En este artículo resaltaré algunos conceptos erróneos que pueden obstaculizar el éxito en la documentación de sus procesos.
¿Qué es un mito en la empresarial?
Al considerar a la empresa como una comunidad cultural, las declaraciones compartidas por los miembros de la comunidad pueden analizarse desde la perspectiva de la mitología… los mitos empresariales.
Es decir, la propia empresa también está rodeada de muchos “mitos” que se crean, desmitifican y reviven.
El mito empresarial es tratado generalmente en la ética empresarial; la literatura lo define como un obstáculo mental que debe ser removido para poder preparar el terreno para el pensamiento racional y la acción, generando así una mejora y un cambio de conducta de negocios.
¿Estos mitos sobre la documentación de procesos podrían estar frenándole?
Es hora de derribar algunos mitos que pueden impedirle obtener los beneficios completos de la documentación de procesos.
Mito #1: la documentación del proceso resolverá todos sus problemas del proceso.
Este mito se disfraza de algo bueno, pero discretamente mata el proyecto.
Cuando las personas expresan declaraciones equivocadas que hacen que la documentación del proceso suene como una píldora mágica, asegúrese de aclarar los hechos sobre lo que la documentación del proceso puede y no puede hacer.
Que una empresa tenga procesos documentados no significa que las cosas ya no vayan a salir mal o que las personas hagan lo que les digan. Su proceso es un mapa. Si las personas no siguen las instrucciones en un mapa, aunque tengan uno, aún pueden perderse.
Mito #2: Somos nuevos y evolucionamos demasiado rápido, por lo que no tiene sentido documentar nuestros procesos.
Incluso la empresa de más rápida evolución debe proporcionar valor. Y la mejor manera de garantizar la entrega de valor es documentar cómo lo entrega (o cómo pretende hacerlo, si recién está comenzando).
La publicación de sus procesos lo distinguirá de la competencia en su nivel y lo preparará para la escalabilidad al eliminar posibles cuellos de botella en la agilidad de su inicio.
Si está evolucionando demasiado rápido como para querer invertir en documentar todo, puede conformarse con documentar sus procesos más importantes, como mínimo.
Mito #3: La documentación de procesos no se alinea con nuestra cultura corporativa.
Si su empresa pone mucho énfasis en la cultura, es posible que le preocupe que documentar sus procesos haga que sus empleados se sientan devaluados.
Bueno, documentar tus procesos no se trata de hacer sentir a tus empleados que no confías en su iniciativa. Se trata de encapsular su iniciativa actual y hacerla accesible a otros.
Su cultura corporativa debe basarse en compartir información y ayudar a otros a crecer, no en masajear las inseguridades de algunos de sus empleados.
Difícilmente un empleado consigue un ascenso si es indispensable en su puesto actual. Además, ¡compartir es cuidar!
Mito #4: Simplemente no tenemos tiempo para esto en este momento.
Demasiados dueños y gerentes de negocios creen que apenas tienen tiempo para completar sus proyectos actuales, y mucho menos documentar sus procesos.
«No quiero perder el tiempo escribiendo cosas que no puedo encontrar el tiempo para completar en primer lugar», dicen. “No hay forma de que podamos darnos el lujo de priorizar eso ahora”.
¿Suena familiar?
Sin embargo, ¿ha considerado que siempre puede estar compitiendo contra los plazos por la simple razón de que sus procesos son ineficientes y necesitan una reevaluación?
Si bien es cierto que la documentación del proceso puede ralentizarlo momentáneamente, apreciar el panorama general valdrá la pena al final.
Primero, la configuración inicial lleva algo de tiempo. Habrá muy pocos retornos desde el principio. Deberá manejar las tareas que está convirtiendo en un proceso, y eso podría significar que en realidad está siendo menos eficiente por un tiempo. Pero si se es paciente, se verán los beneficios.
Mito #5: No tenemos documentación del proceso.
Esto es algo que probablemente escuchará si habla con un supervisor o un gerente intermedio sobre la documentación del proceso que ya está en funcionamiento y que emplea su equipo.
Pero en verdad, hay bases de documentación de procesos en cualquier negocio que mire. El problema es que esta documentación puede ser de uso privado y, en general, no es accesible para otros: algunos miembros del personal pueden simplemente disfrutar de las llaves del reino.
