Cómo Determinar Los Procesos De Una Empresa

Dos científicos de la gestión de la calidad, Deming y Juran notaron que la mayoría de los problemas de calidad están relacionados con los procesos; escasamente son causados por las personas que hacen el trabajo.

Por lo tanto, entender cómo diseñar, gestionar y mejorar los procesos es vital, y los altos directivos deben asumir esta responsabilidad.

Aquí te presento sobradas razones por las que los procesos son muy importantes:

Productividad: Los procesos bien diseñados permiten a una empresa realizar sus actividades de manera más eficiente y eficaz, evitando la duplicación de esfuerzos y minimizando el desperdicio de recursos.

Consistencia: Los procesos establecidos aseguran que todas las tareas se realicen de la misma manera cada vez, lo que garantiza la consistencia en los productos o servicios entregados a las partes interesadas.

Control: Los procesos ayudan a la empresa a mantener un mayor control sobre sus operaciones, permitiendo una mejor medición y seguimiento del desempeño, y la identificación temprana de posibles riesgos.

Mejora continua: Los procesos permiten a la empresa identificar áreas de mejora y oportunidades de optimización, lo que a su vez facilita la implementación de mejoras continuas y el logro de una mayor eficacia y calidad.

En resumen, los procesos son esenciales para una empresa ya que proporcionan un marco estructurado para las actividades y permiten a la empresa trabajar de manera más eficiente, consistente y controlada, lo que a su vez puede mejorar el rendimiento y la rentabilidad a largo plazo.

Definición de procesos empresariales.

Un proceso es una secuencia de actividades vinculadas realizadas por un grupo de partes interesadas; cuyo objetivo es generar un resultado, como producir un bien o servicio para un cliente dentro o fuera de la organización.

Generalmente, los procesos requieren una combinación de personas, máquinas, herramientas, técnicas, materiales, información y energía en una secuencia de pasos o acciones.

Descripción de la importancia de conocer los procesos de una empresa.

Conocer los procesos de una empresa es fundamental para una gestión efectiva y eficiente de la organización.

Algunas razones importantes por las que es importante conocer los procesos de una empresa incluyen:

Identificar y mejorar los procesos ineficientes: Al conocer los procesos de la empresa, se pueden identificar fácilmente aquellos que son ineficientes o que generan cuellos de botella, lo que permite tomar medidas para mejorarlos. Esto puede ayudar a reducir los costos de la empresa, aumentar la productividad y mejorar la satisfacción del cliente.

Mejorar la toma de decisiones: Al conocer los procesos de la empresa, se puede tener una visión clara de cómo se desarrollan las actividades en la organización y cómo se relacionan entre sí. Esto puede permitir una mejor toma de decisiones, ya que se pueden identificar fácilmente las áreas en las que se deben tomar medidas para mejorar la eficiencia.

Garantizar la calidad: Al conocer los procesos de la empresa, se pueden implementar medidas para garantizar la calidad de los productos o servicios que se ofrecen. Esto puede incluir la implementación de controles de calidad en las diferentes etapas del proceso, lo que puede ayudar a detectar y corregir cualquier problema antes de que llegue al cliente.

Facilitar la capacitación de los empleados: Al conocer los procesos de la empresa, se pueden desarrollar programas de capacitación para los empleados que les permitan comprender cómo se desarrollan las actividades en la organización y cómo se relacionan entre sí. Esto puede ayudar a mejorar la productividad y reducir los errores.

En resumen, conocer los procesos de una empresa es esencial para la gestión efectiva y eficiente de la organización. Esto permite identificar y mejorar los procesos ineficientes, mejorar la toma de decisiones, garantizar la calidad y facilitar la capacitación de los empleados.

Paso 1: Identificar los objetivos de la empresa.

Define los objetivos que deseas lograr al identificar y analizar los procesos de la organización. Estos objetivos pueden incluir mejorar la eficacia y eficiencia, reducir costos o mejorar la calidad de los resultados entregado a las partes interesadas.

Para identificar los objetivos de la empresa, podemos seguir los siguientes pasos:

Revisar la visión y misión de la empresa: La visión y misión son declaraciones clave que describen los valores, metas y objetivos de la empresa. Revisar estas declaraciones puede ayudar a identificar los objetivos de la empresa.

Analizar el entorno: Es importante analizar el entorno en el que opera la empresa, incluyendo los factores políticos, económicos, sociales y tecnológicos que pueden afectar sus objetivos.

