Durante la implementación de ISO 9001:2015, la alta dirección desempeña un papel clave. Este artículo explora cómo su liderazgo, compromiso y asignación de recursos son fundamentales para el éxito del proyecto de implementación.
¿Quién es la alta dirección y cuál es su responsabilidad en la implementación de ISO 9001:2015?
La Alta Dirección es aquella persona o grupo de personas que dirige y controla una organización desde el más alto nivel de ésta.
Para organizar mejor el trabajo, tiene el poder para delegar autoridad y proveer los recursos que se necesitan para todas las actividades.
En ocasiones el alcance de un SGC se limita a una parte de la empresa, entonces la alta dirección se refiere a quienes dirigen y controla sólo esa parte.
Es por lo tanto es el puesto más alto de liderazgo, dirección y gestión dentro de su alcance.
Pero ¿Cuáles son sus funciones durante la implementación de ISO 9001:2015?
La mejor forma de abordar la implementación de ISO es usando la gestión de proyectos, con este enfoque, la alta dirección es un individuo que ofrece los recursos necesarios para el inicio, desarrollo y cierre de la implementación.
Además de asegurar el financiamiento del proyecto, propone el caso de negocios, establece una visión de la implementación y establece las líneas para dirigir la implementación.
También es responsable del retorno de la inversión de la implementación y del impacto que tiene en la organización.
Una vez que se delinea y aprueba el proyecto de implementación, la alta dirección supervisa al equipo responsable de la implementación desde un punto de vista de alto nivel, mientras que los lideres de implementación supervisan las actividades diarias del proyecto.
Estas son sus responsabilidades durante la implementación.
La Alta Dirección, desempeña un papel crucial en la gestión de la implementación de ISO 9001 y además está asociado con la dirección ejecutiva de su organización en todos los niveles. Sus responsabilidades durante la implementación incluyen:
- Compromiso y Apoyo Financiero: La Alta Dirección es responsable de proporcionar el apoyo financiero necesario para la implementación. Esto puede incluir asignación de presupuesto, fondos y recursos financieros para las actividades planificadas.
- Aprobación Inicial: La Alta Dirección aprueba la iniciación la implementación y su enfoque estratégico. Asegura que el proyecto esté alineado con los objetivos y la visión de la organización.
- Definición de Alcance y Objetivos: Trabaja junto con el líder de implementación y su equipo para definir el alcance y los objetivos. Estos deben estar en línea con la dirección estratégica de la organización.
- Resolución de Problemas: La Alta Dirección interviene en la resolución de problemas y toma decisiones críticas que afectan el progreso y el éxito de la implementación. Ayuda a eliminar obstáculos y barreras que puedan surgir.
- Comunicación Continua: La Alta Dirección actúa como un enlace entre el equipo de la implementación y otras partes interesadas clave. Comunica el progreso, el estado y los problemas relevantes de la implementación a otros interesados.
- Gestión de Riesgos y Cambios: La Alta Dirección puede participar en la identificación y gestión de riesgos del proyecto de implementación, así como en la aprobación de cambios importantes en el alcance, presupuesto o cronograma.
- Promoción de Intereses: La Alta Dirección defiende los intereses del proyecto y garantiza que reciba la atención y el apoyo necesarios de los gerentes y otros niveles de la organización.
- Aprobación de Entregables Clave: La Alta Dirección revisa y aprueba los entregables claves del proyecto para asegurarse de que cumplan con los estándares y expectativas establecidos.
- Fin de Proyecto: Al finalizar la implementación de ISO 9001:2015, la Alta Dirección evalúa los resultados y verifica si se lograron los objetivos, generalmente con los resultados de la auditoría de certificación. Proporciona cierre formal de la implementación, invita a continuar con la mejora y mantenimiento del sistema y reconoce los logros.
- Fomento de la Participación: La Alta Dirección motiva y estimula la participación del equipo de implementación y otras partes a demostrar su compromiso y apoyo al proyecto de implementación de ISO 9001:2015
En resumen, la Alta Dirección es un líder clave que respalda y guía el proyecto de implementación desde una perspectiva estratégica. Su papel es garantizar que la implementación esté alineada con los objetivos de la organización y que cuente con el apoyo necesario para lograr el éxito.
Cómo gestionar los riesgos relacionados con la Alta Dirección al implementar ISO 9001:2015
La Alta Dirección es una función directiva de muchas responsabilidades en la empresa, su razón de ser es hacer progresar el negocio incrementando sus ingresos. Los proyectos y tareas en su agenda pueden desbordarlo, así que la Alta Dirección puede no actuar siempre según lo esperado, también son humanos.
