Cómo Motivar E Implicar A Las Personas En El Sistema De Gestión De Calidad

Medición de la satisfacción del empleado

Acción recomendada

Nada sucede si las personas no les dan vida a los procesos activando el botón de encendido, las personas tienen que tener motivos; frecuentemente el trabajo y el dinero no es suficiente para implicar a las personas en la implementación, mantenimiento y mejora de un sistema de gestión de calidad.

Saul W. Gellerman definió la motivación como “el arte de crear las condiciones que permiten a cada uno de nosotros, con todos nuestros defectos, realizar nuestro trabajo con nuestro propio nivel máximo de eficiencia”. Saul W. Gellerman (1992). Motivation in the Real World. Dutton.

La Motivación de las personas es muy compleja y decenas de estudiosos han aportado sus teorías. Daniel H. Pink uno de los más contemporáneos dice: que una vez que a alguien se le paga lo suficiente, solo hay tres cosas que impactaran en su motivación:

  1. Maestría: Deseamos llegar a ser notablemente mejores en lo que hacemos y ser reconocidos por ello.
  2. Autonomía: Queremos hacer nuestro trabajo libre de micro supervisión / aprobación y agregar nuestro propio toque personal.
  3. Propósito: Queremos hacer el trabajo que encontramos personalmente significativo.

La motivación en el trabajo se genera creando una relación entre la productividad y las recompensas, este tipo de incentivos incluye el mérito o reconocimiento por el desempeño o la simple realización de labores asignadas; incluso existe una gran relación entre la satisfacción laboral y su nivel de motivación.

Tareas para el lector

La medición de la satisfacción y el compromiso de la fuerza laboral es importante para determinar cómo se desempeñan los sistemas de gestión y cómo contribuyen al logro de los objetivos y la mejora de la organización.

Entender la “voz del empleado”, especialmente en lo que respecta a su satisfacción, las políticas internas y los clientes y proveedores internos ayuda a las organizaciones a mejorar sus prácticas de gestión de recursos humanos.

¿Su actual sistema de gestión de calidad cuenta con un procedimiento para evaluar la satisfacción de los empleados?, de no contar con uno, considere el siguiente como base; de tener uno comprarlos y determine las coincidencias y oportunidades de ambos.

Procedimiento operativo (PO) para medir la satisfacción de los empleados

Código: EJ-EM-PLO-01

  1. Objetivos del procedimiento, son:
  • Desarrollar o cambiar la política para la satisfacción de los empleados.
  • Obtener y analizar el nivel de satisfacción actual de los empleados.
  • Evaluación de las necesidades de desarrollo y oportunidades de mejora.
  • Evaluación del grado de avance las mejoras aplicadas y el clima general.
  1. Ámbito de aplicación:
  • Solicitar la evaluación de la satisfacción de la totalidad del personal.
  1. Documentos relacionados:
  • Manual de recursos humanos.
  • La norma ISO 9001:2015.
  1. Definiciones:
  • Ninguna aplicada.
  1. Las políticas del procedimiento:
  • La encuesta de satisfacción de los empleados se realiza una vez cada 4 meses, la responsabilidad del su aplicación será del líder del proceso de [Recursos humanos]
  1. Los pasos para la medición y mejora de la satisfacción del empleado:

6.1 Paso 1 – Estudio de Satisfacción de los empleados / investigación.

  • Cada cuatrimestre, el Líder del proceso de Recursos Humanos revisa la información necesaria para determinar la satisfacción de los empleados con las siguientes bases.
    • La información y los resultados de las encuestas anteriores.
    • Comentarios de los directivos de la empresa.
    • Propuestas del personal de recursos humanos y Líderes de otros procesos.
    • Otros contenidos en los efectos de este proceso.

6.2 Paso 2 – Desarrollar un plan de evaluación:

  • De acuerdo con la necesidad de evaluación, el Líder de Recursos Humanos crear un proyecto de evaluación usando el formulario adjunto a este procedimiento.
  • El Líder de Recursos Humanos también debe discutir con la alta dirección sobre el contenido, el método de evaluación y finalmente obtener su aprobación.
  • Los métodos de evaluación se deben indican claramente. Se puede utilizar software de encuestas de satisfacción de los empleados.

