Documentar un proceso de negocios es la acción de describir de forma sistemática y completa las actividades, los recursos, los responsables y los flujos de información que intervienen en un proceso.
El propósito de la documentación de procesos es mejorar la comprensión, la gestión y el control de los procesos, así como facilitar su mejora continua mediante en análisis de los resultados.
La documentación de procesos de negocios es una tarea fundamental para cualquier organización que quiera mejorar su eficiencia, eficacia y productividad.
Sin embargo, con tantos procesos que documentar, puede ser difícil, ¿por dónde empezar?
Cómo priorizar procesos
Factores a considerar para decidir qué documentar procesos primero.
Aquí hay algunos factores generales a considerar al decidir qué procesos documentar primero:
- Inventario de procesos: Es importante tener una comprensión clara de los procesos de negocios que existen en la organización. Esto ayudará a identificar los procesos que son más importantes para documentar.
- Prioridades: Es necesario establecer prioridades para la documentación de procesos. Esto ayudará a garantizar que los recursos se utilicen de forma eficiente.
- Ganancia rápida: ¿Qué procesos tienen el mayor potencial de generar beneficios rápidos? Por ejemplo, los procesos que son lentos, costosos o que están generando mala calidad pueden ser buenas opciones para documentar primero.
- Valor de la documentación: ¿Qué procesos tendrán el mayor impacto positivo en la organización? Por ejemplo, los procesos que son críticos para el éxito de la empresa o que afectan a un gran número de personas son buenas opciones para documentar primero.
- Impactos potenciales de documentar: ¿Qué beneficios potenciales se pueden esperar de la documentación de un proceso? Por ejemplo, la documentación puede ayudar a mejorar el desempeño, la satisfacción del cliente, la gestión de los riesgos.
Consideraciones específicas para decidir que procesos documentar primero.
Además de los factores generales mencionados anteriormente, hay algunas consideraciones específicas que pueden ser útiles al decidir qué procesos documentar primero:
- Mejora de la eficacia y eficiencia: La documentación de procesos puede ayudar a las organizaciones a identificar y eliminar ineficiencias, ¿En qué procesos tenemos ineficiencias?
- Rapidez, velocidad: ¿Hay procesos que tienen tiempos de ciclo lentos o que están sujetos a retrasos frecuentes? Documentar estos procesos puede ayudar a identificar áreas de mejora y reducir el tiempo de ciclo.
- Costo: ¿Hay procesos que son costosos o que generan desperdicio? Documentar estos procesos puede ayudar a identificar oportunidades de ahorro.
- Calidad: ¿Hay procesos que afectan a la calidad de los productos o servicios? Documentar estos procesos puede ayudar a garantizar que se cumplan los estándares de calidad.
- La cadena de valor: ¿Hay procesos que son clave para la cadena de valor de la empresa? Documentar estos procesos puede ayudar a mejorar la eficiencia y la eficacia de la cadena de valor.
- Procesos altamente demandados por clientes: ¿Hay procesos que son importantes para los clientes? Documentar estos procesos puede ayudar a mejorar la satisfacción del cliente.
- Objetivos organizacionales: ¿Hay procesos que son importantes para el logro de los objetivos organizacionales? Documentar estos procesos puede ayudar a garantizar que la organización esté alineada con sus objetivos.
- Productos y servicios: ¿Hay procesos que son importantes para la producción o entrega de productos o servicios? Documentar estos procesos puede ayudar a garantizar que la organización pueda satisfacer las necesidades de los clientes.
Ideas específicas sobre los procesos de negocios
Teniendo en cuenta todos los factores y consideraciones anteriores, se pueden identificar algunas ideas concretas para priorizar los procesos a documentar primero:
- Procesos críticos para la cadena de valor: Estos procesos son esenciales para el éxito de la organización y, por lo tanto, son los más importantes para documentar.
- Procesos con altos niveles de desperdicio o ineficacia: Estos procesos tienen el potencial de generar los mayores beneficios al ser documentados.
- Procesos que son altamente demandados por los clientes: Estos procesos son importantes para la satisfacción del cliente y, por lo tanto, merecen una atención especial.
- Procesos que están alineados con los objetivos organizacionales: Estos procesos son importantes para el éxito de la organización y, por lo tanto, son una prioridad para la documentación.
Matriz de Eisenhower para priorizar qué procesos documentar primero
La matriz de Eisenhower es una herramienta útil para priorizar tareas y proyectos. Se basa en dos dimensiones: urgencia e importancia.
- Urgente: Una tarea es urgente si debe completarse de inmediato.
- Importante: Una tarea es importante si contribuye al logro de un objetivo.
Al utilizar la matriz de Eisenhower, se pueden clasificar los procesos a documentar en cuatro categorías:
- Urgente e importante: Estos procesos deben documentarse por expertos de inmediato.
- No urgente pero importante: Estos procesos pueden esperar, pero es importante documentarlos eventualmente, hay que programarlos en nuestro proceso de implementación de ISO 9001:2015.
- Urgente pero no importante: La documentación de estos procesos pueden delegarse o simplificarse.
- No urgente y no importante: Estos procesos fuera del alcance pueden eliminarse o simplificarse.
La matriz de Eisenhower puede ser útil para priorizar los procesos de negocio. Por ejemplo, los procesos que son urgentes e importantes deben ser documentados primero. Estos procesos son los que tienen el mayor impacto en la organización y deben abordarse de inmediato.
Recomendaciones para decidir que procesos documentar primero
En base a los factores y consideraciones mencionados anteriormente, aquí hay algunas recomendaciones para documentar procesos de negocio:
- Involucrar a los empleados que participan en los procesos a documentar.
- Comience con los procesos que tienen el mayor potencial de generar beneficios rápidos.
- Documente los procesos que son críticos para el éxito de la empresa o que afectan a un gran número de personas.
- Considere los impactos potenciales de documentar un proceso.
- Utilice una herramienta o metodología de documentación adecuada.
- Reúna a las partes interesadas clave para obtener comentarios.
- Actualice la documentación con regularidad.
Siguiendo estas recomendaciones, puede asegurarse de que su esfuerzo de documentación de procesos sea exitoso.
Conclusión
La decisión de qué procesos documentar primero es importante. Al considerar los factores y consideraciones mencionados anteriormente, las organizaciones pueden tomar una decisión informada que les ayudará a obtener el máximo beneficio de la documentación de procesos.
Recuerda que no hay una respuesta única para todos, y la elección de qué procesos documentar primero depende de las necesidades y metas específicas de tu empresa. Un enfoque estratégico y una evaluación cuidadosa te ayudarán a tomar decisiones informadas. ¡Comienza con un plan sólido y avanza paso a paso!