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Sobre las casas certificadoras y sus procesos para otorgar certificados ISO 9001

Implementar un sistema de gestión de calidad casi siempre implica su certificación, no hacerlo es como pintar un cuadro y no ponerle firma de autor; pasar por una auditoria de certificación es un gran ejercicio de para tu organización; los auditores pasan horas evaluando como es que las empresas hacen negocios, son personas que te aportaran mucho mostrándote las oportunidades de mejoras que tiene tu organización.

 Emprendamos el caminito del proceso de certificación:

 Empecemos por: ¿Qué es una casa de certificadora de ISO 9001?

Una casa certificadora es una organización independiente que está acreditada para llevar a cabo las auditorías de certificación de los requisitos de la norma ISO 9001.

Estas casas certificadoras son las empresas con las que te pondrás en contacto para acordar la certificación y visitas de seguimiento a tu empresa.

Algunas de los más conocidos son empresas como Lloyds Register (LRQA), BSI (British Standards Institute) por citar sólo algunas.

Estas casas de certificación también son aprobadas por un organismo de acreditación que evalúa su enfoque de auditoría y la emisión de certificados de conformidad con la norma ISO 9001.

Si una casa certificadora no está «acreditada», entonces el certificado que ofrecen no es reconocido, así que ¡ten cuidado de las ofertas baratas que hay por ahí!

 ¿Qué es un organismo de acreditación?

 Es una entidad organizada que aprueba a todas las casas certificadoras dentro de un país, el organismo de acreditación es un miembro del Foro Internacional de Acreditación (IAF www.iaf.nu) y se asegura de que las casas certificadoras que pueden evalúan tu sistema de gestión de calidad lo hagan de una manera eficiente y competente.

 Un ejemplo:

 En México el organismo de acreditación es la EMA (Entidad Mexicana de Acreditación), ellos auditan a las casas certificadoras en México y emiten su aprobación para que puedan llevar a cabo auditorías de certificación no sólo en el México sino en cualquier país miembro de la FAI. http://www.iaf.nu/articles/IAF_MEM_Mexico/91

 Puedes saber si tu casa certificadora esta aprobado por la EMA, al comprobar su documentación y certificados, éstos deberían llevar el logotipo y número de registro, esto lo puedes complementar poniéndote en contacto con la EMA y solicitando un padrón vigente de casas certificadoras en ISO 9001 aquí el sitio web www.ema.org.mx

 Otros países tienen sus propios organismos de acreditación como EAC (acreditación europea de la certificación) y ANAB (ANSI-ASQ Nacional Accreditation Board) en USA.

 Si vives en Argentina, España, Colombia u otro país hispano te recomiendo visitar la página web IAF para conocer cuál es el organismo de acreditación en tu país http://www.iaf.nu//articles/IAF_MEMBERS_SIGNATORIES/4

 Si la casa certificadora no ha sido aprobada por un organismo de acreditación o el organismo de acreditación no es parte de la IAF u otro organismo, entonces tu certificación difícilmente será reconocida oficialmente.

 Al seleccionar una casa certificadora.

 Las organizaciones a menudo esperan hasta que sienten que su SGC está funcionando sin problemas antes de selecciona una casa certificadora. Sin embargo, te recomiendo que la elijas en las etapas iniciales de la implementación – como cuando se estas creando la documentación.

 ¿Por qué?

1. Esto asegura que puedas encontrar una que sea capaz de cumplir con tu calendario.
2. Una casa certificadora no puede consultar a una empresa que audita y certifica, pero si te pueden explicar cómo van a auditar a tu empresa. Si los elige al principio puedes hacer las preguntas necesarias en el camino. Es como preguntar al profesor lo que va a venir en el examen.

Fundamentos.

 Cuando firmas un contrato con una casa certificadora, éste incluirá la auditoría de certificación y auditorías de seguimiento. La auditoría de certificación es la primera auditoría que se realiza para ver si vas logras la certificación ISO 9001. Una vez aprobado, el certificado tendrá una validez de tres años.

 Después de que te hayas certificado, el auditor volverá cada 6 meses o un año para una auditoría de seguimiento en la que evaluara el mantenimiento y mejora del sistema.

 Al terminar los tres años, si lo deseas, si te encuentras satisfecho con el servicio podrás renovar la certificación con la casa o cambiar.

 La elección de una casa certificadora.

 Al elegir una casa certificadora para ISO 9001, estos son aspectos que tienes que tener en cuenta.

• Una auditoría independiente SGC para confirmar la certificación ISO 9001 es una decisión de negocios:

• ¿Tienes un cliente que te lo requiere?
• ¿Ayuda con la reducción de desperdicios y riesgos?
• ¿Se mejoran las relaciones públicas y las internas?

• El costo no es la única consideración. Los criterios a considerar incluyen:

• Evaluar varias casas certificadoras de una base de datos disponible otorgada por un organismo de acreditación de tu país.

• ¿La casa certificadora está acreditada? En términos simples, significa que ha sido aprobado oficialmente por un organismo superior de acreditación nacional o internacional.

• ¿Cuentan con acreditación reconocida y/o aceptada internacionalmente? hay algunas organizaciones que no están reconocidos internacionalmente.

• ¿La casa certificadora sigue la norma ISO 17021:2011? “ISO 17021 Evaluación de la conformidad – Requisitos para los organismos de auditoría y certificación de sistemas de gestión”

• ¿Los auditores tienen experiencia en tu industria?

