Procedimiento: Elaborar un Diagrama de Escarabajo para Caracterizar Procesos

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A continuación, te presento un procedimiento detallado y exhaustivo para realizar un diagrama de escarabajo (una evolución del diagrama de tortuga) basado en la estructura de la ISO 9001:2015 y tomando como referencia un ejemplo adjunto «Proceso de consultoría de sistemas de gestión». Este procedimiento sigue un enfoque paso a paso, alineado con los requisitos de la norma y las mejores prácticas de gestión de procesos.

Procedimiento: Elaboración de Diagrama de Escarabajo/Tortuga para la Consultoría de Sistemas de Gestión

1. Objetivo:

• Definir el método estandarizado para la elaboración de un Diagrama de Escarabajo, estructurando la información clave de un proceso dentro del Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) de acuerdo con los requisitos de la norma ISO 9001:2015, cláusula 4.4.1 y otras normas ISO aplicables.

2. Alcance:

• Este método aplica a todos los procesos identificados dentro del alcance del SGC de la organización y debe ser utilizado por consultores, auditores y responsables de procesos para su documentación y análisis.

3. Responsabilidades:

• Consultor o responsable del proceso: Dirigir la elaboración del diagrama, Proporcionar información y retroalimentación para la elaboración del diagrama.
• Responsable del Proceso: Coordinar la recopilación y validación de la información del proceso y documentar el diagrama de escarabajo.
• Equipo de Trabajo: Proporcionar información y colaborar en la elaboración del diagrama, apoyar en la identificación de entradas, salidas, recursos, criterios, mejora y riesgos del proceso.
• Auditores Internos: Verificar que el diagrama cumpla con los requisitos de la norma.
• Dirección o líder del SGC: Asegurar la participación de las partes interesadas relevantes, aprobar y validar la versión final del diagrama antes de su implementación.

4. Definiciones:

• Diagrama de Escarabajo: Representación visual que muestra los elementos esenciales de un proceso, incluyendo entradas, salidas, recursos, criterios y métodos, mejora, riesgos, responsabilidades y evaluación de desempeño.

5. Desarrollo del Procedimiento:

5.1. Preparación:

• 5.1.1. Definir el Proceso: Identificar claramente el proceso del SGG que se va a representar (ej., implementación de ISO 9001, auditoría interna, etc.).
• 5.1.2. Establecer el Propósito y Alcance: Definir la misión, propósito y objetivo maestro del proceso.
• 5.1.3. Establecer el contexto: Identificar cómo el proceso se relaciona con otros procesos de la organización.
• 5.1.4. Identificar las Partes Interesadas: Determinar quiénes deben participar en la elaboración del diagrama (consultores, clientes, auditores, etc.).
• 5.1.5. Recursos Necesarios: Software de diagramación (por ejemplo, Microsoft Visio, Lucidchart, PowerPoint), formato estandarizado de diagrama de escarabajo, información del proceso (entradas, salidas, recursos, etc.), normas de referencia (ISO 9001:2015, ISO 14001:2015, etc.).

