8 pasos para implementar un proceso de gestión del conocimiento en su organización

Un proceso de gestión del conocimiento aumenta la productividad del personal, la calidad de los productos y servicios al capitalizar los activos intelectuales basados en el conocimiento. Sin embargo, la implementación puede ser un buen desafío.

La gestión del conocimiento se refiere al ciclo de vida explícito y tácito de la información que se ejecuta continuamente en toda la organización. Cuando se implementa en función de los objetivos correctos, la clarificación del proceso y los incentivos de las personas, la gestión del conocimiento:

  • Aprovecha los conocimientos y experiencia existentes.
  • Permite una mejor y más rápida toma de decisiones.
  • Proporciona eficiencias de proceso altamente valiosas que eliminan los esfuerzos redundantes.
  • Fomenta la comunicación de información importante de manera amplia y rápida.
  • Estimula la innovación y el crecimiento.

Ansiosas por obtener los beneficios, muchas organizaciones se lanzan a una solución de gestión del conocimiento (por ejemplo, gestión de documentos, minería de datos, wikis y foros corporativos) sin considerar primero los objetivos que desean cumplir o cómo la organización adoptará y seguirá los ciclos de aprendizaje para gestionar sus activos de conocimiento a largo plazo.

La clave del éxito a largo plazo es un enfoque más medido y gradual.

¿Por qué implementar gestión del conocimiento?

Al establecer un proceso de gestión del conocimiento exitoso, una empresa puede reducir costos, mejorar la productividad y mejorar los procesos de intercambio de conocimientos entre equipos, gerentes y empleados.
gestión del conocimiento se enfoca en administrar el conocimiento crítico del negocio y, como resultado, ayuda a mejorar la eficiencia y la productividad en todas las etapas de trabajo y niveles gerenciales.

Mediante la implementación proactiva de sistemas de gestión del conocimiento, las empresas pueden mejorar sus posibilidades de éxito al acelerar la toma de decisiones, crear entornos de aprendizaje más eficientes, apoyar la innovación e inspirar cambios culturales.

Una implementación exitosa de un proceso de gestión del conocimiento exige una alineación entre los objetivos estratégicos de la organización y el proceso en sí. Sobre la base de esos objetivos, tiene sentido evaluar la información, las herramientas y los procesos necesarios para satisfacer las necesidades de gestión del conocimiento de la empresa.

Los mejores primeros pasos en el proceso de gestión del conocimiento implican estrategia, planificación y recopilación de necesidades, mientras que los pasos posteriores se centran en la implementación, el desarrollo y la mejora continua.

5 consideraciones centrales para un proceso de gestión del conocimiento

Un proceso exitoso de gestión del conocimiento considerará estas cinco elementos:

  • Personas. Su proceso debe aumentar la capacidad de las personas dentro de la organización para influir en otros con su conocimiento.
  • Procesos. Los procesos que establezca deben incluir las mejores prácticas y la gobernanza para la identificación eficiente y precisa, la gestión y la difusión del conocimiento.
  • Tecnología. La tecnología que elija debe mejorar la forma en que configura y utiliza las herramientas y la automatización para permitir la gestión del conocimiento.
  • Estructura. Las estructuras organizativas deben transformarse para facilitar y fomentar la conciencia y la experiencia interdisciplinarias.
  • Cultura. Su organización debe establecer y cultivar una cultura basada en el intercambio de conocimientos mediante el aprendizaje continuo para el éxito a largo plazo.

Prepárese para los desafíos de implementación

Implementar un proceso de gestión del conocimiento no es tarea fácil, incluso con la mejor planificación, prepárese para encontrarse y sortear obstáculos.

