Programa De Auditorías: ¿Cuál Es La Clave Para Evitar Los Retrasos?

Introducción – ¿Llegamos tarde con el programa de auditorías?

Pareciera que los programas de auditoría siempre se retrasan en su planificación (tiempo). ¿La solución puede ser más simple de lo que pensamos?

El propósito de finalizar oportunamente los programas de auditoría surge con demasiada frecuencia entre charlas de auditores.

Parece ser un problema para casi todos los equipos de auditoría interna, aparentemente, todos luchamos por cumplir con los hitos establecidos al comienzo del programa.

Por supuesto, todos podemos dar muchas buenas «razones» por las cuales las fechas pasan tan rápido ante nuestros espejos retrovisores generando el atraso. La gente se enferma, la gente toma vacaciones, las solicitudes de información se retrasan, se requiere otra reunión, las reuniones se posponen, la información recibida no es la información que realmente se solicitó, el informe de auditoría requiere innumerables reescrituras, hay que esperar y esperar, y así hasta el infinito.

Todos hemos pasamos mucho tiempo tratando de planificar las circunstancias deseadas y, en general, pareciera que estábamos ajustando constantemente los hitos y disculpándonos por perder  las fechas acordadas.

¿Cree que lo tiene bajo control? Entonces dígame esto. ¿Cuánto tiempo promedio tarda en completarse su programa de auditoría?: desde la primera reunión y planificación para la emisión del informe final, incluidas las medidas correctivas acordadas, ¿Un mes? ¿Dos meses? ¿Más? Con toda seriedad, en un momento en que todos los procesos, incluida la auditoría interna, requieren y necesitan agilidad, ¿cómo es un programa que lleva un cuarto de año completar puede considerarse «eficaz»?

Los programas de auditoría que llegan tarde y los programas de auditoría que tardan mucho tiempo en completarse pueden hablar de diferentes problemas. Sin embargo, las soluciones a estos problemas pueden ser similares.

Concéntrese en las causas.

Imagine dos edificios en construcción, ambos tienen 25 trabajadores de la construcción bien entrenados, bien remunerados y laboriosos. Sin embargo, un edificio fue construido en la mitad del tiempo que el otro. ¿Qué pasó? Resulta que la construcción casi siempre se ralentiza porque la gente está esperando. Por ejemplo, esperando a que se realice la impermeabilización (mientras esperan al especialista) o esperando partes o una parte del proyecto. ¿Qué estás esperando? ¿cuándo esperas?, ¿qué estás haciendo para crear valor?

El ejemplo de la construcción también habla de la forma en que funcionan, conectan y tienen éxito las actividades de la auditoría interna.

Pero la pregunta que posiblemente nos venga a la mente (y la posible respuesta al problema de los programas de auditoría que llevaban demasiado tiempo) fue esta: cuando estamos involucrados en un programa de auditoría, ¿qué estamos esperando?

Ejemplos de retrasos…

Es para preocuparse ¿No? Los retrasos en la fecha planificada de alguna(s) de las auditorias dentro del programa/plan de auditorias puede identificarse en varios contextos, por ejemplo:

  • Hace seis meses que termino la implementación del sistema de gestión y faltan 45 días para la auditoria de certificación, según el plan de auditorías internas más del 50% está pendiente.
  • En un mes toca auditoría de seguimiento y solamente se han auditado dos procesos de siete.
  • En tres meses será la recertificación; el programa de auditorías internas aún está en el cajón, no se ha comunicado y menos implementado. Etc. etc.

¿Identifica algún contexto mencionado?, ¿qué estamos esperando?

Un sistema de calidad bien diseñado e implementado puede simplificar muchas tareas… pero no podemos negar que también traerá tareas adicionales como las auditorías internas.

¡NUEVO! ¿Implementando ISO 9001:2015? te esperan horas de trabajo y esfuerzo desarrollando documentos… ¡Te facilito el trabajo con este KIT DOCUMENTAL!, más de 80 documentos 100% editables, ¡DESCARGALO AQUÍ!

Los efectos…

Recibir una auditoría de seguimiento, recertificación o certificación con un programa de auditorías internas planificado estrictamente, pero incompleto (parcial o total) en su ejecución y peor aún sin justificación a la fecha de la auditoría externa generará No Conformidad.

