Conoceremos la importancia del uso del Cronograma de actividades de Gantt para implementar ISO 9001:2015, su origen, sus características y los beneficios que lo hacen la herramienta perfecta para controlar día a día la implementación, y recomendaciones claves para sacarle mejor provecho. ¡Acompáñanos en este artículo!
Imagínese lo difícil que es hacer malabarismos con numerosas pelotas a la vez, ¡perdemos una pelota y todo el acto puede irse por la borda!
La implementación de ISO 9001:2015 es bastante similar a los malabares, constantemente estamos «haciendo malabarismos» entre múltiples tareas, personas, requisitos y demás.
En el momento en que no se cumple una fecha límite o la calidad de una tarea no cumple los requisitos, toda la planificación puede tener serias repercusiones.
Por eso, es útil tener una visión general del cronograma de actividades de implementación y saber cuándo se completa cada actividad y quién está trabajando en ella, aquí es donde entra en juego el conocido diagrama de Gantt.
Las personas en todos los ámbitos de la vida los utilizan para planificar, organizar, entregar en tiempo y forma sus proyectos.
Antes de pasar a sus beneficios, primero comprendamos qué son realmente los cronogramas de actividades:
¿Qué es un cronograma de actividades o diagrama de Gantt?
“Un cronograma de actividades Gantt es un tipo de gráfico de barras que ilustra el horizonte de tiempo de un proyecto y muestra las relaciones de dependencia entre las actividades y el estado actual”
En palabras más simples es una vista visual de las tareas que se muestran contra el tiempo. Representan información crítica, como quién está asignado a qué, la duración de las tareas y las actividades necesarias para concretar un proyecto.
En definitiva, los cronogramas de Gantt son los aliados perfectos para planificar, programar y gestionar la implementación de ISO 9001:2015.
Los cronogramas de Gantt llevan el nombre de Henry Gantt, ingeniero mecánico y consultor de administración.
Hoy en día, se aplican a casi todas las industrias y secuencias de actividades que requieran control de tres aspectos clave: tiempo, calidad y costos.
¿De dónde salieron de los cronogramas de actividades?
Henry Laurence Gantt, consultor de gestión e ingeniero, en 1910 diseñó un gráfico para ayudar a los gerentes de fabricación a visualizar fácilmente la relación tiempo y trabajo.
En ese momento se usaban para grandes proyectos de infraestructura como la construcción de represas y carreteras, con el tiempo, sufrió algunos cambios y evolucionó a cronogramas de Gantt. Por lo tanto, Henry Gantt es considerado el inventor del cronograma de Gantt (de ahí el nombre).
Ya que hemos revisado qué son los cronogramas de actividades y cómo se popularizaron, es hora de que discutamos cómo apoyan la implementación de ISO 9001:2015
¿Por qué es útil el cronograma de actividades de Gantt al implementar ISO 9001?
Si se pregunta para qué se usa el cronograma de Gantt y por qué es útil para los líderes de implementación, debe saber que estos diagramas simplifican el proceso de planificación. Dado que son fáciles de crear, usar y realizar un seguimiento, demuestran ser de gran ayuda para los responsables de implementar un sistema de gestión.
Un cronograma de actividades, en su forma más simple, es una línea de tiempo que ilustra cómo progresará la implementación durante el tiempo. La vista de línea de tiempo que ofrece un cronograma ha demostrado ser bastante útil para planificar y programar tareas de la implementación de un sistema de gestión.
Ayuda a los lideres de implementación y equipos de procesos a evaluar cuánto tiempo debe tomar una implementación, determinar los recursos necesarios, comprender las dependencias entre tareas y planificar el orden en que se completará cada tarea para que toda la implementación y certificación se entregue a tiempo.
A medida que avanza la implementación, un cronograma de actividades se ajusta simultáneamente y muestra un cronograma actualizado del proyecto para mantener a todos (equipos, clientes y partes interesadas) informados sobre el progreso.
Además de esto, los cronogramas de Gantt son útiles en las reuniones y mejoran otras actualizaciones de estado ante la alta dirección. Facilitan que los equipos comprendan el progreso de las tareas y hablen sobre los riesgos y problemas que pueden encontrar.
En general, el uso de un cronograma de actividades Gantt es útil durante la implementación de ISO 9001; a la alta dirección, el líder de implementación y su equipo les permite visualizar la implementación en el marco de tiempo en el que debe realizarse.
Características de los cronogramas de actividades de Gantt que los hacen útiles para implementar ISO 9001:2015
- Fechas de vencimiento: las fechas son uno de los aspectos claves de un cronograma de actividades de Gantt, ya que muestran a los lideres de implementación no solo cuándo comenzará y finalizará la implementación, sino también cuándo se llevará a cabo cada actividad relacionada con un requisito de la norma. Estos se muestran en la parte superior del gráfico.