Evaluar el desempeño actual: Para identificar los objetivos de la empresa, es importante evaluar su desempeño actual en términos de rentabilidad, productividad, satisfacción del cliente, entre otros aspectos relevantes.

Identificar los objetivos deseados a corto y largo plazo: La empresa debería plantearse objetivos a corto plazo (por ejemplo, aumentar las ventas en un trimestre determinado) y objetivos a largo plazo (por ejemplo, expandirse a un nuevo mercado en los próximos cinco años).

Definir metas SMART: Los objetivos deben ser específicos, medibles, alcanzables, relevantes y con un plazo determinado (SMART por sus siglas en inglés). De esta manera se asegura que los objetivos son claros y alcanzables.

Priorizar los objetivos: Es vital priorizar los objetivos en función de su importancia y el impacto que tendrán en la empresa. Es necesario establecer los objetivos que son más críticos para el éxito de la empresa y trabajar en ellos en primer lugar.

Comunicar los objetivos: Finalmente, es importante comunicar los objetivos de la empresa a todos los miembros del equipo para que todos estén alineados en el mismo rumbo y trabajen juntos para lograrlos.

Véase EID-MÉT-28 Método determinación de los objetivos de la calidad

Paso 2: Identificar los procesos.

Es importante tener una comprensión clara de los procesos para poder analizarlos adecuadamente. Identifica los procesos que generan los resultados. Asegúrate de que los procesos sean claramente definidos y tenga una estructura de sistemas bien claras.

Para identificar los procesos de una empresa, podemos seguir los siguientes pasos:

Definir el alcance: Se debe establecer el alcance de la identificación de procesos, es decir, qué áreas y funciones de la empresa se van a analizar.

Mapear los procesos: Se debe realizar un mapa de los procesos de la empresa, desde el inicio hasta el final. Este mapa debe mostrar cómo fluye el trabajo a través de la empresa y cómo se relacionan los diferentes procesos entre sí.

Identificar los objetivos: Cada proceso debe tener un objetivo específico que se espera lograr. Es importante identificar estos objetivos para poder medir la eficacia de los procesos.

Identificar las entradas y salidas: Cada proceso debe tener entradas y salidas claramente definidas. Las entradas son los recursos necesarios para llevar a cabo el proceso, mientras que las salidas son los resultados esperados.

Analizar los riesgos y oportunidades: Se deben identificar los riesgos y oportunidades asociados a cada proceso. Por ejemplo, un riesgo podría ser la falta de capacitación del personal en un proceso específico, mientras que una oportunidad podría ser la implementación de una nueva tecnología para mejorar la eficiencia del proceso.

Evaluar la eficacia: Se deben establecer indicadores de desempeño para medir la eficacia de cada proceso. Estos indicadores deben ser relevantes y medibles, y deben estar alineados con los objetivos de la empresa.

Véase EID-FOR-26 Plantilla mapa de procesos

Paso 3: Analizar y evaluar los procesos actuales.

Para analizar y evaluar los procesos actuales de una empresa, se pueden seguir los siguientes pasos:

Identificar los indicadores de desempeño: Se deben establecer los indicadores de desempeño clave para cada proceso, con el fin de medir la eficacia y la eficiencia del proceso en términos de tiempo, costo, calidad, satisfacción del cliente y otros aspectos relevantes.

Analizar el proceso actual: Se debe analizar el proceso actual para identificar las fortalezas, debilidades, oportunidades y riesgos del proceso en términos de cumplir con los objetivos establecidos y las expectativas de los clientes.

Véase EID-PRO-43 Procedimiento para el seguimiento, medición, análisis y evaluación

Paso 4: Identificar oportunidades de mejora e implementarlas.

Para identificar oportunidades de mejora e implementarlas, se pueden seguir los siguientes pasos:

Identificar el problema: Se debe identificar el problema específico que se desea mejorar. Esto puede hacerse a través de la retroalimentación de los clientes, la revisión de los indicadores de desempeño o el análisis de los procesos actuales.

Definir el alcance: Se debe definir el alcance de la mejora, es decir, qué procesos o áreas se verán afectados por la mejora y qué recursos se requerirán para llevarla a cabo.

Establecer los objetivos: Se deben establecer objetivos claros y medibles para la mejora, que estén alineados con los objetivos estratégicos de la empresa y los requisitos de los clientes.

