Cómo Gestionar El Conocimiento De La Organización Usando Lecciones Aprendidas

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¿Qué es el conocimiento de la organización?

Empecemos por definir qué es el conocimiento, podemos decir que es un conjunto de información obtenida mediante la experiencia, el aprendizaje, la investigación o a través de la introspección. Es la posesión de múltiples datos interrelacionados.

El conocimiento organizacional es el conocimiento individual emparejado con el de otros individuos en una organización.

El conocimiento organizacional es un tipo de activo de la organización. La alta dirección y los líderes de los procesos tienen que econocer el conocimiento como un activo intelectual y administrarlo como un elemento esencial del éxito sostenido de la organización.

Cuando los individuos combinan su conocimiento dentro de una organización, ese conocimiento puede dar a la organización ventajas sobre otros en el mismo campo.

Según ISO 9001:2015 qué es, requisitos

Según la norma los conocimientos de la organización son conocimientos específicos que la organización adquiere generalmente con la experiencia. Es información que se utiliza y se comparte para lograr los objetivos de la organización.

Corresponde a la organización especificar los conocimientos necesarios pertinentes para la eficaz operación de sus procesos y por supuesto para lograr la conformidad de los productos y servicios.

Estos conocimientos deben documentarse, mantenerse y ponerse disponibles especialmente donde sean necesarios.

Cuando las necesidades a corto y largo plazo de la organización, la organización tiene reaccionar sin demora, evaluando si sus conocimientos actuales son suficiente y determinando cómo adquirir o acceder (planificación) a los conocimientos y/o las actualizaciones adicionales que se requieren.

Fuentes del conocimiento.

fuentes del conocimiento según la norma iso

Es adecuado definir cómo determinar, mantener, usar y proteger el conocimiento, para esto la organización pueden desarrollar procesos para abordar:

  • la gestión de las lecciones aprendidas de fracasos y proyectos exitosos;
  • el conocimiento explícito y tácito que existe dentro de la organización, los conocimientos y la experiencia de su gente;
  • determinar la necesidad de las partes interesadas de adquirir conocimiento como parte de la estrategia de la organización;
  • confirmar la distribución y el entendimiento efectivo del conocimiento documentado, a lo largo del ciclo (s) de vida de los productos y servicios de la organización;
  • gestionar la información documentada y su uso;
  • gestión de la propiedad intelectual en concordancia con los términos  legales.

Hablemos un poco, sobre ¿Qué son las lecciones aprendidas?

Una metáfora muy conocida dice “tropecé de nuevo y con la misma piedra“, como en los procesos trabajan personas, los mismos errores pueden cometerse una… y otra vez, las organizaciones tienen recursos limitados, por esta razón debemos intentar reducir las reincidencias al mínimo.

Las lecciones aprendidas se definen como el conocimiento adquirido en base a las experiencias que se dan durante la realización de actividades o proyectos dentro de un proceso.

Durante y despúes de la realización de actividades o proyecto debe darse la reflexión y el análisis crítico sobre los factores que pueden haber afectado positiva o negativamente, de esta manera se pueden extraer las lecciones aprendidas.

Documentar y divulgar las lecciones aprendidas es uno de los aciertos más importantes de la gestión de procesos para cualquier organización, pues así los errores y aciertos derivados de acciones o proyectos quedan registrados para ser usados en futuras iniciativas y de esta manera la organización aprenda y mejore.

La realidad en las organizaciones es que esta práctica se realiza a medias por lo que se está perdiendo mucha información por el camino. Para que estas lecciones puedan ser aprendidas, deben gestionarse como información documentada y ponerse al alcance de todos para que sean utilizadas en ocasiones futuras.

En resumen una lección aprendida:

  • Se generan de un proceso sistemático de análisis y reflexión colectiva.
  • Pueden ser positivas o negativas, según el resultado alcanzado.
  • Son fuente de información para tratar futuros riesgos y oportunidades.
  • Requieren de su difusión, deben estar disponibles para su utilización.
  • Son el primer paso para la adopción de mejores prácticas.

¿Cómo identificar lecciones aprendidas?

