El estrés laboral es visto como una reacción negativa que se experimenta cuando las exigencias del trabajo superan los recursos del trabajador; así, con el tiempo, puede afectar tanto su salud como su desempeño.
¿Cuál es la causa raíz del estrés laboral?
Los principales estresores laborales externos al trabajador incluyen:
- Sobrecarga de trabajo y plazos ajustados.
- Falta de control sobre las tareas.
- Ambigüedad en los roles y responsabilidades.
- Malas relaciones laborales o ambiente hostil.
- Inseguridad laboral o falta de desarrollo profesional.
- Condiciones físicas adversas o riesgosas.
Estos factores también el desempeño general de la organización. Sin embargo, existen herramientas y marcos de trabajo que pueden ayudar a gestionar el estrés laboral.
Uno de ellos es la norma ISO 9001:2015, enfocada en la gestión de calidad y la mejora continua, ofrece un marco de trabajo que, aunque no aborda directamente el estrés, impacta positivamente en sus causas raíz.
En este artículo te comparto cómo un Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) puede contribuir a disminuir los estresores laborales, a través de la estandarización, la organización de tareas y la mejora continua del ambiente de trabajo.
ISO 9001:2015 como herramienta para reducir el estrés laboral
Implementar y mantener un SGC conforme a ISO 9001:2015 puede mitigar muchos de los estresores laborales al aportar estructura, claridad y enfoque en la mejora continua.
Aquí te explico cómo:
a) Claridad en roles, tareas y responsabilidades (Cláusula 5.3 y 7.1.2)
La norma establece la necesidad de definir y comunicar claramente las responsabilidades y autoridades en todos los niveles — Menos Confusión, Menos Estrés:
- Definición de Autoridades y Responsabilidades: ISO 9001:2015 exige que se definan claramente quién hace qué y con qué autoridad en todos los niveles. Esta claridad reduce la ambigüedad y conflictos, la superposición de tareas y la sensación de no saber qué se espera de uno, factores importantes detonantes de estrés («Falta de control»).
- Sistematización y Estandarización de Tareas: Al establecer procesos claros y repetibles, la norma disminuye la incertidumbre sobre cómo realizar el trabajo. Esto contrarresta la «Sobrecarga de trabajo» al optimizar los flujos y evitar la improvisación constante.
b) Estandarización de procesos y tareas (Cláusula 4.4 y 8.5.1)
La estandarización de procesos, procedimientos y registros permite sistematizar las actividades, lo cual mejora la eficiencia y reduce errores, retrabajos e improvisaciones — Conocimiento Documentado — Seguridad y Confianza:
- Manuales y Procedimientos: La documentación del conocimiento esencial para los procesos asegura que la información esté disponible y sea consistente. Esto reduce la frustración de no saber cómo hacer algo o tener que depender constantemente de otros, aliviando el estrés asociado a la «Falta de control».
- Evidencia de Cumplimiento (Registros): Mantener registros de que las tareas se realizan correctamente genera confianza y reduce la ansiedad por posibles errores o falta de información ante auditorías o revisiones.
c) Mejora del entorno de trabajo y los recursos (Cláusula 7.1.3 y 7.1.4)
Se promueve la adecuación de los recursos físicos, tecnológicos y humanos, así como el ambiente organizacional necesario para que los colaboradores realicen su trabajo sin poner en riesgo su bienestar físico o emocional — Ambiente Laboral Seguro y Organizado:
- ISO 9001:2015 fomenta la identificación de riesgos (incluyendo estresores psicosociales); la mejora de condiciones físicas como iluminación, ergonomía, ruido; fomenta la cultura de mejora continua donde los empleados pueden reportar problemas. El resultado: entornos más seguros y menos hostiles.
