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8D’s Ocho Disciplinas – Imbatible Para Resolver Problemas.

Por Daniel Jimenez
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Introducción a las Ocho Disciplinas 8D´s.

¿Qué es la metodología de las Ocho Disciplinas?

¡Los problemas tienen que resolverse y evitar que vuelvan a suceder! Se estima que las personas pierden entre el 15% y 20% de su tiempo en rehacer las cosas que resultaron mal, haciendo cosas sin resultados, siguiendo instrucciones incompletas o confusas, haciendo el trabajo de otras personas además del suyo y así sucesivamente.

Esta cifra se puede confirmar llevando un registro de los retrasos, retrabajos, devoluciones de productos, quejas de clientes y haciendo un análisis causa raíz de cada caso.

El líder que se decide y busca las mejores herramientas para trabajar en equipo con el fin de resolver los problemas presentes, de verdad genera un cambio en su organización.

Las “Ocho disciplinas” (8 pasos + Disciplina = 8D) es un método de solución de problemas que aporta a los líderes de gestión de calidad una plataforma de ocho disciplinas u ocho pasos que deben seguirse para identificar y eliminar un problema en un producto, proceso o servicio; esta metodología hace mancuerna con el trabajo en equipo en la empresa. Se hizo popular por «Ford Motor Company» en la industria automotriz.

Beneficios de las 8D en una empresa

  1. Se fortalecerá la relación de la empresa con sus clientes y partes interesadas, sobre todo si se actúa rápidamente y con enfoque al cliente.
  2. Puede aumentar las ventas de la empresa, de manera indirecta (cadena de reacción de la calidad de Deming).
  3. Les da a los clientes y partes interesadas más información y retroalimentación. Que a su vez le da a la empresa una mejor comprensión de lo que los compradores quieren y necesitan, y lo que no quieren y necesitan.
  4. Ayuda a la empresa a identificar y prevenir sus defectos a través de la entrada de retroalimentación e información del cliente y otras partes (lecciones aprendidas).
  5. Al corregir defectos, se ahorra dinero en la empresa.
  6. Por lo general, mejora la eficiencia de las operaciones de la empresa.
  7. Los problemas resueltos son fuente de información para la gestión de riesgos y oportunidades.
  8. Fomenta el trabajo en equipo e interdisciplinario.

Estos son los propósitos de las Ocho disciplinas:

  • Aportar un método para identificar, corregir y eliminar problemas.
  • Aportar utilidad en la mejora de productos, servicios y procesos.
  • Establecer una práctica estándar basada en hechos.
  • Concentrarse en el origen del problema mediante la determinación de la causa raíz.

formato para ocho disciplinas

¿Cuáles son los pasos que se utilizan en 8D?

Los pasos y herramientas utilizadas son las siguientes:

D0: Prepararse para el 8D

  • Recoge los síntomas.
  • Lista de verificación de síntomas.
  • Acción de emergencia de respuesta.

D1: formar un equipo

  • Estructura del equipo según el problema y seleccionarlos ¿Qué perfiles y habilidades se requieren para la solución del problema?
  • Preparación del equipo.

Propósito de D1:

  • Establezca un pequeño grupo de personas con conocimiento relevante y pertinentes al problema.

Actividades clave del equipo en D1:

  • Revisar prioridades, alcance y el problema.
  • Identificar qué competencias se necesitan.
  • Identificar miembros del equipo y establecer el equipo.
  • Nomine a un líder de equipo, líder de proyecto y facilitador.
  • Asignar roles y responsabilidades.

D2: Describa el problema

  • Planteamiento del problema y escribir su enunciado claramente.

Propósito de D2:

  • Describir el problema identificando «qué está mal con qué» detallando el problema en términos cuantificables para que sea fácil tomar medidas adicionales sin demora.

Actividades clave en D2:

  • Desarrollar una declaración del problema y considerar hacer un diagrama de flujo de todos los pasos de la operación e identificar los pasos críticos de la operación con relación al problema.
  • Establecer un plan de proyecto de alto nivel, que incluya hitos, proyecto metas y objetivos; la alternativa es un plan de acciones al detalle.
  • La descripción debe definir los límites.