6.3 Paso 3 – Formulario de medición a los empleados:

De conformidad con el plan aprobado por el director, el Líder de Recursos Humanos despliega al personal de recursos humanos a hacer lo siguiente:

  • Preparar la cantidad suficiente de encuestas impresas
  • Preparar los suficientes sobres pequeños según el número de encuestas.
  • Preparar un sobre grande por cada proceso / departamento.
  • Comunicar a Líderes de procesos / Gerentes / Supervisores el plan de estudio.
  • En coordinación con los Líderes de procesos aplicar la encuesta. Cada empleado recibirá el formulario adjunto en un sobre abierto
  • Cuando los empleados completen la evaluación, deberán meter el formulario en el sobre, cerrarlo y entregarlo al su jefe inmediato.
  • El Líder del proceso se encarga de recopilar los sobres y luego enviar al Líder de recursos humanos.

6.4 Paso 4 – Reunir y analizar los datos:

  • De [3-5] días a partir de la fecha de distribución de la encuesta, el procesos de Recursos Humanos se encarga de recoger la encuesta e informar al director del avance.
  • En base a las opiniones del personal, el director de la empresa asignará a la persona u organización que analizará los datos.
  • Los analistas son responsables de analizar los datos de la encuesta y la preparación de informes.
  • Presentarán a los resultados a los directores y jefes de departamento.
  • Se comunicarán los resultados a los empleados a través de reuniones, boletines de noticias de la compañía, memorandos y reuniones de retroalimentación realizadas por líderes capacitados para clarificar e identificar los problemas.
  • Se desarrollarán de planes por los Líderes de los procesos para responder a los problemas identificados en las sesiones de retroalimentación.

6.5 Paso 5 – Implementar mejoras.

  • El procesos de Recursos Humanos es responsable de implementar soluciones de mejora, supervisión y presentación de informes de avances y resultados a director. En caso de requerir colaboración de Líderes de otros procesos, estos se pondrán a la orden a petición de la alta dirección.
  1. El despliegue de procedimiento:
  • Este documento fue distribuido a la alta dirección y a todos líderes de procesos.
  • El Líder de recursos humanos se encarga de orientar al personal en lo relacionado con este documento.
  • Las directrices del actual procedimiento para capacitación al personal se aplicarán conforme al programa anual de capacitación y una semana antes de la aplicación del mismo.
  1. Formato adjunto descargable.

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Acciones sencillas recomendadas:

  • Pregúntele constantemente a su equipo que puede hacer para apoyarlos en su trabajo y facilitar el logro de sus objetivos con un esfuerzo mínimo.
  • Reflexione sobre cómo los que realizan un gran trabajo son reconocidos (muchas gracias has hecho un gran trabajo). ¿Es coherente, justo y sincero en su reconocimiento a los que han hecho un trabajo ejemplar?
  • Charle con cada miembro de su equipo, investigue que recompensa [monetaria o no] los motivaría más y apórtela.

Frases

“La motivación es lo que te ayudará a comenzar. El hábito será lo que te mantendrá en marcha.”  -Jim Rohn.

“La gente suele decir que la motivación no dura. Bueno, tampoco el baño. Por eso se recomienda tomar uno diariamente” -Zig Ziglar.

“El éxito no es definitivo, el fracaso no es fatal: es el coraje para continuar es lo que cuenta.” -Winston Churchill.

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Esta claro que la satisfacción de la fuerza laboral se relaciona de modo estrecho con la satisfacción del cliente y, en última instancia, con el desempeño de la empresa. ¿Cómo esta su organización?, ¿les interesa la satisfacción laboral o el pago puntual es más que suficiente?

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Guía implementación de ISO 9001:2008

Daniel Jimenez

Ingeniero Industrial, Máster en Dirección y Gestión de la Calidad. Con gusto comparto mis experiencias y conocimiento sobre Sistemas de Gestión aquí. Me especializo en aportar soluciones a líderes de sistemas que quieren obtener mejores resultados de sus proyectos de implementación, mejora o auditoría, Clic Aquí Para Conocerlas Hoy.
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