Identificar las oportunidades de mejora: Se deben identificar las oportunidades de mejora que permitan alcanzar los objetivos establecidos. Esto puede incluir la simplificación de procesos, la reducción de tiempos de espera, la mejora de la calidad del producto o servicio, la reducción de costos, entre otras.

Priorizar las oportunidades de mejora: Se deben priorizar las oportunidades de mejora identificadas en función de su impacto en los objetivos de la empresa y su factibilidad de implementación.

Establecer un plan de acción: Se debe establecer un plan de acción claro y detallado para implementar las mejoras priorizadas, incluyendo los recursos necesarios, los plazos, los responsables y los indicadores de desempeño.

Implementar las mejoras: Se deben implementar las mejoras según el plan establecido, asegurándose de que se comuniquen claramente los cambios y se brinde la capacitación necesaria a los empleados para que puedan adaptarse a los nuevos procesos.

Monitorear y medir los resultados: Se debe monitorear y medir los resultados de las mejoras implementadas, a través de los indicadores de desempeño establecidos, y asegurarse de que los procesos continúen cumpliendo con los objetivos de la empresa y las expectativas de los clientes.

Revisar y mejorar continuamente: Se deben revisar y mejorar continuamente los procesos para asegurar su eficacia y eficiencia a lo largo del tiempo. Se deben establecer mecanismos para recibir retroalimentación de los clientes y del personal para identificar oportunidades de mejora.

Véase EID-PRO-30 Gestión de los riesgos y las oportunidades

Paso 5: Documentar los procesos.

La documentación de los procesos es una parte importante de la gestión de procesos empresariales y puede ayudar a garantizar que los procesos se lleven a cabo de manera consistente y eficiente. Para documentar los procesos, se pueden seguir los siguientes pasos:

Crear un estándar para la documentación: Crear un diseño estructural y organizativo como base para elaborar los documentos necesarios.

Mapear el proceso: Se debe mapear el proceso, lo que implica identificar las actividades y tareas que se llevan a cabo en cada etapa del proceso, así como los responsables y los plazos.

Crear un diagrama de flujo: Se debe crear un diagrama de flujo para ilustrar el proceso. Esto ayuda a visualizar el flujo de trabajo y las interacciones entre las diferentes actividades y tareas.

Describir el proceso: Se debe describir el proceso, utilizando un lenguaje claro y conciso. Esto debe incluir los pasos del proceso, los plazos, los responsables y las entradas y salidas clave.

Identificar los controles y las medidas: Se deben identificar los controles y las medidas para garantizar la calidad y la eficiencia del proceso, como los controles de calidad, las medidas de seguridad y las medidas para la gestión de riesgos.

Revisar y aprobar: Se debe revisar y aprobar la documentación del proceso por parte de los responsables del proceso y otros interesados relevantes.

Actualizar y mantener: Se debe actualizar y mantener la documentación del proceso a medida que se realicen cambios en el proceso, con el fin de asegurar que la documentación siempre refleje los procesos actuales.

Es importante recordar que la documentación de procesos debe ser clara, concisa y fácil de entender. Además, debe estar disponible para el personal de la empresa que lo necesite y actualizarse regularmente para asegurar la continuidad del proceso.

Véase EID-PRO-02 Procedimiento maestro para crear y actualizar información documentada controlada

Análisis de flujos de trabajo.

El análisis del flujo de trabajo se refiere a la evaluación de la secuencia de tareas y actividades que producen un resultado de flujo de trabajo específico.

El análisis proporciona información sobre cada paso del flujo de trabajo para identificar redundancias, cuellos de botella y otros problemas.

Además esta herramienta, implica la identificación y documentación de los pasos y decisiones que se toman durante un proceso de trabajo, así como la identificación de los puntos de cuello de botella o áreas de mejora en el proceso.

Esto se logra mediante la observación directa del proceso, la recopilación de datos y la realización de entrevistas con los empleados que participan en el proceso.

Una vez que se ha realizado el análisis del flujo de trabajo, se pueden hacer recomendaciones para mejorar el proceso, como la eliminación de pasos innecesarios, la automatización de ciertas tareas o la reorganización de los roles y responsabilidades de los empleados.

Esto puede conducir a una mayor eficiencia y productividad, así como a una reducción de los costos y tiempos de producción.

Diagramas de flujo.

Un diagrama de flujo es un diagrama que representa un proceso, sistema o secuencia lógica.

