Cómo Hacer Cambios En Un #SGC En Ocho Pasos

El proceso de gestión del cambio identificado en los requisitos de ISO 9001:2015, puede estructurarse en ocho pasos, como sigue:

  1. Identifique la necesidad de cambio: identifique, qué puede mejorar la satisfacción del cliente, ¿un tiempo de espera más corto?, por ejemplo, si implementa un proceso propio para comprar materias primas en lugar de externalizar este proceso; esto debería reducir el tiempo de realización del producto o servicio.
  2. Identificar el propósito del cambio y las posibles consecuencias: Si el objetivo del cambio es reducir el tiempo de realización y mejorar la satisfacción del cliente, pero en contraparte, una consecuencia negativa podría ser el aumento de los precios de los insumos (un riesgo que debe ser abordado). Como reacción proactiva, se pueden hacer planes para contratar empleados, encontrar y aprobar proveedores, y poner el proceso en marcha.
  3. Asegurar la integridad del SGC: El plan es asegurarse de que no tendremos problemas en ningún otro punto del SGC debido a algún cambio que estemos por implementar. Por ejemplo, necesitamos preguntar si la inspección entrante de materias primas necesita cambiar o no debido a un nuevo proceso; también, el momento de la implementación de un nuevo proceso necesita ser hecha para que no haya interrupción en el flujo de materia prima que podría afectar la satisfacción de los requisitos del cliente.
  4. Asignar recursos: Identifique los recursos necesarios para poner en práctica el plan y asigne esos recursos.
  5. Identificar y comunicar las responsabilidades cambiadas: Con los nuevos empleados, puede surgir una necesidad para la administración de esos empleados. ¿A quién se reportarán los nuevos compradores?
  6. Definir un plan: Responda a las preguntas ¿Qué?, ¿Cómo?, ¿Con qué?, ¿Cuándo?, ¿Quién? para documentar un plan que le permita hacer el cambio.
  7. Llevar a cabo el plan: Poner el plan en marcha utilizando los recursos identificados.
  8. Asegurar la efectividad de la implementación: Antes de considerar el plan completo, es importante asegurarse de que todo ha sido cubierto comprobando que no hay problemas presentes que necesiten ser abordados.

Si bien este es un proceso simple, y puede agregar lo que necesita, los cambios significativos siempre deben ser planificados. Los planes pueden ser más o menos complejos, pero si hay problemas al ejecutar el cambio estos no deben ser por una pobre planificación.

Por último:

¿Tenemos que llevar un registro de los cambios y cómo fueron planeados?

La norma ISO 9001:2015 no requiere registros (es decir, información documentada retenida), pero será más difícil comprobar que los cambios planificados y eficaces ocurrieron sin registros. Además, el proceso será más coherente y eficaz si se guía por un formulario o procedimiento documentado. Pero usted no está obligado a mantener registros o tener un procedimiento documentado.

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Guía implementación de ISO 9001:2008

Daniel Jimenez

Ingeniero Industrial, Máster en Dirección y
Gestión de la Calidad. Con gusto comparto mis experiencias y conocimiento sobre Sistemas de Gestión aquí. Me especializo en aportar soluciones a líderes de sistemas que quieren obtener mejores resultados de sus proyectos de implementación, mejora o auditoría, Clic Aquí Para Conocerlas Hoy.

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