Estos documentos pueden ser notas garabateadas en una hoja de papel, instrucciones útiles enviadas a un colega para que pueda realizar tareas mientras el responsable del proceso está de vacaciones, o capturas de pantalla o videos que destaquen cómo se hacen las cosas.
Cuando te sientas con aquellos que llevan a cabo un proceso y les preguntas amablemente, pueden mostrarte que tienen documentación fantasma en su lugar.
Mito #6: Lo importante es que las tareas se hagan.
¿Cuál es el punto de documentar?
Cierto, hacer las cosas es importante. Pero también lo es entender cómo se hace. Esto se debe a que las variaciones utilizadas por parte de su personal, aunque finalmente realizan el trabajo, pueden estar costando a la empresa pérdida de tiempo y eficiencia.
La documentación del proceso le permitirá obtener de su gente una manera unificada de ejecutar un proceso, lo que proporciona un punto de referencia para futuras mejoras del proceso.
Mito #7: Un documento de proceso útil debe parecer complicado.
Dado que la documentación del proceso requiere un poco de esfuerzo, algunos esperarán que el producto sea un diagrama complejo que justifique el tiempo y el esfuerzo invertidos.
Introducen complejidades para compensar, por lo que tienen un documento que parece lo suficientemente serio. Lo que hay que tener en cuenta aquí es que el propósito de la documentación es simplificar, no complicar.
Evidentemente, un documento confuso no cumple ese objetivo. En última instancia, cuanto más simple sea su documento de proceso, más útil resultará en el futuro.
Mito #8: Debes mapear todo al mismo tiempo.
Algunos consultores insisten en pasar semanas o meses en entrevistas tratando de mapear todo lo que pueden pensar sobre un negocio. Si bien las intenciones suelen ser buenas, hay una mejor manera de abordar la documentación del proceso que es menos invasiva para el funcionamiento diario del negocio.
Las organizaciones ya tienen indicadores de problemas de procesos, como quejas, solicitudes de soporte, devoluciones de artículos, comentarios de los clientes, cancelaciones, cuellos de botella en las transferencias, etc.
Estos son candidatos ideales para la documentación de procesos y un buen punto de partida. A medida que mida los resultados exitosos de los procesos ya documentados, eso le proporcionará la motivación para documentar otros aspectos de su negocio, ¡Empiece por los problemas!
Mito #9: soy el experto, así que lo hago bien todo el tiempo.
Esta también puede denominarse «la trampa del experto».
Sin embargo, incluso en la unidad de emergencias de un hospital donde el médico jefe asume un estado de semidiós, ocurren errores.
Un estudio realizado en un hospital y referenciado en el libro The Checklist Manifesto de Atul Gawande muestra que un paciente individual requiere 178 acciones diarias. Solo el 1% de estas acciones dieron como resultado un error.
Es cierto que el 1% puede no parecer mucho, pero eso promedia dos errores por paciente al día.
Esa es también la razón por la cual los pilotos no confían en la memoria para volar aviones. Siguen un proceso documentado en una lista de verificación. Después de todo, errar es de humanos.
Mito #10: la documentación del proceso hace que el trabajo sea menos divertido.
Es cierto que un documento de proceso enfoca nuestra actividad e impone algunas restricciones a la expresión creativa en la forma en que llevamos a cabo nuestro trabajo. ¡Pero ese es el punto! Esto significa que pasa menos tiempo pensando en cómo llevar a cabo la tarea y más tiempo haciendo el proceso.
Algunos temen que esto acabe con toda la diversión de su trabajo y los dejes aburridos. De hecho, es todo lo contrario. Si bien el uso de un documento de proceso hace que su trabajo sea más repetitivo y menos intuitivo, en el lado positivo, le ahorra tiempo y energía mental.
Cuando lo hace bien la primera vez, no hay necesidad de repasar su trabajo corrigiendo errores o inventando excusas para hacerle a su jefe, o peor aún, a un cliente, por qué no puede entregar a tiempo. Puede pasar menos tiempo en aspectos tediosos y repetitivos de su trabajo, liberando más tiempo para las cosas divertidas.
En palabras de Praveen Suthrum, “Las rutinas te mantienen a ti y a tu equipo emocionalmente equilibrados y físicamente energizados. Ignóralos y puedes estar seguro de que te molestarán en los momentos equivocados”.
Con esos mitos disipados puede afrontar su proyecto de documentación de procesos.