Los Documentos Básicos De Un Sistema De Gestión

Guía Para La Gestión De La Información Documentada - Parte Dos

El anterior artículo presente la premisa: es más importante crear un sistema de gestión documentado y no un sistema de documentos; para lograr esto, en este artículo toca como fundamento conocer los diferentes tipos de documentos básicos que podemos incluir en nuestro sistema de gestión.

Comprender el propósito de cada tipo de documento nos permitirá tener una visión LEAN al momento de crear documentos para nuestro sistema; al momento de analizar alguna actividad de un proceso nos puede surgir la duda “esto hay que documentarlo, pero ¿en qué tipo de documento?, ¿una instrucción?, ¿un procedimiento?”

Entonces conocer de fundamento los tipos de documentos que podemos utilizar, no permitirá decidir cuál es el más apropiado para el requisito en cuestión.

Ahora veamos los diferentes documentos básicos para nuestro sistema de gestión.

4.3 POLÍTICA  Y SUS OBJETIVOS

Las políticas y sus objetivos deberían estar documentados y pueden estar en un documento independiente o estar incluidos en un manual organizacional.

¿Qué es una Política? Podemos decir que son un conjunto de lineamientos, directrices, reglas, costumbres y normas relacionadas con un tema en particular y que han sido autorizadas por la alta dirección para facilitar la toma de decisiones de actividades rutinarias. Las políticas dicen qué hacer, los procedimientos cómo hacer el trabajo, a cada política le corresponde por lo menos un procedimiento.

Recordemos que no sólo existen las políticas de calidad, seguridad o medio ambiente.

Un objetivo es el planteamiento de un propósito a alcanzar. El objetivo es una de las instancias fundamentales en un proceso de planificación y que se plantean de manera abstracta en ese principio pero luego, pueden o no concretarse en la realidad, según si el proceso de realización ha sido, o no, exitoso.

formato de registro para la politica de la calidad1

4.4 MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS

4.4.1 Contenido

Un manual es único para cada organización. Las organizaciones tienen flexibilidad en la definición de la estructura, forma, contenido o método de presentación de la documentación del sistema de gestión.

Un manual es un conjunto de políticas y procedimientos en papel o electrónico, que describen el trabajo que realiza un proceso dentro de la organización.

Las pequeñas organizaciones pueden encontrar apropiado incluir la descripción de su sistema de gestión completo dentro de un solo manual, incluidos todos los procedimientos documentados requeridos por las normas de requisitos.

Las organizaciones grandes, las multinacionales, pueden necesitar varios manuales a nivel global, nacional o regional, y una jerarquía más compleja para su información documentada.

El alcance del sistema de gestión de la calidad debería estar documentado, los detalles de la aplicabilidad de requisitos y su justificación, los procedimientos documentados o referencia a ellos, y una descripción de los procesos del sistema de gestión y sus interacciones.

La información acerca de la organización, tal como el nombre, ubicación y medios de comunicación deberían estar incluidos en el manual. También se puede incluir información adicional, tal como su línea de negocio, una breve descripción de sus antecedentes, historia y tamaño.

Un manual debería contener los elementos descritos en los requisitos normativos y los determinados como necesarios por las propias organizaciones.

4.4.2 Título y alcance

El título y/o alcance del manual debería definir la organización a la cual el manual aplica. El manual debería hacer referencia a la norma de sistema de gestión específica sobre la cual está basado el sistema de gestión.

4.4.3 Tabla de contenidos o indice

La tabla de contenidos del manual debería incluir el número y titulo de cada sección y su localización.

4.4.4 Revisión, aprobación y modificación

La evidencia del estado de revisión, aprobación y modificaciones, y la fecha deberían estar claramente indicadas en el manual.

Cuando sea factible, la naturaleza de los cambios deberían estar identificadas en el documento o el anexo apropiado.

4.4.5 Política y objetivos

Cuando la organización elige incluir la política de la gestión en el manual, el manual puede incluir una declaración de la política y los objetivos. Los planes para alcanzar esos objetivos pueden estar especificados en otra parte de la documentación del sistema de gestión como lo determine la organización. La política debería incluir un compromiso para cumplir con los requisitos y mejorar la eficacia del sistema de gestión de la calidad.

Los objetivos se derivan habitualmente de la política de la organización y han de ser alcanzados. Cuando los objetivos se cuantifican se convierten en metas y son medibles.

4.4.6 Organización, responsabilidad y autoridad

El manual debería proporcionar una descripción de la estructura de la organización. La responsabilidad, autoridad e interrelación pueden indicarse por medio de organigramas, diagramas de flujo y/o descripciones de puestos de trabajo. Éstos pueden estar incluidos o hacerse una referencia a ellos en el manual.

4.4.7 Referencias

El manual debería contener una lista de documentos a los que se hace referencia, pero que no están incluidos en el manual.