- Tareas: La implementación de ISO 9001:2015 siempre parecen tener muchas subtareas. Un cronograma de Gantt ayuda a los lideres de implementación a realizar un seguimiento de todas las subtareas para que nada se pase por alto o se retrase. Las tareas se muestran en el lado izquierdo de la página.
- Hitos: Los hitos son tareas críticas para la finalización y el éxito de una implementación. A diferencia de las cosas menores que también deben completarse, completar un hito proporciona una sensación de logro y progreso, un ejemplo de hito es el proceso de auditorías internas. Al final de cada bloque en un cronograma de Gantt, los hitos se representan con diferentes formas o íconos.
- Barras de tareas: Las barras se utilizan para representar el horizonte de tiempo en el que se debe realizar cada tarea después de que se hayan establecido las subtareas. Esto asegura que cada subtarea se termine a tiempo, asegurando que el proyecto general se complete a tiempo.
- Progreso de barras de tareas: Si bien muchas subtareas se pueden realizar con bastante rapidez, habrá ocasiones en las que desee saber cómo progresa su implementación de un vistazo. Las barras de tareas están sombreadas para representar la parte de progreso de cada tarea, lo que indica el progreso.
- Dependencias: En un proyecto, hay algunas tareas y subtareas que dependen unas de otras para el éxito. Por ejemplo, una tarea debe completarse antes de que otra tarea pueda comenzar o terminar, documentar un proceso requiere de un estándar documental para hacer nuestros procedimientos y demás formatos antes. En un cronograma de actividades Gantt, las dependencias de tareas representan este tipo de relación.
- Identificación de tarea: probablemente tenga numerosas tareas durante el proyecto de implementación. El ID de la tarea se incluye en los cronogramas para ayudar a todos los involucrados a identificar fácilmente la tarea que está discutiendo.
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Los principales beneficios que ofrecen los cronogramas de Gantt para la implementación de ISO 9001:2015:
1. Sepa lo que está pasando en su implementación.
La mayor ventaja de usar cronogramas de actividades Gantt en la implementación es que puede ver todo lo relacionado con el proyecto en un solo lugar. Actúa como una gran herramienta de visualización y priorización, ya que proporciona una visión general total de toda la implementación y le brinda información crítica, por lo tanto, utilizar cronogramas es útil para equipar a los líderes de la implementación con la información que necesitan para supervisar mientras administran las tareas.
2. Mejora de la comunicación y la cohesión del equipo de implementación.
La comunicación es una parte integral de un proyecto que puede hacerlo o deshacerlo. De hecho, un porcentaje significativo de los empleados siente que la falta de comunicación es la principal razón de los fracasos en el lugar de trabajo en general. Por otro lado, se sabe que los cronogramas de Gantt brindan una comunicación clara. Los lideres de implementación pueden usar estos gráficos para saber quién está trabajando en qué y dar información sobre ciertas tareas y pasarles información relevante. Esto le ayuda a comunicarse mejor con los miembros del equipo y también mejora su relación como equipo. Lo que es más importante, elimina la necesidad de tener una herramienta separada para fines de seguimiento y comunicación.
3. Evita la sobrecarga de recursos.
Surgen demasiados problemas cuando los recursos se extienden a demasiadas tareas y procesos. Los cronogramas de Gantt le permiten usar sus recursos de manera efectiva a medida que ve la línea de tiempo de un proyecto donde puede ver fácilmente cómo y dónde se utilizan los recursos. Dentro de los cronogramas, también puede alinear recursos sin sobrecargarlos con demasiado trabajo; de esta manera, puede administrarlos de manera efectiva y, es más probable que la implementación de ISO 9001:2015 se complete dentro del presupuesto y los plazos.
4. Medir el progreso de la implementación.
La función para medir el progreso de una implementación le permite realizar cambios en su estrategia si se está retrasando con respecto a su cronograma de actividades. Como los miembros de una implementación pueden actualizar el porcentaje completado de cada tarea, todos permanecen en la misma página. Esta información es bastante útil para determinar si la implementación va en la dirección correcta o no.
5. Ver actividades superpuestas y dependencias de tareas.
A veces, no puede iniciar una determinada tarea a menos que se complete otra tarea que depende de la anterior, por ejemplo, no podemos auditar procesos si no hemos integrado un equipo de auditores internos. Dichas dependencias de tareas pueden dificultar la gestión de las cosas, especialmente en el caso de implementaciones complejas que tienen demasiadas tareas. A medida que ve una descripción general de las tareas en un cronograma, puede ver fácilmente qué tareas dependen unas de otras y programarlas de manera que no afecten el progreso general de ninguna manera.