5.2. Elaboración del Diagrama:

• 5.2.1. Definir las Entradas, ISO 9001:2015, 4.4.1 (a), (Cabeza):
  • Identificar los requisitos del cliente, información de la organización y requisitos legales/reglamentarios.
  • Listar las entradas específicas (documentos, datos, recursos).
  • Documentar las fuentes de las entradas (por ejemplo, clientes, proveedores, regulaciones).
• 5.2.2. Definir las Salidas, ISO 9001:2015, 4.4.1 (a), (Cola):
  • Identificar los resultados esperados del proceso (sistema implementado, mejora del desempeño, satisfacción del cliente).
  • Listar las salidas específicas (informes, documentación, certificaciones).
  • Especificar los destinatarios de las salidas (por ejemplo, cliente, departamento de calidad).
• 5.2.3. Definir los Criterios y Métodos, ISO 9001:2015, 4.4.1 (c), (Primera Pata):
  • Criterios de referencia para evaluación
    • Los estándares y requisitos.
    • Satisfacción de las partes interesadas.
    • Eficacia del proceso.
  • Métodos de trabajo
    • Definir procedimientos, métodos y herramientas de trabajo.
• 5.2.4. Definir los Recursos Necesarios, ISO 9001:2015, 4.4.1 (d), (Segunda Pata):
  • Identificar los recursos humanos, tecnológicos, financieros y físicos necesarios para el proceso.
  • Listar los recursos específicos (soporte, software, presupuesto, etc.).
• 5.2.5. Definir las Responsabilidades y Autoridades, ISO 9001:2015, 4.4.1 (f), (Tercera Pata):
  • Identificar los roles y responsabilidades de cada parte interesada (líder del proceso, equipo del cliente, etc.).
  • Definir las autoridades para la toma de decisiones.
• 5.2.6. Definir la Evaluación del Proceso, ISO 9001:2015, 4.4.1 (g), (Cuarta Pata):
  • Aplicar los métodos de evaluación (auditorías, encuestas, etc.).
  • Indicadores de Desempeño:
    • Tiempo de entrega de los entregables.
    • Cumplimiento del presupuesto.
    • Nivel de satisfacción del cliente.
  • Métodos de Evaluación:
    • Auditorías internas y externas.
    • Reuniones de seguimiento con el cliente.
    • Revisión de informes y documentación.
• 5.2.7. Definir los Riesgos y Oportunidades, ISO 9001:2015, 4.4.1 (f) (Quinta Pata):
  • Identificar los riesgos potenciales (cambios en requisitos, falta de compromiso, etc.) y las oportunidades de mejora.
  • Listar las acciones para mitigar riesgos y aprovechar oportunidades.
  • Riesgos:
    • Cambios en los requisitos del cliente.
    • Falta de compromiso del personal.
  • Oportunidades:
    • Mejora de la eficiencia operativa.
    • Innovación en procesos.
  • Acciones:
    • Plan de gestión de riesgos.
    • Comunicación proactiva con el cliente.
• 5.2.8. Definir la Mejora Continua, ISO 9001:2015, 4.4.1 (h), (Sexta Pata):
  • Describir el ciclo de mejora (PDCA) aplicado al proceso.
  • Listar las acciones para la retroalimentación del cliente y la documentación de lecciones aprendidas.

5.3. Documentación, Revisión y Aprobación:

• 5.3.1. Utilizar una plantilla: Emplear una plantilla de diagrama de escarabajo.
• 5.3.2. Completar cada sección: Llenar las secciones del diagrama con la información recopilada.
• 5.3.3. Revisión Interna: Revisar el diagrama con el equipo del proceso y realizar ajustes según sea necesario.
• 5.3.4. Aprobación del Líder del SG: El líder del SG aprueba el diagrama final.

5.4. Comunicación y Difusión:

• 5.4.1. Comunicación al Cliente: Presentar el diagrama a los interesado para su comprensión y aprobación.
• 5.4.2. Difusión Interna: Comunicar el diagrama a todo el personal involucrado en el proceso del SG.
• 5.4.2. Actualizar el diagrama: Realizar ajustes según sea necesario.

Clic y Zoom en la imagen.

6. Registros:

• Diagrama de Escarabajo/Tortuga aprobado.
• Registros de reuniones y revisiones.

7. Anexos (Opcional):

• Plantilla de diagrama de escarabajo/tortuga.
• Lista de verificación para la elaboración del diagrama.

8. Mejora Continua:

• Revisar y actualizar este procedimiento periódicamente para asegurar su eficacia y relevancia.
• Incorporar retroalimentación de las partes interesadas y lecciones aprendidas.

Consideraciones Adicionales:

• Utiliza un software de diagramación (Visio, Lucidchart, etc.) para crear el diagrama de manera clara y profesional.
• Asegúrate de que el diagrama sea fácil de entender y utilizar.
• Mantén el diagrama actualizado a medida que el proceso evoluciona.

Este procedimiento te permitirá crear diagramas de escarabajo/tortuga de manera consistente y efectiva, mejorando la planificación y ejecución de tus proyectos de consultoría.