Son ampliamente utilizados en múltiples campos para documentar, estudiar, planificar, mejorar y comunicar procesos a menudo complejos en diagramas claros y fáciles de entender.

Los diagramas de flujo usan rectángulos, óvalos, rombos y muchas otras formas para determinar el tipo de paso, junto con flechas de conexión para definir el flujo y la secuencia.

Pueden variar desde gráficos simples dibujados a mano hasta diagramas completos dibujados por computadora que representan múltiples pasos y rutas.

Si consideramos todas las diversas formas de diagramas de flujo, son uno de los diagramas más comunes del planeta, utilizados tanto por personas técnicas como no técnicas en numerosos campos.

Los diagramas de flujo a veces reciben nombres más especializados, como Diagrama de flujo de procesos, Mapa de procesos, Diagrama de flujo funcional, Mapeo de procesos comerciales, Modelado y notación de procesos (BPMN) o Diagrama de flujo de procesos (PFD).

Están relacionados con otros diagramas populares, como los diagramas de flujo de datos (DFD) y los diagramas de actividad del lenguaje de modelado unificado (UML)

En un diagrama de flujo, los pasos de un proceso se representan mediante símbolos y conectores, que indican la secuencia lógica de los pasos y las decisiones que se toman en el proceso.

Por ejemplo, los símbolos de inicio y finalización indican el inicio y el final del proceso, mientras que los símbolos de acción representan las tareas que se realizan en el proceso. Los conectores, como las flechas, indican la secuencia lógica de los pasos y las decisiones.

Los diagramas de flujo son útiles porque permiten identificar rápidamente los pasos críticos, los cuellos de botella y las oportunidades de mejora en un proceso.

También ayudan a visualizar la secuencia lógica de los pasos y a identificar las dependencias entre ellos.

Los diagramas de flujo se pueden utilizar para documentar procesos existentes, para diseñar nuevos procesos y para comunicar los procesos a otros miembros del equipo o a las partes interesadas.

Mapeo de procesos.

Un mapa de proceso describe los pasos individuales dentro de un proceso, identificando a los responsables de las tareas y detallando los plazos previstos.

Son particularmente útiles para comunicar procesos entre las partes interesadas y revelar áreas de mejora. La mayoría de los mapas de procesos comienzan en un nivel macro y luego brindan más detalles según sea necesario.

Es decir, va desde retratar el sistema hasta el detalle de los procesos.

El mapeo de procesos implica la identificación de los pasos clave y los subprocesos en el sistema empresarial y la documentación de la secuencia lógica de los pasos.

Esto se hace utilizando diferentes herramientas de diagramación, como los diagramas de flujo, los mapas de proceso, entre otros.

El mapeo de procesos también incluye la identificación de los puntos de cuello de botella, las áreas de mejora y las oportunidades para optimizar el proceso.

Esto se logra mediante el análisis de los datos del proceso, la identificación de los riesgos y la realización de entrevistas con los empleados y otros miembros del equipo que están involucrados en el proceso.

Una vez que se ha completado el mapeo de procesos, se pueden hacer recomendaciones para mejorar el proceso empresarial. Estas recomendaciones pueden incluir la eliminación de pasos innecesarios, la automatización de ciertas tareas, la reorganización de los roles y las responsabilidades, la implementación de controles de calidad y la mejora de la comunicación entre los miembros del equipo.

El mapeo de procesos es una herramienta útil para mejorar la eficiencia y la calidad de los procesos empresariales, lo que puede conducir a una mayor satisfacción del cliente, una mayor eficiencia y un ahorro de costos.

Análisis de valor agregado.

El análisis de valor agregado es un método para identificar problemas dentro de un proceso. El análisis permite que un equipo examine los pasos individuales del proceso para poder separar los pasos que agregan valor para el usuario de los que no lo hacen.

Esta herramienta de análisis de valor agregado (EVA, por sus siglas en inglés) es una técnica utilizada para evaluar la eficiencia y la eficacia de un proyecto o proceso, en términos de costo, tiempo y calidad. El objetivo principal del EVA es medir el valor agregado por un proyecto o proceso en relación con los recursos utilizados para producirlo.

Además, implica la medición de los costos reales y el rendimiento del proyecto o proceso, en comparación con el presupuesto y los objetivos planificados.

Esto se logra utilizando métricas como el costo real del trabajo realizado (CRA), el valor ganado (VG) y el costo estimado al término (CET).