4.4.8 Descripción del sistema de gestión

El manual de la calidad debería proporcionar una descripción del sistema de gestión y su implementación en la organización. Las descripciones de los procesos y sus interacciones deberían incluirse en el manual. Los procedimientos documentados o referencias a ellos deberían estar incluidos en el manual.

La organización debería documentar su sistema de gestión específico siguiendo la secuencia del flujo de los procesos o la estructura de la norma seleccionada, o cualquier secuencia apropiada a la organización. Puede ser útil una referencia cruzada entre la norma seleccionada y el manual.

El manual debería reflejar los métodos usados por la organización para satisfacer su política y objetivos.

4.4.9 Anexos

Pueden incluirse anexos que contengan información de apoyo al manual.

4.5 PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS

Guía detallada que muestra cómo dos o más personas realizan un trabajo dentro de la organización. Sólo se incluye el trabajo de las personas sobre las cuales la organización tiene control, no sobre proveedores ni clientes externos.

4.5.1 Estructura y formato

La estructura y formato de los procedimientos documentados (en papel o medio electrónico) pueden estar definidos por la organización de las siguientes maneras: texto, diagramas de flujo, tablas, o una combinación de éstas, o cualquier otro método adecuado de acuerdo con las necesidades de la organización.

Los procedimientos documentados deberían contener la información necesaria y cada uno de ellos una identificación única.

Los procedimientos documentados pueden hacer referencia a instrucciones de trabajo que definen cómo se desarrolla una actividad.

Los procedimientos documentados generalmente describen actividades que competen a funciones diferentes, mientras las instrucciones de trabajo generalmente se aplican a las tareas dentro de una función.

4.5.2 Contenido

4.5.2.1 Título. El título debería identificar claramente el procedimiento documentado.

4.5.2.2 Propósito. El propósito de los procedimientos documentados debería estar definido.

4.5.2.3 Alcance. Se debería describir el alcance del procedimiento documentado, incluyendo los procesos que cubre y los que no.

4.5.2.4 Responsabilidad y autoridad. La responsabilidad y autoridad de las funciones del personal y/o de la organización, así como sus interrelaciones asociadas con los procesos y actividades descritas en el procedimiento, deberían estar identificadas. Para mayor claridad, éstas pueden ser descritas en el procedimiento en forma de diagramas de flujo y textos descriptivos, según sea apropiado.

4.5.2.5 Descripción de actividades. El nivel de detalle puede variar, dependiendo de la complejidad de las actividades, los métodos utilizados y los niveles de habilidades y formación necesario para que el personal logre llevar a cabo las actividades. Independientemente del nivel de detalle, los siguientes aspectos deberían considerarse cuando sea aplicable:

  1. definición de las necesidades de la organización, sus clientes y proveedores;
  2. descripción de los procesos mediante texto y/o diagramas de flujo relacionados con las actividades requeridas;
  3. establecimiento de qué debe hacerse, por quién o por qué función de la organización; por qué, cuándo, dónde y cómo;
  4. descripción de los controles del proceso y de los controles de las actividades identificadas;
  5. definición de los recursos necesarios para el logro de las actividades (en términos de personal, formación, equipos y materiales);
  6. definición de la documentación apropiada relacionada con las actividades requeridas;
  7. definición de los elementos de entrada y resultados del proceso;
  8. definición de las medidas a tomar.

La organización puede decidir que algunos de los aspectos anteriores sea más apropiados incluirlos en una instrucción de trabajo.

4.5.2.6 Registros. Los registros relacionados con las actividades descritas en el procedimiento documentado deberían definirse en esta sección del procedimiento documentado o en otra u otras secciones relacionadas. Los formularios que se utilicen para estos registros deberían estar identificados. Debería estar establecido el método requerido para completar, archivar y conservar los registros.

4.5.2.7 Anexos. Pueden incluirse anexos que contengan información de apoyo al procedimiento documentado, tales como tablas, gráficos, diagramas de flujo y formularios.

4.5.3 Revisión, aprobación y modificación

Debería indicarse la evidencia de la revisión y aprobación, estado de revisión y fecha de la modificación del procedimiento documentado.

4.5.4 Identificación de los cambios

Cuando sea factible, la naturaleza del cambio debería estar identificada en el documento o los anexos apropiados.

procedimiento contexto de la organizaciónprocedimiento contexto de la organización

4.6 INSTRUCCIONES DE TRABAJO

4.6.1 Estructura y formato

Las instrucciones de trabajo deberían ser desarrolladas y mantenidas para describir el desempeño de todo trabajo que se podría verse afectado adversamente por la falta de tales instrucciones. Existen multiples maneras de preparar y presentar las instrucciones.

Las instrucciones de trabajo deberían contener el título y una única identificación.