d) Gestión de riesgos y oportunidades (Cláusula 6.1)
La identificación proactiva de riesgos —incluidos los psicosociales— permite implementar acciones para prevenir situaciones o condiciones laborales estresantes antes de que afecten al personal o al desempeño — Enfoque Proactivo: Prevención en Lugar de Reacción:
- Gestión de Riesgos y Oportunidades: ISO 9001:2015 impulsa a las organizaciones a identificar y abordar los riesgos potenciales. Al anticipar problemas, se reduce la probabilidad de crisis y la presión asociada a tener que resolver situaciones inesperadas, lo que disminuye el estrés generado por «Situaciones o condiciones no previstas»
e) Comunicación efectiva y enfoque en el cliente interno (Cláusula 7.4)
La norma promueve la comunicación interna clara, estructurada y efectiva, lo cual previene malentendidos y mejora la relación entre compañeros, gerencias y procesos. También impulsa la atención al cliente interno, mejorando la colaboración — Comunicación Efectiva y Apoyo:
- La norma requiere: Canales de comunicación y colaboración abiertos y eficaces entre empleados y gerencia; retroalimentación constante, reconociendo contribuciones; enfoque en las partes interesadas, incluyendo al «cliente interno» (empleados). Resultado: Un mejor ambiente laboral, con menos conflictos y mayor apoyo, contrarresta el «Ambiente laboral hostil» como fuente de estrés.
f) Planificación y establecimiento de planes y objetivos realistas (Cláusula 6.2)
Fijar metas alcanzables con base en datos y hechos ayuda a mantener expectativas claras y evita la presión innecesaria por resultados poco realistas — Reducción de la Sobrecarga de Trabajo:
- La norma promueve: Planificación adecuada de planes, tareas y recursos; establecimiento de objetivos realistas (medibles y alcanzables); priorización basada en datos, evitando la multitarea excesiva. Resultado:Cargas de trabajo equilibradas y plazos factibles.
g) Toma de decisiones basadas en evidencia (Cláusula 9.1 y 10.2)
Con ISO 9001:2015, las decisiones se basan en datos objetivos. Esto elimina decisiones arbitrarias que pueden generar frustración o falta de control entre los colaboradores.
- la cláusula 9.1 promueve la monitorización y mejora del SGC a través del seguimiento y medición, mientras que la cláusula 10.2 se centra en la gestión de no conformidades para asegurar la eficacia del SGC. Resultado: Decisiones bien tomadas, menos frustración y dudas.
h) Oportunidades de Desarrollo (Cláusulas 2, 7.3 y 10)
La ISO 9001:2015 reconoce la importancia del desarrollo del personal a través de la capacitación y la participación en mejoras para lograr un SGC eficaz y una mayor satisfacción del cliente.
La norma impulsa las capacitaciones para mejorar habilidades; la participación en mejoras es una forma de aumentar la conciencia y motivación del personal, dando voz al empleado. Resultado: Menos monotonía y más motivación.
Resultados esperados: menos estrés laboral, más bienestar y productividad
Un sistema bien implementado según ISO 9001:2015 reduce incertidumbres, mejora la organización del trabajo y fortalece el ambiente laboral, lo cual tiene efectos directos en:
- Reducción del agotamiento emocional y físico.
- Mejora en el clima organizacional.
- Mayor confianza del personal en los procesos.
- Menor rotación y absentismo.
- Incremento de la productividad sin sacrificar la salud.
Entonces ISO 9001:2015 es un Marco para Reducir el Estrés Laboral
Aunque ISO 9001:2015 no es una norma de gestión del estrés, su implementación efectiva crea un entorno de trabajo más organizado, predecible y colaborativo. Al sistematizar tareas, clarificar responsabilidades, fomentar la prevención y promover la mejora continua, contribuye significativamente a mitigar los estresores laborales, permitiendo que las personas disfruten de una jornada laboral con menor nivel de estrés.
¿Tu organización utiliza ISO 9001:2015? ¿Has notado cómo impacta en el día a día de tus empleados? ¡Comparte tu experiencia en los comentarios!
(Fuentes: Portal INSP, MC Mutual, SciELO Colombia, IMSS.)