Algunos desafíos comunes para los que puede prepararse incluyen:

  • Incapacidad para reconocer o articular el conocimiento; convertir el conocimiento tácito en conocimiento explícito.
  • Distancia geográfica y / o barreras idiomáticas en una empresa internacional.
  • Limitaciones de las tecnologías de la información y la comunicación.
  • Áreas de experiencia poco definidas.
  • Cambio constante de negocios.
  • Conflictos internos (por ejemplo, territorialidad profesional)
  • Falta de incentivos u objetivos de gestión del desempeño.
  • Pobres procesos o ciclos de aprendizaje.
  • Pobres procesos de capacitación o tutoría.
  • Barreras culturales (por ejemplo, mentalidad de «así es como siempre lo hemos hecho»)

8 pasos para la implementación de la gestión del conocimiento

Este enfoque de ocho pasos lo ayudará a planificar desafíos comunes, minimizar los riesgos y maximizar las recompensas.

Este enfoque fue desarrollado en base a actividades probadas y verdaderas para implementar cualquier nuevo proceso organizacional. Los primeros pasos enfatizan la estrategia, la planificación y la recopilación de requisitos; los pasos posteriores se centran en la ejecución y la mejora continua.

Paso 1: Establecer los objetivos del proceso de gestión del conocimiento

Antes de seleccionar una herramienta, definir un proceso y desarrollar flujos de trabajo, visualice y articule el estado final ideal. Para establecer los objetivos apropiados, identifique y documente los problemas de la gestión del conocimiento que necesitan resolución y los factores que proporcionarán impulso y justificación para la implementación.

Tómese el tiempo para visualizar y articular sus objetivos finales. ¿Qué espera lograr en cuanto a cómo se captura, comparte y analiza el conocimiento? Comience comparando la documentación existente de conocimientos y procedimientos y luego cree una coincidencia con las habilidades y capacidades requeridas para un rendimiento óptimo dentro de su organización. Deberías ser capaz de:

  • Realizar una evaluación de habilidades
  • Identificar brechas de habilidades
  • Establecer objetivos apropiados del proceso
  • Documentar los problemas de gestión que necesitan resolución.

La mejor manera de comenzar es escribiendo una lista de objetivos a corto y largo plazo que aborden los problemas comerciales y respalden los objetivos comerciales a corto y largo plazo. Los objetivos a corto plazo deberían poder validar que el proceso está en el camino correcto, mientras que los objetivos a largo plazo ayudarán a crear y comunicar el panorama general.

Documente los objetivos a corto y largo plazo que aborden los problemas de gestión y apoyen a las necesidades. Los objetivos a corto plazo deben buscar validar que el proceso está en el camino correcto, mientras que los objetivos a largo plazo ayudarán a crear y comunicar el panorama general.

Paso 2: Prepárese para el cambio

La gestión del conocimiento es más que implementar una simple aplicación tecnológica: es un cambio de cultura, es probable que los empleados tengan que repensar la forma en que comparten el conocimiento que desarrollan y poseen.

Un obstáculo común para aumentar el intercambio de conocimientos es que las empresas principalmente premian el desempeño individual. Esta práctica promueve un comportamiento de «conocimiento es poder» que contradice una cultura basada en el intercambio de conocimientos.

La implementación exitosa de un nuevo proceso de gestión del conocimiento puede requerir cambios dentro de las normas y valores compartidos de la organización; cambios que algunas personas podrían resistir o incluso intentar anular, para minimizar el impacto negativo, prepárese para gestionar el cambio cultural.

Muchas empresas deciden que cuanto más transparentes sean, mejor. Buscar empleados en todos los niveles para obtener sus opiniones sobre la estrategia, el diseño y la ejecución de los cambios de proceso maximizará la mejor oportunidad para el éxito del proceso.

Reclute defensores de la gestión del conocimiento en toda la organización que fomenten los comportamientos de intercambio de conocimientos dentro de sus departamentos y brinden valiosos comentarios al equipo.

Paso 3: definir un proceso de alto nivel como base

Establecer un proceso de gestión del conocimiento de alto nivel es un paso clave para una implementación eficaz y eficiente. Comenzar con un proceso de alto nivel lo ayudará a desarrollar y perfeccionar progresivamente procedimientos detallados e instrucciones de trabajo a lo largo de los pasos cuatro, cinco y seis.