Podemos usar las siguientes herramientas para describir el problema:

  • Método 5W2H.
  • Análisis de por qué.
  • Hoja de verificación.
  • Diagramas de afinidad.
  • Formato Es / no es.
  • Descripción del problema.

D3: Desarrollar acciones provisionales de contención

  • Definir acciones sin demora para contener el problema.

Propósito de D3:

  • Definir, verificar e implementar acciones de contención provisionales para aislar los efectos del problema de cualquier cliente interno y / o externo hasta que se implementen acciones correctivas permanentes.

Actividades clave en D3:

  • Definir la acción de contención provisional o las acciones necesarias.
  • Implementar una acción de contención provisional.
  • Verificar la efectividad de la acción de contención provisional.
  • Validar la efectividad de la acción de contención provisional implementada con el cliente.

Las acciones de contención deben implementarse en con el siguiente alcance:

  • Almacén del cliente final.
  • En la cadena de valor del cliente.
  • Almacenamiento del proveedor.
  • En la cadena de valor del proveedor.

Podemos utilizar las siguientes herramientas para desarrollar acciones de contención provisionales:

  • Análisis de 5W2H.
  • Hoja de verificación.
  • Diagrama de flujo del proceso.

D4: RCA (Análisis de Causa Raíz) y el punto de fuga / Definir y verificar causa raíz y puntos de escape:

  • Las diferencias y cambios.
  • Las teorías de causa raíz.
  • Verificación.
  • Diagrama de flujo de proceso.
  • Puntos de escape (¿Dónde sucedió en problema?)

Propósito de D4:

  • En esta etapa, la raíz causa se identifica para tomar medidas permanentes para eliminar el problema.

Actividades clave en D4:

  • Desarrollo y verificación de causa raíz a través de la recopilación de datos.
  • Revise el flujo del proceso para la ubicación de la causa raíz.
  • Determinar el punto de escape.
  • El punto de escape es el punto más cercano en el proceso donde podría haberse encontrado la causa raíz, pero no fue así.

Podemos utilizar las siguientes herramientas para definir y verificar la causa raíz y los puntos de escape:

  • Diagrama de espina de pescado o Ishikawa
  • Análisis de por qué (5W2H).
  • Hoja de verificación.
  • Diagrama de dispersión.
  • Diagrama de flujo del proceso.

D5: Determinar la Acción Correctiva Permanente / Elegir y verificar acciones correctivas permanentes.

  • Criterios de aceptación.
  • Evaluación de riesgos / FMEA (Análisis Modal de Fallos y Efectos).
  • Elección balanceada.
  • Mejora en los puntos de control.
  • Verificación de la eficacia.

Propósito de D5:

  • Seleccione las mejores acciones correctivas permanentes para eliminar la causa raíz en el proceso.

Actividades clave en D5:

  • Desarrolle y seleccione la solución para eliminar la causa raíz y el punto de escape.
  • Verifique la efectividad de las soluciones seleccionadas.

Seis principios que podemos utilizar para tratar los errores:

  • Eliminación.
  • Prevención.
  • Reemplazo.
  • Facilitación.
  • Detección.
  • Mitigación.

Varios métodos para el tratamiento de los errores:

  • Control de variación.
  • Organización del lugar de trabajo.
  • Identificación.
  • Verificaciones de proceso.
  • Dispositivos Poka-Yoke.

Varios dispositivos de prueba de errores:

  • Pasadores de guía.
  • Detección de errores y alarmas.
  • Interruptores de límite.
  • Sensores.
  • Sistemas de visión.
  • Contadores y temporizadores.
  • Listas de verificación.

Podemos utilizar las siguientes herramientas para elegir y verificar acciones correctivas permanentes:

  • Diagrama de espina de pescado o Ishikawa.
  • Análisis de por qué.
  • Hoja de verificación.
  • Diagrama de dispersión.
  • Diagrama de flujo del proceso.
  • PFMEA (Modo de falla del proceso y análisis de efectos)
  • Plan de control.