El análisis de valor agregado permite a los gerentes y líderes de proyectos identificar los desvíos de costo y de tiempo en un proyecto o proceso y tomar medidas preventivas o correctivas para corregir estos desvíos.

Además, el EVA también ayuda a evaluar la eficacia del proyecto o proceso en términos de calidad y satisfacción del cliente.

El análisis de valor agregado se utiliza comúnmente en la gestión de proyectos, la ingeniería, la construcción, la producción y otras áreas donde se requiere una evaluación rigurosa de la eficiencia y eficacia de un proyecto o proceso.

Es una herramienta valiosa para medir y mejorar el rendimiento y la eficiencia de los proyectos y procesos empresariales.

Análisis FODA.

El análisis FODA (fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas) es una herramienta utilizada para evaluar la posición competitiva de una empresa y desarrollar la planificación estratégica.

El análisis FODA evalúa los factores internos y externos, así como el potencial actual y futuro.

Una vez que se han identificado las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas, se pueden utilizar para hacer recomendaciones para mejorar el rendimiento y la eficiencia de la empresa u organización.

Por ejemplo, las fortalezas pueden ser aprovechadas para mejorar aún más las capacidades de la empresa, mientras que las debilidades pueden ser corregidas para mejorar el rendimiento.

Las oportunidades pueden ser aprovechadas para ampliar el negocio, mientras que las amenazas pueden ser mitigadas mediante la implementación de estrategias de contingencia.

El análisis FODA es una herramienta útil para evaluar la situación actual de una empresa u organización, identificar áreas de mejora y formular estrategias para aprovechar las fortalezas y oportunidades mientras se abordan las debilidades y amenazas.

Es una técnica comúnmente utilizada en la planificación estratégica y en la gestión empresarial.

La determinación de los procesos de una empresa puede proporcionar varios beneficios, incluyendo:

Identificación de oportunidades de mejora: Al tener claridad sobre los procesos de la empresa, se pueden identificar oportunidades de mejora y optimización de estos procesos.

Esto puede ayudar a la empresa a ser más eficiente, ahorrar costos y mejorar la calidad de sus productos o servicios.

Mayor eficiencia y eficacia: Al tener procesos claros y bien definidos, los empleados pueden realizar sus tareas de manera más eficiente y eficaz.

Esto puede ayudar a la empresa a aumentar su productividad, usar correctamente sus recursos y cumplir con los plazos y objetivos establecidos.

Reducción de errores y riesgos: Al tener procesos claros y estandarizados, se pueden reducir los errores y los riesgos asociados con el trabajo no estructurado o improvisado.

Esto puede ayudar a la empresa a mejorar la calidad de sus productos o servicios y reducir los costos asociados con la reparación de errores.

Mejora de la satisfacción del cliente: Al tener procesos claros y bien definidos, la empresa puede asegurarse de que sus clientes reciban productos o servicios de alta calidad de manera consistente.

Esto puede mejorar la satisfacción del cliente y aumentar la lealtad del cliente hacia la empresa.

Facilita la implementación de nuevas tecnologías: Al tener procesos bien definidos, la empresa puede adaptarse mejor a la implementación de nuevas tecnologías, como herramientas de automatización o software de gestión empresarial.

Esto puede ayudar a la empresa a mantenerse actualizada y competitiva en un entorno empresarial en constante evolución.

Alineación de los procesos con los objetivos empresariales: Cada actividad y tarea dentro de la organización debe estar diseñada para contribuir directa o indirectamente a la consecución de los objetivos empresariales.

De esta manera, se evita el desperdicio de recursos y se maximiza la eficiencia de la empresa.

Determinar los procesos de una empresa es importante porque permite identificar oportunidades de mejora, aumentar la eficiencia, reducir errores y riesgos, mejorar la satisfacción del cliente y facilitar la implementación de nuevas tecnologías.

Al tener procesos claros y bien definidos, los empleados pueden realizar sus tareas de manera más efectiva, lo que puede aumentar la productividad de la empresa y mejorar la calidad de sus productos o servicios.

Además, la determinación de los procesos puede ayudar a la empresa a adaptarse mejor a los cambios en el entorno empresarial y mantenerse competitiva.

En resumen, la determinación de los procesos es fundamental para la eficacia y eficiencia de una empresa en términos de costos, calidad y satisfacción del cliente.

Invito a los lectores para que apliquen los pasos y herramientas presentados en el artículo.