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¿Qué Es Un Manual De Procedimientos Y Políticas?

Su importancia en la gestión organizacional

Por Daniel Jimenez
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Los manuales de procedimientos y políticas son una magnifica herramienta de gestión; en este artículo comentaremos algunos de sus beneficios y su importancia en el desempeño de la organización.

Primero que nada, definamos qué es un manual de procedimientos y políticas

Un manual puede constar de procedimientos y políticas. Las políticas se pueden considerar como las reglas o leyes que una organización debe cumplir, mientras que los procedimientos definen los pasos específicos sobre cómo hacer cumplir, cumplir e implementar esas políticas o pasos a seguir para lograr algo.

Para decirlo de otra manera, las políticas definen el «qué» y el «por qué» de las reglas de una organización, mientras que los procedimientos tienen un enfoque más específico que define el «cómo», «con qué», «cuándo» y «quién» para llevar a cabo estas reglas y pasos.

Las políticas establecen algunos parámetros para la toma de decisiones, pero dejan margen para la flexibilidad. Muestran el «por qué» detrás de una acción.

Los procedimientos, por otro lado, explican el «cómo». Proporcionan instrucciones paso a paso para tareas rutinarias específicas. Incluso pueden incluir una lista de verificación o diagramas del proceso a seguir.

Cuando las políticas establecen la expectativa de comportamiento de los empleados, los procedimientos describen los pasos para ello.

Las políticas y los procedimientos son necesarios para una variedad de propósitos que incluyen: cumplimiento de las regulaciones, controles internos, requisitos operativos, gestión de riesgos y eficiencias continuas, capacitación de los empleados.

Definición de los manuales de procedimientos y políticas.

Según Miguel A. Duhalt Kraus, un manual es: un documento que contiene, en forma ordenada y sistemática, información y/o instrucciones sobre historia, organización, procedimientos y políticas de una empresa, que se consideran necesarios para la mejor ejecución del trabajo.

¿Por qué es importante tener un manual de procedimientos y políticas?

Juntos, los procedimientos y las políticas proporcionan una hoja de ruta para las operaciones diarias.

Aseguran el cumplimiento de los requisitos y regulaciones legales, brindan orientación para la toma de decisiones y agilizan los procesos internos. … Seguir los procedimientos y las políticas es bueno para los empleados y su organización en general.

Los procedimientos y las políticas proporcionan una guía para alcanzar los objetivos de la organización y describen los pasos que deben seguir los empleados al crear un producto o prestar un servicio.

Esto ayuda a asegurar y mantener la calidad de los resultados deseados por el cliente.

Echemos un vistazo a los beneficios de tener procedimientos y políticas escritos. Un manual ayuda a su empresa a evitar inconsistencias, las personas tendrán instrucciones claras de la gerencia sobre cómo manejar situaciones de trabajo específicas.

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¿Para qué se utilizan los manuales de procedimientos y políticas?

El propósito de un manual es documentar los principios y políticas que rigen las prácticas de los procesos de su organización.

Cuando se aplican consistentemente en toda la organización, estos principios y políticas aseguran que los diversos informes y registros generados en los procesos reflejen con precisión los resultados operativos.

Toda empresa que busque mejorar su desempeño puede utilizar un manual de procedimientos y políticas para guiar sus operaciones, estrategia y flujo de trabajo. Esto asegura la coherencia entre los especificado y los resultados reales obtenidos en la práctica.

Un manual de procedimientos y políticas es la manera perfecta de mantener a sus empleados en sintonía con los propósitos organizacionales, ya que estos manuales funcionan como referencias en caso de que alguien esté confundido acerca de dar un paso o tomar decisiones y permite que todos se comporten de manera consciente.

Un manual de procedimientos y políticas eficaz es una herramienta de gestión importante que le permite centrarse en el crecimiento, simplifica la formación y facilita la capacidad de escalar su negocio.

Un ejemplo maestro de la necesidad de manuales en la organización es el siguiente: ¿alguna vez ha tenido un empleado que se tome una licencia de emergencia y luego se haya dado cuenta de que es la única persona que sabe cómo realizar las tareas laborales específicas? Aunque pueda tener personal suplente para cubrir la ausencia, es posible que no sepan cómo realizar las tareas del trabajo o, igualmente importante, es posible que no sepan qué tareas son necesarias o el momento en que se realizan.

Además de ahorrar tiempo para resolver dudas en los procesos, un manual de procedimientos documentado reduce los errores y mejora la eficiencia de los empleados.

Muchas organizaciones se someten a procesos de auditoría y deben proporcionar a los auditores evidencia de los controles internos documentados y políticas relacionadas. Si las políticas y otros resultados no están bien documentadas y registrados, los auditores podrían potencialmente informar las debilidades del control interno y anotarlas en su informe de auditoría.

Obligatoriedad de los manuales de procedimientos.

Además, organismos legales relacionados con el empleo, requieren que las organizaciones desarrollen y sigan políticas relacionadas con los beneficios de los empleados, informes de tiempo, seguridad y bienestar del trabajador, etc.

Si no existe un manual formal, la mejor manera de comenzar es con una descripción general y luego proceder a documentar los detalles específicos en cada área, como nómina, pagos a proveedores, recibos, proceso de cierre mensual, etc.

Los manuales pueden integrar una amplia colección de documentos, por ejemplo, una buena herramienta para incorporar en el manual es un calendario de fechas de vencimiento. Por ejemplo, documentar los ciclos de nómina, las fechas de pago, la inscripción abierta anual para beneficios, etc. Un calendario que describa las tareas y proyectos semanales, mensuales y anuales puede ser muy útil. Además de ayudar en la estructura organizativa general de la entidad, un calendario también evita que los empleados pasen por alto o pierdan una fecha límite importante.

Formalizar políticas y procedimientos puede parecer un gran reto para la empresa, pero vale la pena el esfuerzo. Tenga en cuenta que los procedimientos y políticas no están escritas en piedra, sino que son dinámicas y deben actualizarse de vez en cuando a medida que se necesitan mejoras.

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