D6: Implementar y validar / Implementar y validar acciones correctivas permanentes

  • Plan del proyecto.
  • Validación de mejoras.

Propósito de D6:

  • Planificar e implementar acciones correctivas permanentes seleccionadas.

Actividades clave en D6:

  • Implemente la mejor solución para eliminar la causa raíz y el punto de escape.
  • Validar la efectividad de la acción implementada.
  • Monitoree la efectividad de las soluciones implementadas y asegúrese de que no causen efectos indeseables.
  • Comunique el plan a todas las partes interesadas relevantes.

Podemos utilizar las siguientes herramientas para implementar y validar acciones correctivas permanentes:

  • Diagrama de causa y efecto o espina de pescado.
  • Análisis de por qué.
  • Hoja de verificación.
  • Diagrama de dispersión.
  • Diagrama de flujo del proceso.

Diagrama de flujo de las ocho disciplinas

D7: Prevención / Acción de prevención del sistema para prevenir la recurrencia.

  • Productos similares y prevención de procesos.
  • Sistemas de prevención.
  • Estándar de trabajo o prácticas.
  • Actualizaciones de Procedimientos / Políticas.

Propósito de D7:

  • El propósito de prevenir la recurrencia es compartir el conocimiento, evitando problemas en productos, procesos, ubicaciones o familias similares.

Actividades clave en D7:

  • Revise productos y procesos similares para la prevención de problemas (implementación horizontal)
  • Actualizar procedimientos e instrucciones de trabajo.
  • Asegúrese de que el PFD, PFMEA y el Plan de control se hayan actualizado.
  • ¿Verifica que se haya identificado e implementado la necesidad de estandarización?

Podemos utilizar las siguientes herramientas / documentos para evitar la recurrencia:

  • Diagrama de causa y efecto o espina de pescado.
  • Análisis de por qué.
  • Hoja de verificación.
  • Diagrama de dispersión.
  • PFD (Diagrama de flujo del proceso)
  • PFMEA (Modo de falla del proceso y análisis de efectos)
  • Plan de control.
  • Instrucción de trabajo / SOP y procedimiento.

D8: Cierre y Celebración del Equipo / reconocer las contribuciones del equipo

  • Archivar la información documentada del caso.
  • Lecciones aprendidas del equipo.
  • Comparación antes y después.
  • Celebra el éxito.

Propósito de D8:

  • Identifique las lecciones aprendidas y celebre el éxito del equipo.

Actividades clave en D8:

  • Realizar una revisión final del proyecto de resolución del problema.
  • Prepare el informe para referencia futura.
  • Documente la lección aprendida.
  • Antes y después.
  • Reconocer el éxito del equipo y las contribuciones individuales.

Podemos usar los siguientes informes para la etapa final en la Metodología 8D:

  • Informe 8D completo.
  • Informe de la lección aprendida.
  • Documente el antes y después del problema

Debemos trabajar para resolver de raíz los problemas, no es posible la productividad en un entorno de respuestas hiperactivas a los problemas; las 8 disciplinas proponen una ejecución detallada del método, ese esfuerzo redundará en el beneficio de un entorno de negocios con problemas mínimos y capaces de responder ágilmente a los problemas.

Acción recomendada para el lector

Realice una comparación entre el método de solución que tienes en tu sistema actual con el método 8 disciplina.

Identifique las diferencias y similitudes, así como las debilidades y oportunidades de reforzar el método de solución que actualmente emplea en su empresa.

Preguntas que se pueden emplear:

  • ¿Mi método actual me permite identificar las diferencias entre síntomas y problemas?
  • ¿Se trabaja en equipo para solucionar el problema?
  • ¿Se emplean acciones de contención para proteger al cliente?
  • ¿Mi método actual se concentra en hacer una clara y objetiva descripción del problema?
  • ¿Se llevan a cabo verificaciones de la efectividad?
  • ¿Se emplean herramientas para determinar la causa raíz?
  • ¿Se plantean acciones contundentes que resuelven realmente el problema?
  • ¿Las soluciones se implementan de manera planificada?
  • ¿Se replican acciones de prevención a procesos y productos similares?
  • ¿Se reconoce el esfuerzo y estimula la moral del equipo?
  • ¿Tienes un método de solución para problemas y no conformidades?
  • ¿Qué esperas para implementar de un método como ocho disciplinas?