La norma ISO 9001:2015 dice:

“La organización debe llevar a cabo auditorías internas a intervalos planificados para determinar si el sistema de gestión de la calidad: es conforme y se ha implementado y se mantiene de manera eficaz (9.2.1 a) y b))”

Interpretemos, debemos hacer auditorías internas; debemos hacerlo a intervalos planificados, para ello podemos hacer un plan anual y trazar auditorías internas en intervalos mensuales, pero debemos ser capaces de demostrar que las auditorias planificadas se llevaron a cabo en cualquier intervalo de tiempo planificado.

Si no hacemos las auditorías internas en la fecha planificada o no completamos nuestro programa interno, no podemos demostrar que el sistema es conforme, se ha implementado y se mantiene eficaz… ¿O sí?… las auditorías internas son el mecanismo perfecto para demostrar lo anterior.

¿Qué hacer a corto plazo?

  • Honestidad, ante todo, si el programa está atrasado ¡Lo Esta!, por favor dese algunos minutos para analizar y determinar la causa raíz.
  • Analice su programa de auditorías, determine qué tiempo le resta para la auditoría externa, cuantos procesos están pendientes y que tiempo tomará hacer esas auditorías internas pendientes.
  • Confíe en sus auditores internos más competentes y reasigne auditores si es necesario para poner el programa al día.
  • Hable con los líderes de procesos, vuelve acordar fechas, tiempos y demás requisitos para concretar las auditorias retrasadas.
  • Hable con la alta dirección, infórmele del atraso y las acciones que realizara en corto plaza para poner al día el programa, solicite su apoyo total para ejecutar el siguiente punto.
  • Organice una reunión con los auditados, auditores y la alta dirección, lleve un plan emergente para concretar las auditorías internas, preséntelo y acuerde cualquier diferencia que pueda surgir.
  • Defina autoridades: en este plan emergente, la única persona que puede autorizar cambios de fecha y horas es la alta dirección, cualquier auditado que quiera modificar alguna fecha/hora después de la reunión de acuerdo, deberá solicitar el permiso de la alta dirección.

Estos puntos pueden ayudarle puntualmente a poner al día su programa de auditorías internas retrasado, pero NO LE AYUDARÁ si su problema de atrasó es recurrente.

Dase un tiempo para analizar a fondo y plantear soluciones reales, un sistema de calidad y su proceso de auditorías internas no tiene por qué complicar la vida de todos, al contrario, tiene que ayudar a diseñar un estilo de trabajo productivo.

¿Cuánto tiempo desperdiciamos esperando?

¿Podría ser así de simple? ¿Podría la solución para la finalización oportuna (no solo a tiempo) de los programas de auditoría reconocer lo que estamos constantemente esperando y creando una nueva estructura para nuestros programas de auditoría que coordine mejor el trabajo que estamos haciendo?, ¿Podemos reducir la construcción de nuestros programas de auditoría a la mitad simplemente reduciendo el tiempo que pasamos esperando?

Pero tal vez el problema es que hemos aceptado los retrasos como norma. Tal vez hemos llegado a creer que es imposible obligar a nuestros equipos de auditores y auditados y clientes a alcanzar los hitos establecidos. Tal vez hemos llegado a creer que es imposible cumplir con los hitos establecidos. Quizás no creemos que un análisis exhaustivo de nuestros propios procesos proporcione algún beneficio. Quizás nos sentimos más cómodos sin obligarnos a ofrecer excelencia en forma de una auditoría rápida, oportuna y completa.

Tal vez estamos tan acostumbrados a esperar que no vemos ninguna razón (o creemos que sea posible) para cambiar.

Trabajemos en identificar y eliminar la espera.

¡Compártelo y dame tu puntuación! 1 estrella2 estrellas3 estrellas4 estrellas5 estrellas (2 votos, promedio: 5,00 de 5)
Cargando…
Mostrar más

Daniel Jimenez

Mi propósito es aportar soluciones sobre gestión de calidad a líderes de sistemas y emprendedores que buscan mejores resultados. Ingeniero con máster y algunos años de experiencia sobre terreno, picando piedra, metal o lo que hiciera falta, Clic Aquí Para Conocer Algunas De Mis Soluciones Y Herramientas.

Comparte tu opinión

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *

Tu comentario será bienvenido. Sin embargo será moderado según las políticas para comentarios.

Botón volver arriba
Cerrar