Es esencial documentar claramente el proceso y las necesidades de todos los departamentos involucrados. La utilización de entrevistas en toda la empresa, así como la recopilación de documentación y procedimientos actuales conducirán al análisis más exhaustivo y al desarrollo posterior de nuevos objetivos de KM que estén alineados con los objetivos corporativos de la empresa.

Tenga en cuenta: las personas que serán los usuarios y contribuyentes del conocimiento deberían ser parte de esta conversación. El proceso completamente desarrollado debe finalizarse y aprobarse antes del paso siete (implementación).

Es poco probable que las organizaciones que no definen claramente su proceso de gestión del conocimiento logren plenamente sus objetivos. Tener una sólida comprensión de cómo gestionar el conocimiento dará los resultados finales más relevantes y aplicables.

Las mejores prácticas comunes de gestión del conocimiento a considerar en su plan incluyen: estrategia de conocimiento, creación, identificación, clasificación, captura, validación, transferencia, mantenimiento, archivo, medición e informes.

Gestión del conocimiento

Paso 4: Determinar y priorizar las necesidades tecnológicas

Es hora de evaluar qué tipo de tecnología mejorará y automatizará sus actividades relacionadas con la gestión del conocimiento. Puede determinar y priorizar sus necesidades de tecnología de gestión del conocimiento en función de los objetivos de su proceso establecidos en el paso uno y los controles y criterios del proceso que definió en el paso tres.

El mercado de soluciones de gestión del conocimiento es vasto y diverso; Es imprescindible conocer a los proveedores principales, comprender el costo y el beneficio de cada tipo de tecnología y descubrir cómo cada solución podría ayudarlo, o dificultarlo, a alcanzar sus objetivos.

Obtenga una comprensión de lo que los empleados usan hoy y lo que funciona y no funciona para ellos. No se apresure a comprar una nueva tecnología sin determinar primero si sus tecnologías existentes ya satisfacen sus necesidades. También puede esperar para tomar decisiones tecnológicas costosas después de que el proceso de gestión del conocimiento esté en marcha si existe un amplio soporte y una necesidad de una mejor informática y automatización.

Paso 5: evaluar el estado actual

Después de establecer los objetivos de su proceso, prepararse para los cambios culturales, definir un proceso de alto nivel y determinar y priorizar sus necesidades tecnológicas, puede evaluar el estado actual de la gestión del conocimiento dentro de su organización.

Una vez que haya completado los Pasos 1-4, estará listo para evaluar el estado actual de la gestión del conocimiento dentro de su organización. Se puede usar un análisis organizacional para identificar el estado actual de la práctica entre los departamentos de una organización en relación con las prácticas y procedimientos existentes y documentados. Toda la documentación y los datos pertinentes se recopilarán en esta etapa.

La evaluación debe cubrir los cinco componentes principales de gestión del conocimiento: personas, procesos, tecnología, estructura y cultura. Una evaluación típica debe proporcionar una visión general del estado actual, las brechas entre los estados actuales y deseados, y las recomendaciones para cerrar esas brechas.

Estas recomendaciones serán la base de la hoja de ruta en el paso seis.

Paso 6: construir una hoja de ruta de implementación de gestión del conocimiento

Con la evaluación del estado actual en la mano, es hora de construir la hoja de ruta de implementación para su proceso de gestión del conocimiento. Pero antes de ir demasiado lejos, debe volver a confirmar el apoyo y el compromiso de los altos directivos, así como los fondos para implementar y mantener el proceso de gestión del conocimiento. Sin estos requisitos previos, sus esfuerzos serán inútiles. Tener evidencia sólida de las deficiencias de su organización, a través de la evaluación, debería aumentar la tasa de urgencia.

Tener una estrategia sobre cómo superar las deficiencias será fundamental para obtener el apoyo del liderazgo y obtener la financiación que necesitará. Esta estrategia puede presentarse como una hoja de ruta de proyectos relacionados, cada uno aborda las brechas específicas identificadas por la evaluación. La hoja de ruta puede abarcar meses y años e ilustrar hitos y dependencias clave. Una buena hoja de ruta producirá algunas victorias a corto plazo en el primer paso de los proyectos, lo que reforzará el apoyo para los pasos posteriores.