Para identifica lecciones de las que podamos aprender, enfoquemos en:

  • Errores y aciertos que cometimos.
  • Distintos riesgos a los que las actividades o proyectos se hayan expuesto.
  • Aquellas decisiones que fueron acertadas o equivocadas.
  • Practicas y técnicas que más eficacia y eficiencia aportaron.
  • No conformidades y acciones correctivas.
  • En los resultados de las auditorías.
  • En los resultados de las revisiones por la dirección.

¿Qué documentar para tener una lección aprendida?

Para que la organización incorpore el tema de lecciones aprendidas de manera sistemática, es importante que exista un repositorio para almacenarlas, clasificarlas y recuperarlas cada vez que sea necesario, de manera abierta y estandarizada. Para ello se sugieren los siguientes datos en un formato:

  1. Nombre o Título
  2. Proceso
  3. Actividad o Proyecto asociado
  4. Objetivo principal
  5. Resultados esperados
  6. Tipo de ejercicio
  7. Área temática
  8. Entidad responsable
  9. Moderador/a
  10. Facilitador/a
  11. Relator/a
  12. Conclusiones
  13. Factores principales del éxito o fracaso del proyecto
  14. Recomendaciones

Algunas recomendaciones para gestionar las lecciones aprendidas.

  • Partir de un documento en blanco puede resultar difícil, es mejor pedir al quipo que trabaje generando lecciones aprendidas sobre cada paso o fase de las acciones o el proyecto emprendido, también es bueno partir de categorías ya previamente fijadas.
  • Es bueno hacerse preguntas como: ¿Qué recomendaríamos a quienes se encuentren en la misma situación?; preguntas como estas son buenas para sacar temas o asuntos de los cuales partir para generar lecciones.
  • Una lección aprendida documentada y archivada no sirve de mucho, tratemos de hacer algo más intuitivo y practico que las personas puedan consultar haciendo preguntas cada vez que inicias actividades o proyectos nuevos. Una wiki empresarial propia es una buena idea.
  • Lo importante es registrar y dar a conocer las lecciones no solo entre los involucrados sino a todas las personas de la organización
  • Involucrar la visión de todos los miembros y registrar su conocimiento es lo mejor que podemos hacer; todos los miembros del equipo deben participar y ser reconocidos por sus contribuciones al intercambio de conocimientos.
  • Así como debemos prevenir la pérdida de información también debemos también evitar la sobrecarga de información; concentrémonos en generar lecciones que sean realmente útiles.
  • Utilicemos un sistema de puntaje para identificar mediante la priorización las lecciones más efectivas.
  • Tenemos que darles un sentido práctico; si no se piensa en cambiar la manera en que operan los procesos actuales, se van a seguir teniendo los mismos problemas, se debe tratar de identificar los cambios necesarios en la forma de hacer las cosas. Por ejemplo, se puede transformar la lección “tenga cuidado cuando” en “comprobar esto y aquello cuando …” o “nos esforzaremos más para …” en “necesitará al menos dos personas para …” y así sucesivamente.
  • En las listas de verificación podemos integrar las lecciones aprendidas; por ejemplo, en la lista de verificación para desarrollar un nuevo producto podemos verificar lecciones aprendidas sobre el tema, lo mismo en la lista de verificación de un plan de gestión de riesgos, realización de una revisión por la dirección.

Administrar el conocimiento de la organización resulta ser una herramienta preventiva poderosa incluso para tratar los riesgos y oportunidades. Las lecciones aprendidas se enfocan en generar un repositorio de conocimiento al que podamos acudir siempre que planifiquemos algo nuevo con el fin de minimizar al máximo los incidentes, aprovechemos la experiencia y conocimiento de los demás.

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Daniel Jimenez

Mi propósito es aportar soluciones sobre gestión de calidad a líderes de sistemas y emprendedores que buscan mejores resultados. Ingeniero con máster y algunos años de experiencia sobre terreno, picando piedra, metal o lo que hiciera falta, Clic Aquí Para Conocer Algunas De Mis Soluciones Y Herramientas.
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