El reporte A3 de Toyota – Un práctico para resolver no conformidades

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¿Qué te parecería el conocer un método que plantea la solución de problemas en una sola hoja?, un método muy concreto que a la vez desarrollará tu capacidad de análisis y síntesis para resolver problemas… ¡El reporte A3!

¿Qué es el reporte A3?

Es un modelo de informe de una sola página (one – page), llamado así por el tamaño del papel mundialmente conocido de 11 por 17 pulgadas. Contiene, en una página información crítica sobre un tema, como la descripción, el costo, el tiempo; los datos críticos de la solución de un problema o el desarrollo de un proyecto de mejora.

Es parte de la filosofía Toyota…

El reporta A3 es una práctica de Toyota para desarrollar un problema, un análisis, una acción correctiva, y un plan de acción por escrito en una sola hoja, a menudo con el uso de gráficos simples pero con pura información de valor.

El reporte A3 pretende contar historias. La historia puede ser sobre un problema que se está abordando, un proyecto que está en marcha, o incluso una estrategia de negocio para hacer frente a algunos problemas de rendimiento.

El mundo actual es de alta tecnología, donde los correos electrónicos, mensajes de textos y medios de comunicación social están “casi” al alcance de todos, tal pareciera que la comunicación se ha vuelto más fácil en los últimos años.

A la vez nos hemos vuelto en muy vagos en lo que a comunicación efectiva respecta, gastamos demasiadas horas en el email, reuniones mal organizadas sobre temas que no agregan valor, de alguna manera, hemos sustituido la cantidad de información en lugar de la calidad de la comunicación en los últimos años.

El reporta A3 te obliga a captar y difundir una gran cantidad de hechos y datos en una sola página, nada que ver con 40 páginas de una presentación de PowerPoint.

Según Toyota, el reporte A3 crea empleados comprometidos y analíticos a través del proceso de resolución de problemas propuesto en la estructura simple de un informe A3, es elemento clave de todo el sistema de desarrollo de talentos de Toyota.

El reporte A3 y el ciclo PDCA

El contenido de un reporte A3 sigue la lógica del ciclo Planificar – Hacer –  Verificar – Actuar. Es el proceso PDCA es el que importa y el reporte A3 es una buena guía ya que el equipo trabaja a través de ese proceso imbatible…

La estructura exacta depende del tipo de A3 y las necesidades de la situación. Una general tiene la siguiente distribución:

1. Antecedentes,
2. situación actual y problema,
3. planteamientos de objetivos,
4. análisis de causa raíz,
5. plan de puntos de Acción / Ejecución,
6. comprobación de los resultados, y
7. el seguimiento.

El reporte A3 para resolución de problemas es muy similar a otros enfoques de resolución de problemas basados en el ciclo Planificar-Hacer-Verificar-Actuar (PDCA) impulsado por Deming. La comparación entre el reporte A3 y el ciclo PDCA lo puedes ver en la Tabla:

 ¿Qué beneficios tiene el reporte A3?

• Proporciona un enfoque sencillo y fácil de usar para la resolución de problemas, se puede aplicar a cualquier tipo de problema.
• Animar a la gente a identificar los problemas, y los pone a pensar en soluciones.
• Estimula el diálogo de grupo y la resolución creativa de problemas – la construcción de consensos sobre la base de hechos indiscutibles observados.
• Romper en la gente de la mala costumbre de saltar a las decisiones de solución, antes incluso, de definir las causas profundas (Elimina la mala costumbre de ser el bombero heroico , en lugar de optar por la prevención de incendios en primer lugar)
• Empoderar a las personas que realizan el trabajo sobre la responsabilidad de mejorar su propio trabajo.
• Anima a los administradores a meterse en los procesos de elaboración para entender verdaderamente los detalles complicados del proceso en lugar de Show me the results.
• Inculca una cultura organizacional de «aprender a aprender», no sólo hacer lo que te dicen – inculcar maneras más efectivas para pensar, trabajar y aprender juntos.
• Capacita a los nuevos trabajadores y líderes de una manera científicamente y repetible.
• Proporcionar un proceso sistemático lógico de pensamiento – enseñar a la gente a ver, comprender y sintetizar las relaciones de causa y efecto – en formas visuales que cualquiera puede entender de un vistazo.
• Permite la igualdad de uso del pensamiento del cerebro. Mientras que el hemisferio derecho del cerebro se utiliza para la visualización del problema, el cerebro izquierdo se utiliza para el análisis de la causa raíz del problema.
• Huye de las largas presentaciones de PowerPoint  y resume todo el proceso en una sola hoja de papel.
• Permite que todos los afectados por el tema puedan ver el problema de la empresa bajo la misma luz.
• Facilita la implementación fácil en las funciones cruzadas y verticales de las contramedidas.
• Proporciona una representación visual de los datos e información que facilita la comunicación entre todos los interesados.
• Asegura que no se toman atajos para obtener la solución del problema – el proceso de resolución de problemas es tan importante como el resultado final.

Pasos para resolver problemas utilizando un reporte A3

Utilizando un enfoque muy simple, la solución de problemas con  el reporte A3 se compone de los siguientes siete pasos que se muestran a continuación.

Paso 1: Antecedentes

En este paso, propones casos del negocios para la selección de un problema particular para su resolución. Tras la selección, debes establecer claramente cuál será el impacto de solucionar el problema sobre los objetivos de negocio estratégicos alrededor de los clientes, procesos, finanzas, nuevos productos, etc.

Paso 2: Planteamiento del problema

Detalla las características específicas del problema. Esto pueden incluir la magnitud del problema, dónde y cuándo ocurrió el problema, y el impacto del problema en el negocio. Al definir estos detalles en una escala cuantitativa, te ayudas a comprender el problema en la vida de la organización.

Paso 3: Planteamiento del objetivo

En este paso, debes plantear el estado de lo que estas tratando de lograr mediante el inicio del reporte A3 para resolver el problema A3. Traza las metas que estas tratando de lograr y establece un plazo para completar estos objetivos.

Paso 4: Análisis de Causa Raíz

Una vez definido completamente el problema, llevar a cabo un análisis de causa raíz para determinar las razones más básicas de tu problema. Se lo más preciso posible.

Paso 5: Contramedidas

Con las causas fundamentales determinadas, plantea las contramedidas que vas a utilizar para llegar a tu objetivo en la solución del problema. Elabora un plan detallado que describa cómo se desplegaran las contramedidas y cuándo se completará este despliegue.

Paso 6: Comprobación de los resultados

Después de haber implementado las contramedidas, evalúa los resultados. Determina si los resultados indican que las contramedidas fueron eficaces en el cumplimiento de su objetivo.

Paso 7: Seguimiento de las acciones.

Después de haber logrado los resultados, implementa la infraestructura para mantener los logros (como normalización, auditorías, tableros de control y revisiones). Asegúrate de que los resultados sean permanentes y se mejoran en toda la organización, en muchas ocasiones las practicas que se determinaron para el logro de los objetivos se pueden replicar en otros procesos de la organización.

Formato

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