A medida que pasa el tiempo, continúe revisando y desarrollando la hoja de ruta en función de las condiciones económicas cambiantes y los impulsores de la gestión. Sin duda, obtendrá información adicional a través de las lecciones aprendidas de proyectos anteriores que también se pueden aplicar a proyectos futuros.

Paso 7: Implementación

La implementación de un proceso de gestión del conocimiento y la maduración de la efectividad general de su organización requerirán importantes recursos de personal y fondos.

Sabrá que está en buena forma cuando:

  • los objetivos son claros
  • los problemas han sido anticipados y planeados para
  • existen procesos y tecnologías que informarán y lanzarán su proceso KM
  • se han definido las brechas y usted tiene una hoja de ruta que le indica cómo abordarlas

Al reconocer y documentar los éxitos a corto plazo a través de cada paso de la hoja de ruta, el impulso de su proceso se mantendrá estable.

Prepárese para el largo plazo, pero asegúrese de estar haciendo avances incrementales y celebre. Mientras se reconozcan el valor y los beneficios del proceso en desarrollo, debe haber poca resistencia para continuar invirtiendo en la gestión del conocimiento.

Paso 8: medir y mejorar el proceso de gestión del conocimiento

¿Cómo sabrá que sus inversiones en gestión del conocimiento están funcionando? Necesitará una forma de medir su efectividad y compararla con los resultados anticipados. Si es posible, establezca algunas mediciones de referencia para capturar la toma anterior del desempeño de la organización antes de implementar el proceso de gestión del conocimiento. Luego, después de la implementación, marque y compare los nuevos resultados con los resultados anteriores para ver cómo ha mejorado el rendimiento.

No se desanime si los beneficios no son tan obvios como hubiera esperado. Tomará tiempo para que la organización se vuelva competente con los nuevos procesos y mejoras. Con el tiempo, los resultados deberían seguir su ejemplo.

Al decidir las métricas apropiadas para medir el progreso de su organización, establezca un cuadro de mando integral que proporcione métricas en las áreas de rendimiento, calidad, cumplimiento y valor. El punto clave detrás de establecer un cuadro de mando integral de gestión del conocimiento es que proporciona información valiosa sobre lo que funciona y lo que no. Luego, puede tomar las medidas necesarias para mitigar las brechas de cumplimiento, rendimiento, calidad y valor, mejorando así la eficacia general del proceso de gestión del conocimiento.

El poder de la gestión del conocimiento

La implementación de un proceso completo de gestión del conocimiento requiere tiempo y recursos, sin embargo, los resultados pueden ser impresionantes. También puede minimizar el riesgo adoptando un enfoque por fases que ofrezca beneficios en cada paso.

Las organizaciones que han realizado este tipo de inversión en gestión del conocimiento obtienen resultados tangibles rápidamente. Se suman a sus mejores y más bajos resultados a través de tiempos de ciclo más rápidos, mayor eficiencia, mejor toma de decisiones y mayor uso de soluciones probadas en toda la empresa.

Dicho esto, es hora de que la goma se encuentre con el camino. Ya sabes cuáles son los objetivos. Has mitigado adecuadamente los problemas culturales. Tienes los procesos y las tecnologías que permitirán y lanzarán tu proceso de gestión del conocimiento. Usted sabe cuáles son las brechas y tiene una hoja de ruta para indicarle cómo abordarlas.

A medida que avanza en cada paso de la hoja de ruta, asegúrese de darse cuenta de sus ganancias a corto plazo. Sin ellos, su proceso puede perder impulso y el apoyo de las partes interesadas clave.

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Daniel Jimenez

Mi propósito es aportar soluciones sobre gestión de calidad a líderes de sistemas y emprendedores que buscan mejores resultados. Ingeniero con máster y algunos años de experiencia sobre terreno, picando piedra, metal o lo que hiciera falta, Clic Aquí Para Conocer Algunas De Mis Soluciones Y Herramientas.

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