Al entender la causa raíz del comportamiento de la alta dirección, puede evaluar si hay una mejor manera de trabajar juntos para mantener una relación productiva sin menos riesgos que afecten la iniciativa de implementar ISO 9001.
A continuación, le mostramos algunos tipos de riesgos con los que puede encontrarse y consejos para gestionarlos en conjunto con la Alta Dirección:
Lista de riesgos relacionados con la gestión de la Alta Dirección durante la implementación de ISO 9001:2015
| Riesgo potencial | Acción preventiva |
| La implementación de ISO 9001 no se alinea con los objetivos estratégicos de la organización. | La Alta Dirección debe participar en la definición de los objetivos estratégicos y asegurarse de que la implementación soportará estos objetivos. Asegurarse de que los interesados comprendan y respalden los objetivos y la implementación. Mantener una comunicación regular para mantener la alineación. |
| El proyecto de implementación de ISO 9001 no cuenta con los recursos necesarios. | La Alta Dirección debe negociar, obtener y proporcionar los recursos necesarios, incluyendo personal, tiempo, dinero y materiales desde el inicio. Definir un plan de financiamiento claro y detallado. Obtener la aprobación y compromiso financiero por escrito. Mantener un canal abierto de comunicación para solicitar apoyo. |
| La implementación no tiene un plan claro. | La Alta Dirección debe colaborar y aprobar el plan del proyecto de implementación y asegurarse de que está claro, completo y es realista. |
| Decisiones demoradas o bloqueadas. | Establecer un proceso de toma de decisiones claro y eficiente. Definir niveles de autoridad y aprobación anticipadamente. Limite las opciones. Analice los riesgos. Brinde apoyo a la toma de decisiones. |
| La implementación no tiene un liderazgo experimentado. | La Alta Dirección debe asignar un Líder de implementación experimentado que tenga las habilidades y la experiencia necesarias para liderar el proyecto de implementación. |
| El proyecto de implementación no se mantiene en el camino. | La Alta Dirección debe reunirse con el líder de la implementación y su equipo regularmente para revisar el progreso del proyecto y tomar medidas correctivas según sea necesario. |
| Alta Dirección ausente o inaccesible. | Establezca reuniones a intervalos regulares. Haga hincapié en la importancia de la gestión de riesgos, la toma de decisiones. Tenga en cuenta que la Alta Dirección es tan responsable como el equipo para alcanzar el éxito de la implementación de ISO 9001. |
| Alta dirección excesivamente involucrado o micro gestionado | Explique las áreas del proyecto de implementación de ISO 9001 en las que sus consejos serán más beneficiosos. Analice su nivel de control y por qué se necesita. Donde sea necesario involúcrelo y pídale consejo. |
| Falta de motivación en el equipo | Mostrar el compromiso y apoyo de la Alta Dirección hacia el proyecto. Reconocer y recompensar los logros del equipo. |
| Escasa comunicación entre los interesados. | Establecer un plan de comunicación que involucre a la Alta Dirección y a todos los interesados dentro del alcance. Programar actualizaciones regulares para mantener informado al equipo. |
| El proyecto de implementación no se completa a tiempo o dentro del presupuesto. | La Alta Dirección debe establecer expectativas realistas para el tiempo y el presupuesto de la implementación y asegurarse de que se cumplan. |
| Cambios no aprobados o mal gestionados. | Establecer un proceso claro para la gestión de cambios. Definir las líneas de autoridad y responsabilidad en cuanto a cambios. Documentar y comunicar los cambios de manera efectiva. |
| La implementación no satisface las necesidades de las partes interesadas y los clientes. | La Alta Dirección debe trabajar con el líder de implementación y su equipo para asegurar que el proyecto sea conforme con los requisitos del estándar ISO y satisfaga las necesidades de las partes interesadas y los clientes. |
| La implementación no se cierra de manera efectiva. | La Alta Dirección debe trabajar con el liderazgo del proyecto de implementación para asegurar que el proyecto se cierre de manera efectiva y que los resultados de la implementación sean conformes con los requisitos del estándar. |
La alta dirección es la columna vertebral en la implementación exitosa de ISO 9001:2015. Su liderazgo, compromiso y asignación de recursos influyen directamente en la implementación, eficacia y sostenibilidad del sistema de gestión de calidad. Al mantener una mentalidad de mejora continua, la organización puede mantenerse competitiva y alineada con los objetivos estratégicos.
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2 comentarios
Hola como es el metodo de compra ya que ni veo algun itens para poner el email, como llega el material
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