6. Experimentar más claridad.
No es una buena sensación cuando te quedas atascado en una implementación y no sabes a dónde van las cosas. Los cronogramas de Gantt le permiten ver las cosas con mucha más claridad con solo un clic. Como puede ver instantáneamente el progreso de las tareas, le ayuda a usted y a otros que trabajan en una implementación a desarrollar una mejor comprensión de cómo se están desarrollando las cosas. Más claridad significa una mejor comprensión que además conduce a la finalización exitosa de una implementación.
7. Practicar una mejor gestión del tiempo.
Muchos lideres de implementaciones presentan la programación como uno de los mayores beneficios de los cronogramas de Gantt en la gestión de su proyecto. Dado que el tiempo juega un papel importante en la implementación, un cronograma ayuda a los miembros del proyecto a comprender la gravedad de los retrasos en la implementación. Es fácil dejarse llevar y trabajar sin pensar en las tareas, pero cuando tiene una vista unificada del progreso general, puede asignar tiempo fácilmente a todas y cada una de las tareas y hacer lo que realmente debe hacerse.
8. Trabaja con miembros remotos del equipo y motívalos
El trabajo remoto esta ganado popularidad en estos días. Es una de las tendencias que se espera domine distintas ramas de la gestión en los próximos años. Sin embargo, trabajar con un equipo remoto tiene sus propios desafíos. Cuando administra una implementación con un equipo remoto, tiene muchas más dificultades para coordinar y mantener a todos informados. Un cronograma de actividades, al ser una solución efectiva para los equipos modernos, facilita que todos permanezcan en la misma página mientras trabajan juntos. El cronograma de Gantt es sin duda una de las mejores formas de trabajar con equipos remotos y mantenerlos motivados. Le permite visualizar lo que ya se hizo, lo que está en progreso y lo que queda por delante, manteniendo a todos hombro con hombro durante el desarrollo de la implementación, independientemente del país o la zona horaria en la que se encuentren.
9. Crea un sentido de responsabilidad
El uso de cronogramas de Gantt durante la implementación de ISO 9001:2015 permite que tanto los lideres de implementación como los equipos realicen un seguimiento del progreso del equipo, destacando las grandes victorias (como una tarea completada a tiempo y un hito alcanzado antes de lo previsto), así como las fallas y riesgos importantes. Esta funcionalidad del cronograma de Gantt ayuda a crear un sentido de responsabilidad en el lugar de trabajo. Brinda tanto a los gerentes como a los miembros del equipo una oportunidad justa de aprovechar esta solución para resaltar la frecuencia con la que superan las expectativas y obtiene reconocimiento en el lugar de trabajo.
10. Aumenta la flexibilidad
El cambio es una parte crucial de la implementación. Incluso si el plan de su proyecto parece infalible, usted y su equipo deben estar preparados para la posibilidad de que tenga que ajustar sus expectativas según las situaciones cambiantes. Tener una herramienta de cronograma fácil de usar puede ayudarlo a aliviar posibles dolores de cabeza en tales condiciones. Puede usar un cronograma de actividades para ayudar a su equipo a seguir avanzando, sin dejar de ser flexible en cómo lograr la certificación.
Recomendaciones finales sobre el cronograma de Gantt al implementar ISO 9001:2015
- Definir el cronograma de la implementación: los usuarios deben determinar cómo se dividirá el tiempo en segmentos. Cada uno debe especificar una fecha de inicio, una fecha de finalización y/o un tiempo estimado para su finalización. Si no está utilizando una hoja de cálculo automatizada o una herramienta de cronograma de Gantt en linea, deberá tener un calendario a mano. Esto evitará que se programe trabajo o fechas límite en fines de semana o días festivos por accidente.
- Divida el proyecto de implementación en partes manejables: el proyecto debe dividirse en apartados, componentes clave, luego tareas y subtareas principalmente relacionados con cada requisito de la norma ISO 9001:2015. Continúe desglosando cada requisito hasta que cada uno sea una tarea simple. Deben ser lo suficientemente cortos para permitir una estimación precisa de los plazos. Esto se puede hacer utilizando una lista jerárquica de objetivos o divisiones de trabajo, así como tareas y subtareas enumeradas debajo de ellos.
- Defina una ruta para el proyecto de implementación: use líneas para conectar tareas que dependen unas de otras para establecer la ruta crítica, cada requisito de la norma ISO 9001:2015 es la base critica. Dibuje una línea desde el final del primero hasta el comienzo del segundo con una flecha apuntando al segundo para ilustrar que puede comenzar después de que se completa el primero.
- Agregue hitos: los hitos son eventos significativos que juegan un papel importante en la implementación o deben lograrse antes de que se pueda avanzar más. Es una buena idea resaltar los elementos claves de la implementación para que sea más fácil ver el progreso de un vistazo.
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