar información para la documentación del proceso.
Es hora de abordar la actualización de sus documentos, esperando que tenga en cuenta estas recomendaciones.