Sí ha contestado con un NO a la mayoría de las preguntas, le recomiendo utilizar un método más formal para la solución de problemas.

Notas adicionales

¿Cuándo usar las Ocho Disciplinas?

Lo valioso de las 8D es que nos permite distinguir entre problemas reales y síntomas; un paso previo es el D0, donde el equipo documenta los síntomas que pueden dar paso a las actividades iniciales de contención planteadas en el 8D.

Una forma de optimizar los recursos es usarlos en las actividades en las que son realmente necesarios, por eso en el D0, debemos plantear preguntas estándar de evaluación con el fin de decidir si llevas adelante el 8D completo.

Ejemplo de 8d en una empresa

Una compañía que fabrica calentadores comerciales ofreció varios cientos de calentadores a un cliente de confianza. El problema es que el equipo de control de calidad del cliente descubrió defectos en la capa de barniz que se encuentran fuera de los estándares aceptables.

La compañía examinó diferentes posibilidades de causa raíz. El equipo de ingeniería identificado la crema de manos utilizada por los empleados como la causa raíz, la empresa provee la crema en los cuartos de baño. Esta crema de manos se transfería de las manos de los empleados a las zonas del calentador e impide la adherencia del barniz pulverizado. Por lo tanto, la compañía pidió a los empleados no utilizar cremas para las manos y el retiro de los baños.

Paso uno: Formar un equipo

Esto incluyó gente de ingeniería, control de calidad y los empleados del proceso.

Segundo Paso: Identificar el Problema

Defectos en el barniz de los calentadores industriales.

Paso Tres: Tomar medidas y acciones de contención

La compañía revisó sus inventarios actuales y los calentadores con el cliente. Además, se estableció contacto con otras compañías que compraron los calentadores con la mancha pulverizada.

Paso cuatro: identificar la causa

La crema mano transferida de las manos de los empleados a zonas en el calentador. Esta crema evita la adherencia del barniz pulverizado.

Paso Cinco: Toma de Acción Correctiva

  1. Eliminar la crema de manos de todos los baños
  2. Eliminar del presupuesto la compra de esta crema de manos.
  3. Insistir con los empleados para que no lleven su propia crema de mano.
  4. Aumentar la inspección para comprobar si hay problema barniz.
  5. Selecciona un producto alternativo para cuidado de las manos de los empleados.

Sexto paso: Supervisar y verificar las acciones correctivas

Control de calidad lleva a cabo auditorías en los cuartos de baño y materias primas.

Paso Siete: prevenir la recurrencia

  1. Eliminar todas las cremas para las manos
  2. Colocar letreros en los baños invitando a no utilizar cremas para las manos
  3. Configuración de auditorías periódicas para buscar el uso crema de manos.

Paso ocho: Gracias al equipo

Después de meses de arduo trabajo, el equipo se felicitó porque la situación se había resuelto.

Conclusión del ejemplo:

Este informe 8D fue trasladado al consumidor, que comprendió la situación y agradeció a la empresa el resolver el problema de una manera oportuna. Hasta aquí el ejemplo.

formato para ocho disciplinas

Un formato de 8 D´s Ocho Disciplinas en Excel con 9 hojas, muy completo pare empezar a resolver problemas hoy mismo, incluye:

1. 8D Formato en blanco
2. Instrucciones
3. Ejemplo
4. Descripción del problema D2 – Hoja Es / No Es
5. Hoja resolución de problemas D4
6. Prueba posibles causas D4
7. Hoja de toma de decisiones
8. Análisis de riesgos
9. Plan y prevención

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guia para implementar iso 9001

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