Proceso De Elaboración De La Información Documentada Del Sistema De Gestión

Guía Para La Gestión De La Información Documentada - Parte Tres

5. PROCESO DE ELABORACIÓN DE LA INFORMACIÓN DOCUMENTADA DEL SISTEMA DE GESTIÓN.

5.1 DETERMINAR LA RESPONSABILIDAD PARA LA ELABORACIÓN Y REVISIÓN

La información documentada del sistema de gestión tiene que ser desarrollada por las personas involucradas en los procesos y actividades.

Esto favorece un mejor entendimiento de los requisitos necesarios y proporciona al personal un sentido de compromiso, participación y propiedad.

La revisión sistemática de la información documentada es otra responsabilidad que debe determinarse; esta responsabilidad puede contribuir con el logro de la calidad del contenido de cada documento, ayudando además a identificar aquellas áreas dónde las insuficiencias deben ser corregidas y los riesgos del sistema de gestión necesitan ser considerados.

5.2 MÉTODOS PARA LA ELABORACIÓN DE LA INFORMACIÓN DOCUMENTADA DEL SISTEMA DE GESTIÓN

Las organizaciones que están en proceso de implementar, o que todavía no han implementado un sistema de gestión, primero tienen que:

  1. identificar los procesos necesarios para la implementación eficaz del sistema de gestión;
  2. entender las interacciones entre estos procesos, y
  3. documentar los procesos en la extensión necesaria para asegurar su eficaz operación y control.

El análisis de los procesos debería ser la fuerza conductora para definir la cantidad de información documentada necesaria para el sistema de gestión. No debería ser la documentación la que conduzca los procesos.

Ejemplo del análisis de un proceso

análisis de un proceso para crear su información documentada

La secuencia de preparación de la información documentada del sistema de gestión no necesariamente sigue una jerarquía, ya que los procedimientos documentados y las instrucciones de trabajo son frecuentemente elaborados antes de finalizar algún manual de políticas y procedimientos.

Los siguientes representan ejemplos de acciones que pueden iniciarse para desarrollar la información documentada, cuando corresponda:

  1. decidir cuáles requisitos de documentación del sistema de gestión son aplicables de acuerdo con la norma del sistema de gestión seleccionada;
  2. obtener datos acerca del sistema de gestión y procesos existentes a través de medios como cuestionarios y entrevistas;
  3. establecer y listar los documentos del sistema de gestión aplicables existentes y analizarlos para determinar su utilidad;
  4. formar al personal involucrado, respecto a la elaboración de la documentación y los requisitos de la norma del sistema de gestión aplicable u otros criterios seleccionados;
  5. solicitar y obtener fuentes adicionales de documentación o referencias de unidades operativas;
  6. determinar la estructura y formato para los documentos propuestos (estándar de información documentada EID);
  7. preparar diagramas de flujo que cubran los procesos dentro del alcance del sistema de gestión; véase el https://www.pymesycalidad20.com/guia-para-la-gestion-de-la-informacion-documentada-introduccion.html;
  8. analizar los diagramas de flujo para detectar posibles riesgos y oportunidades, e implementar planes para tratarles;
  9. analizar los diagramas de flujo para detectar posibles mejoras (tiempo, calidad del resultado, costo), e implementar planes para implementarlas.
  10. validar la información documentada a través de pruebas de implementación;
  11. utilizar cualquier otro método adecuado dentro de la organización para completar la documentación del sistema de gestión; y
  12. revisar y aprobar la documentación antes de su liberación.

5.3 UTILIZACIÓN DE REFERENCIAS EN LA INFORMACIÓN DOCUMENTADA

Siempre que sea apropiado, y para limitar el tamaño de la documentación, deberían incluirse referencias a normas de sistemas de gestión u otros documentos existentes reconocidos o a documentos disponibles para el usuario del documento.

Cuando se utilizan referencias, debería evitarse especificar su estado de revisión, a fin de evitar cambiar el documento donde se hace la referencia cuando se cambia el estado de revisión del documento al que se hace referencia.

6. PROCESO DE APROBACIÓN, EMISIÓN Y CONTROL DE LOS DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN

6.1 REVISIÓN Y APROBACIÓN

Antes de su publicación, los documentos deberían ser revisados por el personal asignado como responsable de la revisión, para asegurar la claridad, exactitud, adecuación y estructura apropiada.

Los usuarios de la información documentada también deberían tener la oportunidad de evaluar y comentar sobre la facilidad de uso de los documentos y sobre si los mismos reflejan las practicas reales.

La liberación de los documentos debería ser aprobada por la dirección responsable de su implementación. Cada copia debería tener evidencia de esta autorización de liberación. Debería conservarse evidencia de la aprobación de los documentos.

6.2 DISTRIBUCIÓN

El método de distribución de los documentos por el personal responsable debería asegurar que las ediciones pertinentes de los documentos apropiados estén disponibles para todo el personal que necesite la información incluida en los documentos.

Se puede facilitar la distribución y control adecuados, por ejemplo, enumerando las copias de los documentos de cada destinatario. La distribución de documentos tales como el manual de políticas y procedimientos y el plan de calidad puede incluir a las partes interesadas externas (por ejemplo, clientes, organismos de certificación y autoridades reglamentarias).

6.3 INCORPORACIÓN DE CAMBIOS

Se debería proporcionar un proceso para el inicio, desarrollo, revisión, control e incorporación de los cambios a la información documentada.

El mismo proceso de revisión y aprobación utilizado en el desarrollo de documentos originales se debería aplicar al procesar los cambios.

6.4 EMISIÓN Y CONTROL DE CAMBIOS

La emisión y control de los cambios en los documentos son esenciales para asegurar que el contenido de los documentos es aprobado apropiadamente por el personal autorizado, y que la aprobación es fácilmente identificable.

Se pueden considerar varios métodos para facilitar el proceso físico de hacer los cambios.

Debería establecerse un proceso para asegurar que sólo los documentos apropiados están en uso.

Bajo ciertas circunstancias, el documento apropiado a ser utilizado puede no ser la última versión del documento.

Los documentos modificados deberían ser reemplazados por la última versión.

Una lista maestra de documentos con los estados de revisión puede utilizarse para asegurar que el usuario tenga la edición correcta de los documentos autorizados.

 

 

 

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guía paso a paso auditor iso 19011 2018

Daniel Jimenez

Mi propósito es aportar soluciones sobre gestión de calidad a líderes de sistemas y emprendedores que buscan mejores resultados. Ingeniero con máster y algunos años de experiencia sobre terreno, picando piedra, metal o lo que hiciera falta, Clic Aquí Para Conocer Algunas De Mis Soluciones Y Herramientas.

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