Cómo Eliminar, Combinar, Reorganizar Y Simplificar Actividades En Los Procesos

Incluye formato descargable

En cuestión de trabajo, realizar un producto o servicio más rápido, mejor y más barato, supone que la secuencia de actividades debería estar integrada solo por actividades que agreguen valor y nos acerquen más a la satisfacción del cliente, en muchos de los casos hay oportunidades de optimizar nuestros procesos.

Nosotros, los humanos no somos tan malos en reorganizar, pero si fuéramos mucho mejores en simplificar, eliminar y combinar el mundo sería un lugar mejor.

Un enfoque poco común para optimizar nuestros procesos es el marco de ECRS – Eliminar, Combinar, Reorganizar y Simplificar –; en este artículo explicaré cómo aplicar el marco seguido del uso de una plantilla para el análisis de trabajo descargable.

5W y 1H – ¿Qué es?

Cuestionarse todo ayuda a romper esas zonas de confort en las que nuestros procesos se desempeñan después de un tiempo. Formularnos preguntas estructuradas es el primer paso. Es fundamental para la comprensión de cualquier proceso y eventualmente generar ideas prácticas para la mejora. Así que, aquí está la definición.

¿Qué son los 5W? (Who, When, What, Where, Why)Formato ECRS

En pocas palabras, los 5W son:

• ¿Por qué?
• ¿Qué?
• ¿Dónde?
• ¿Cuándo?
• ¿Quién?

Por ejemplo:

• ¿Quién es responsable de este proceso/actividad?
• ¿Cuál es el propósito de este proceso/actividad?
• ¿Por qué has hecho eso?
• ¿Cuándo pasa esto?

¿Qué es 1H? (How)

Por supuesto, es:

• ¿Cómo?

Por ejemplo “¿Cómo se hace eso?”

Estas preguntas, aunque en principio parecen simples, son fundamentales para comprender mejor el proceso y también las posibles oportunidades de mejora.

¿Y qué es ECRS?

En la generación de ideas prácticas para la mejora, un marco común y práctico que ha demostrado ser útil, es ECRS, que significa lo siguiente:

• Eliminar
• Combinar
• Reorganizar
• Simplificar

Eliminar.
En esta acción, es importante identificar los pasos que pueden ser rápidamente eliminados. Donde sea posible, debemos concentrarnos en eliminar los detalles innecesarios del trabajo.

Combinar.
Cuando el trabajo no puede ser eliminado, entonces tratemos de combinarlos. En esta acción, la fase Combinar aborda el quién, dónde y cuándo.

Reorganizar.
El trabajo también puede ser reorganizado.

Simplificar.
Una buena regla general, independientemente de la situación es simplificar todos los modos. Por supuesto, queremos eliminar en primer lugar, pero si no es así, Combinar, reorganizar y simplificar será útil.

En resumen.

Este conjunto de preguntas del método ECRS resume el análisis; le facilitara su memorización y su aplicación, ayudará a simplificar los detalles del trabajo:

✓ ¿Por qué es necesario este detalle?
✓ ¿Cuál es el propósito de este detalle?
✓ ¿Dónde está el mejor lugar para hace esto?
✓ ¿Cuándo es el mejor momento para hacer esto?
✓ ¿Quién es la mejor persona para hacer esto?
✓ ¿Cuál es la mejor manera de hacer este detalle?

Acciones recomendadas para el lector.

La plantilla  descargable (Análisis de trabajo ECRS.xlsx) muestra lo siguiente:

1. Elementos de trabajo
2. Seguridad, distancia, dimensión, calidad, facilidad
3. ¿Por qué, qué, dónde, cuándo, quién, cómo?
4. Ideas de mejora
5. Eliminar, Combinar, reorganizar y simplificar

Formato ECRS-2

Por lo tanto, será interesante ver cómo podrá aplicar este método sencillo para mejorar la comprensión de sus procesos y cómo mejorarlos.

Desgar Formato

Notas extras para el lector.

7 pasos para la mejora de procesos.

1. Primero se identifica el proceso, o parte del mismo, que se desea mejorar. Después, se definen los límites del mismo, es decir, su inicio y fin. Así mismo se identifican rendimientos y se seleccionan las medidas pertinentes.
2. A continuación, se observan los pasos del proceso, incluyendo lo que en realidad ocurre y cuál es el flujo del proceso. Mientras se observa todo esto, se registra todo lo que se descubre.
3. Ya sea durante o después de la fase de observación, también se recabaran todos los datos cuantitativos relevantes relativos al proceso. Es preciso recordar que una medida es un dato cuantitativo del proceso.
4. Después de recolectar los datos, se analizan y resumen. En otras palabras, se determina lo que significan y de qué manera son importantes.
5. Con base en los datos analizados, se identifican aéreas de mejora. Primero se va detrás de las más grandes. Después de eso, se sigue con las más pequeñas.
6. Una vez que se identificó lo que se desea mejorar, se desarrolla algún tipo de método de mejora. Se desarrolla una cura para la enfermedad.
7. Después de desarrollar un arreglo, implementarlo. Comprobarlo. Durante este período de pruebas, se vigila asimismo la mejora para determinar su funcionamiento.

Ejemplo

La agencia fiscal que expide placas de identificación para autos, atiende a 12 clientes en promedio por hora, el trabajo básicamente es recibir y revisar el expediente de solicitud, registrarlo, recibir el pago y extender un recibo.

La alta dirección a considerado aumentar el ritmo de trabajo al inicio de año, es el tiempo cuando se renuevan expedientes; ha contratado a un experto en mapeo y gestión de calidad para analizar y optimizar el trabajo.

El experto detectó la actividad más tardada: la digitalización del expediente del cliente (Elemento de trabajo: Uso del Scanner).

A simple observación, el servidor público digitaliza 3 documentos del cliente y se dirige al scanner ubicado a 26 pasos de su lugar de trabajo (Distancia, 5w=Dónde)

La principal idea de mejora propuesta fue acercar el scanner a las aéreas de trabajo (no más de 5 pasos) así como de proveer de dos scanners más además de digitalizar sólo dos documentos.

La acción implico reorganizar y simplificar, aumentando de 12 a 29 personas atendidas por hora.

Lectura recomendada.

Libro:

The Lean Six Sigma Guide to Doing More With Less: Cut Costs, Reduce Waste, and Lower Your Overhead. Ed. John Wiley & Sons, Inc, Autor: Mark O. George

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Guía implementación de ISO 9001:2008

Daniel Jimenez

Ingeniero Industrial, Máster en Dirección y Gestión de la Calidad. Con gusto comparto mis experiencias y conocimiento sobre Sistemas de Gestión aquí. Me especializo en aportar soluciones a líderes de sistemas que quieren obtener mejores resultados de sus proyectos de implementación, mejora o auditoría, Clic Aquí Para Conocerlas Hoy.

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