Cómo hacer un cuestionario para autoevaluar la gestión del conocimiento en empresas

El propósito de un cuestionario es medir alguna temática relacionada con nuestra dirección estratégica; la información que resulte debe ser de valor suficiente para tomar decisiones y acciones de mejora que nos ayuden a lograr nuestros propósitos.

Conocemos de antemano la importancia de la gestión del conocimiento en las organizaciones y los efectos de una gestión enfocada en la mejora continua; considerando lo anterior pasemos al diseño del cuestionario.

Paso uno: defina el medio se soporte para el cuestionario.

Hoy día es normal diseñar cuestionarios en medios digitales para después imprimirlos y trabajar en ellos; existen algunas plataformas como Google docs u otras plataformas cloud (ver aquí) que permiten diseñar cuestionarios digitales y enviarlos por correo electrónico a las partes interesadas participantes; para fines prácticos aquí diseñaremos uno utilizando Excel de MS.

Paso dos: determine el propósito.

Determinamos los elementos que deseamos evaluar de nuestro proceso de gestión del conocimiento; nuestros elementos clave están en función de lo que en distintos frentes se está haciendo por identificar las fuentes de conocimiento, mantenerlas y mejorarlas; estas son las cinco principales:

• Generalidades
• Estilo de liderazgo
• Dirección estratégica
• Gestión de los procesos
• Recursos humanos (gestión de las personas)

Paso tres: determine la batería de preguntas para cada elemento.

Debemos formular preguntas que nos permitan conocer cómo se está gestionando el conocimiento en los distintos elementos mencionados; a continuación, algunos ejemplos:

Generalidades

• Se permite cometer errores; que se toleran y no se penalizan, los errores se discuten abiertamente, y las personas aprenden de los errores de los demás.
• Todos saben dónde se puede encontrar el conocimiento particular en la organización, es claro y accesible para cada uno; en caso de ser necesario un nuevo conocimiento las personas saben cómo acceder a él.
• Los empleados tienen espacios físicos para pensar, aprender, tanto conscientemente como inconscientemente, actuar, tener contactos informales, adquirir experiencias y experimentar y tomar riesgos.

Estilo de liderazgo

• La alta dirección está comprometida con incrementar la capacidad de aprendizaje y con la creación de una organización que aprende.
• Se estimula y anima a los empleados de forma continua a identificar y resolver problemas comunes como un equipo, hacer sesiones de lluvia de ideas, a generar nuevas ideas y a compartirlas con los demás.
• Los directivos poseen el conocimiento clave para el éxito sostenido.

Dirección estratégica

• La gestión del conocimiento es un tema estratégico y es parte de la visión organizacional compartida.
• Se produce un aprendizaje colectivo continuo para desarrollar las competencias clave de la organización.
• Los directivos han formulado objetivos de conocimiento y aprendizaje; sus indicadores y de medidas de actuación relacionadas que se apoyan en la dirección estratégica de la organización.

Gestión de los procesos

• Los empleados no acaparan el conocimiento, sino que lo comparten de forma espontánea con los demás. Tanto los individuos como las unidades de negocio (en casos corporativos) y los equipos intercambian sus conocimientos de manera intensiva con los demás.
• Se promueve el crecimiento del conocimiento a través de la cultura de la organización. Esta cultura ha de estar caracterizada por la simplicidad, la comunicación abierta y actuar en lugar de hablar tanto.
• Los problemas se resuelven de forma holística mediante un planteamiento metódico y sistémico; para este propósito se diseñan procedimientos, se documentan y usan de forma habitual.

Recursos humanos

• La evaluación del trabajo y el desarrollo de la competencia están explícitamente unidos a la visión personal de cada uno y a la dirección estratégica de la organización.
• Se juzga a los directivos y a los empleados por lo que hacen, no por lo inteligentes que parecen o lo mucho que hablan.
• Se desarrolla constantemente el conocimiento de los empleados y se mantienen al día mediante la información, el aprendizaje y los programas de desarrollo de habilidades.

Paso cuatro: determine la escala de evaluación y una meta deseada para cada pregunta.

Para evaluar cada pregunta estableceremos la siguiente escala:

1. nunca/no/no es correcto
2. de vez en cuando/un poco/casi nunca
3. frecuente/generalmente
4. siempre/sí/correcto

Paso cinco: programe una agenda para su autoevaluación.

Examinando cada una de los elementos y sus respectivas preguntas, podrá darse cuenta qué tipo de información necesita y quién podrá responder con evidencia objetiva a las preguntas de su cuestionario; identificadas a las personas entre en contacto con ellas y acuerde una cita para cubrir su cuestionario.

Paso seis: complete su cuestionario.

A medida que realiza las preguntas y obtiene evidencias objetivas, evalúe cada respuesta objetiva con la escala determinada en el paso cuatro hasta terminar el cuestionario.

Vaya sumando los puntos obtenidos de cada pregunta hasta obtener el total de los elementos, finalmente sume todos los puntos y obtenga el gran total.

Paso siete: haga un analítico.

Una comparación del resultado de cada pregunta con su respectiva meta indicará cuán lejos o cerca estamos de nuestras metas específicas.

También es necesario comparar los totales obtenidos de cada elemento con el total de las metas deseadas.

Utilice un grafico para complementar su informe analítico, puede agregar acciones de mejora como notas en su informe, principalmente en preguntas y elementos en su conjunto que estuvieron muy bajos de su meta; los resultados que están cerca de su meta pueden dejarse de lado sobre todo cuando los recursos para la mejora son limitados.

Paso ocho: emprenda un plan de mejora y evalúe los resultados.

Determine un plan concreto con las acciones necesarias para mejorar la gestión del conocimiento en la organización. Recuerde responder siempre ¿Qué acciones de mejora?, ¿Quién las hará?, ¿Cuándo?, ¿Cómo?

Descarga premium del cuestionario en formato editable  MS Excel.

Adjunto el lector encontrará un cuestionario de trabajo para Autoevaluar la gestión del conocimiento, incluye: 1. Cuestionario, 2. grafico analítico, 3. Ejemplo de autoevaluación, 4. Ejemplo de grafico, 5. Formato para realizar planes de acción para la mejora, 6. Lista de acciones probadas y recomendadas para mejorar la gestión del conocimiento en cualquier entorno de trabajo.

Descargar Ahora Por: 9.00 USD