• ¿La casa certificadora ésta aprobada para futuras certificaciones que pudieras necesitar en el futuro? (ISO 14001, OSHAS 18001)

El factor más importante en la elección de una casa certificadoras es lo bien que se pueda acoplar con tu trabajo.

Esto incluye lo bien que conoce tu industria, la experiencia que tienen con empresas similares, qué tan bien se comunican contigo y tus colaboradores. Hay muchas reglas que debe seguir una casa certificadora, emitidas por organizaciones como el IAf o la ANAB …

 Entrevista a 3 o más casas certificadoras para obtener una buena idea de las opciones disponibles y las diferencias entre ellos.

 Mira a nivel local si hay buenas opciones, eso permite ahorrar costos, pero sino encuentras un buena opción entonces mirada más lejos.

 Costos de la certificación ISO 9001

 Los costos de las auditorías y la certificación van a depender del tamaño de tu empresa, el número de localidades (casos multisitio), las acreditaciones que necesitas, y la distancia entre tú y la casa certificadora que elijas.

 Los costos, por lo general dependen del número de días necesarios para la auditoria de certificación y las auditorías de vigilancia, los gastos de viaje de los auditores, los gastos de administración y cuotas de acreditación y emisión del certificado (sin contar el marco de oroJ)

• Una estimación puede ser (+/-) $ 1400 USD/día + gastos (¡Algunas cobran en dólares!), pero es mucho mejor que lo trates directo con la casa certificadora que estés considerando.

• El número de días se basa en el tamaño de la empresa y la complejidad de tus procesos.

• Los gastos incluyen los gastos de viaje y hospedaje para que el auditor pueda arribar y ubicarse mientras te esta auditando.

• El número de días que una casa certificadora puede auditar es regulada por la norma ISO 17021.

 A estas alturas ya has hecho cuentas y estas pensado ¡No, Mejor No! Suma el costo anual de la certificación; divídelo entre el costo total anual de operación y te darás cuenta que no llega ni al 5%.

El proceso de auditoría para la certificación de ISO 9001.

Etapa 1

El proceso de auditoría, en sí es bastante simple, si éstas por tu primera auditoría, entonces tendrás lo que llaman una auditoria «revisión de documentos»

Durante esta auditoría, el auditor revisará toda la documentación que forma tu sistema de gestión de calidad para garantizar que se han cubierto todos los aspectos de los requisitos de ISO 9001 en la documentación.

El auditor también discutirá contigo la mejor manera de llevar a cabo la auditoría inicial.

Etapa 2

La auditoría inicial cubrirá todos los aspectos de tu sistema de gestión de la calidad cubiertos por la norma ISO 9001, el auditor planificará una serie de visitas a cada proceso de la empresa.

 Él realizara preguntas y observara lo que realmente se hace, la recopilación de pruebas de los registros y otros documentos para apoyar sus conclusiones es uno de los propósitos.

Esta auditoría puede tomar 1, 2 o más días, con más de un auditor en función del tamaño de tu organización.

Los resultados de esta auditoría inicial se presentaran a tu equipo directivo en una reunión de cierre y si no se han encontrado No Conformidades el auditor les recomendara para la certificación ¡En Hora Buena!

El informe será enviado de vuelta a la oficina central, donde será revisado y en unos días deberás recibirás tu certificado de la norma ISO 9001.

Si el auditor encuentra problemas en tu sistema, entonces podrá emitir una No Conformidad, si estas No Conformidades son de carácter grave, o son múltiples, entonces se podría retrasar tu certificación.

El auditor desea ver la evidencia del cierre de estos problemas antes de recomendarte para la certificación, ya sea con una auditoría de seguimiento o mediante el envío de la evidencia que también es posible.

 Una vez que te certificas, vienen las auditorias de seguimiento  donde se espera ver evidencia de la mejora continua, así como el uso de tu sistema conforme a la norma ISO 9001.

Los beneficios de la auditoría ISO 9001.

 El proceso de auditoría es una verificación independiente de tu sistema y procedimientos para determinar si estás haciendo lo que dices que debes hacer y si cumples con los requisitos de la norma ISO 9001; el incumplimiento de esto podría hacer que los servicios y productos defectuosos lleguen a tus clientes o que los procesos internos por ser ineficientes te cuesten más dinero del presupuestado.

Además de la conformidad de auditoría que el auditor acaba de realizar, también se hará hincapié en las oportunidades de mejora en especial aquellas que implican mejores maneras de hacer las cosas.

Si eres el representante de la dirección (a menudo el responsable de Calidad), entonces también es una oportunidad ideal para que puedas influir en el funcionamiento de la empresa para mejorarla, la mayoría de los auditores estarán encantados de recalcar la solución inmediata de las no conformidades y propuestas de mejora en las áreas donde se identificaron necesidades de mejoras.

La mayoría de los equipos de gestión ponen mucho peso en la corrección de las conclusiones que el auditor externo expuso, por lo que las iniciativas de solución que de otro modo habrían encontrado una enorme resistencia ahora se solucionaran con mayor facilidad, tan solo porque son requerimiento de auditoría.

Los beneficios de la relación con tu casa certificadora darán sus frutos. La retroalimentación que se recibe de ellos es una de las mejores herramientas que la certificación ISO 9001 puede otorgar a las organizaciones que buscan la eficacia.

 Y para finalizar el workflow completo del proceso de certificación ISO 9001.

¿Ya estas listo para elegir tu casa certificadora de ISO 9001?

Foto cortesía de Jim Rees