La estructura, formato y nivel de detalle utilizado en las instrucciones de trabajo tendrían que adaptarse a las necesidades del personal de la organización y dependen de la complejidad del trabajo, métodos utilizados, formación recibida, y las habilidades y calificaciones de tal personal.

La estructura de las instrucciones de trabajo puede variar con respecto a la de los procedimientos documentados.

Las instrucciones de trabajo pueden estar incluidas en los procedimientos documentados o hacerse referencia en ellos.

4.6.2 Contenido

Las instrucciones de trabajo deberían describir las actividades criticas. Deberían evitarse detalles que no den mayor control de la actividad. La formación puede reducir la necesidad de instrucciones detalladas, siempre y cuando el personal involucrado tenga la información necesaria para hacer su trabajo correctamente.

4.6.3 Tipos de instrucciones de trabajo

Aunque no se requiere una estructura o formato para las instrucciones de trabajo, generalmente éstas deberían cubrir el propósito y el alcance del trabajo y los objetivos, y hacer referencia a los procedimientos documentados pertinentes.

En cualquier formato o combinación que sea seleccionado, las instrucciones de trabajo deberían estar en el orden o secuencia de operaciones, que reflejen exactamente los requisitos y actividades pertinentes. Un formato o estructura coherente debería ser establecido y mantenido para reducir la confusión e incertidumbre.

4.6.4 Revisión, aprobación y modificación

La organización debería proporcionar clara evidencia de la revisión y aprobación de las instrucciones de trabajo, su estado de revisión y fecha de modificación.

4.6.5 Registros

Cuando sea aplicable, los registros especificados en la instrucción de trabajo deberían definirse en esta sección o en otra u otras secciones relacionadas. El método requerido para completar, archivar y conservar los registros debería estar establecido. Los formularios usados para estos registros deberían estar identificados como corresponda.

4.6.6 Identificación de los cambios

Cuando sea factible, la naturaleza del cambio debería identificarse en el documento o en los anexos apropiados.

4.7 FORMATOS / FORMULARIOS

Los formularios se desarrollan y mantienen para registrar los datos que demuestren el cumplimiento de los requisitos del sistema de gestión.

 Sirven para guardar información de carácter informativo o del control de una operación y que servirá como evidencia objetiva del cumplimiento de las actividades desarrolladas en un método o procedimiento ante una auditoria interna o externa o ante la petición o reclamación de un cliente o proveedor (interno o externo).

Los formularios deberían llevar un título, número de identificación, estado de revisión y fecha de modificación. En el manual de la gestión, procedimientos documentados y/o instrucciones de trabajo debería hacerse referencia a los formularios o bien incluirlos como anexos.

4.8 PLANES DE CALIDAD

Un plan de calidad es una parte de la documentación del sistema de gestión. Es un documento controlado que muestra la interacción entre proveedores, subprocesos y clientes de un proceso, así como la alineación de los documentos y los registros controlados involucrados.

El plan de calidad necesita referirse sólo al sistema de gestión documentado, mostrando cómo éste ha de ser aplicado a la situación específica en cuestión, e identificar y documentar cómo la organización logrará aquellos requisitos que son únicos al producto, proceso, proyecto o contrato particular.

El alcance del plan de calidad debería estar definido. El plan de calidad puede incluir procedimientos, instrucciones de trabajo, y / o registros únicos.

4.9 ESPECIFICACIONES

Las especificaciones son documentos que establecen requisitos. Son la declaración exacta de las necesidades particulares que se deben cumplir, o las características esenciales que un cliente necesita y que un proveedor debe entregar.

especificaciones de calidad

4.10 DOCUMENTOS EXTERNOS

La organización tiene que considerar los documentos externos y su control en su sistema de gestión documentado.

Los documentos externos pueden incluir:

  • planos del cliente,
  • especificaciones,
  • requisitos legales o reglamentarios,
  • normas,
  • códigos,
  • manuales de mantenimiento.

4.11 REGISTROS

Registrar es anotar o consignar un cierto dato en un documento o papel. Un registro es documento donde se relacionan ciertos acontecimientos o cosas; especialmente aquellos que deben constar permanentemente de forma oficial.

Los registros del sistema de gestión muestran los resultados obtenidos o proporcionan evidencia que indica que se están realizando las actividades establecidas en los procedimientos documentados e instrucciones de trabajo. Los registros deberían indicar el cumplimiento de los requisitos del sistema de gestión y de los especificados para el producto o servicio.

Generalmente la información en los registros no están bajo control de modificación, puesto que los registros no están sujetos a cambio.

 

 

 

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Daniel Jimenez

Mi propósito es aportar soluciones sobre gestión de calidad a líderes de sistemas y emprendedores que buscan mejores resultados. Ingeniero con máster y algunos años de experiencia sobre terreno, picando piedra, metal o lo que hiciera falta, Clic Aquí Para Conocer Algunas De Mis Soluciones Y Herramientas.

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