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El diagrama de tortuga es una herramienta visual clave en la ISO 9001 para comprender procesos. Sin embargo, muchos cometemos errores que pueden generar inconsistencias o falta de claridad. Antes de la certificación, es esencial corregirlos para evitar observaciones en auditorías.
Por lo tanto, aquí te comparto los errores más frecuentes y se te aporto soluciones prácticas para evitarlos.🐢
🚫 Errores Comunes y Cómo Solucionarlo
1. Información incompleta
- Error: Se omiten entradas, salidas, recursos o criterios clave en el diagrama de tortuga..
- Solución: Puedes realizar una revisión exhaustiva del proceso, involucra a todas las partes interesadas. Además, puedes utilizar listas de verificación detalladas, usa ejemplos de procesos similares como referencia. (Ver ISO 9001:2015, 4.4 Sistema de gestión de la calidad y sus procesos )
2. Diagramas demasiado complejos
- Error: Se incluyen demasiados detalles en todo el diagrama, dificultando la comprensión y aplicación.
- Solución: Debes simplificar el diagrama (simples y claros), enfocándote en los elementos esenciales, pertinentes y relevantes. Por lo tanto, puedes crear referencias complementarias para detalles específicos (citar listas u otros diagramas) sin complicar. Usa colores y etiquetas para facilitar la comprensión.
3. Falta de claridad en las interacciones
- Error: No se definen claramente las relaciones entre los elementos del proceso.
- Solución: Debes utiliza un formato estándar sujeto a tu control de información documentada, incluye instrucciones de llenado y acceso a ejemplos. Asimismo, debes realizar sesiones formativas y de revisión con el equipo para asegurar la comprensión. Evita que cada quien haga el diagrama como quiere sino como debe.
4. Desactualización del diagrama de tortuga
- Error: No se actualiza el diagrama ante cambios en el proceso.
- Solución: Debes establecer un sistema de revisión periódica en tu control de la información documentada. Por consiguiente, se documentan los cambios y se comunican a todas las partes interesadas.
5. No involucrar al personal adecuado
- Error: El diagrama se crea sin la participación de quienes ejecutan el proceso.
- Solución: Debes incluir al personal operativo (sí o sí) en la elaboración y revisión del diagrama. Así pues, se aprovecha su conocimiento y experiencia.
6. No definir correctamente los indicadores
- Error: Los indicadores no son medibles, alcanzables o relevantes, sin conexión estratégica, son de otras empresas, hay cosas importantes que se deben gestionar aún que no se puedan medir.
- Solución: Puedes utilizar indicadores SMART (específicos, medibles, alcanzables, relevantes y con plazos definidos).
7. No comprender el propósito del diagrama de tortuga
- Error: El diagrama se crea solo para cumplir con un requisito de la norma ISO 9001. Un diagrama de tortuga sin un propósito claro pierde valor. Si el equipo no sabe para qué se usa, es probable que se haga al vapor y la información sea inconsistente.
- Solución: Enfócate en lograr que el diagrama sea una herramienta para la mejora continua del proceso. Define el objetivo del proceso antes de diagramarlo. Asegúrate de que el propósito esté alineado con los requisitos del SGC y con las necesidades de la organización.
8. No realizar comparativos del diagrama (realidad vs papel)
- Error: El diagrama no se valida con la realidad del proceso.
- Solución: En equipo, compara el diagrama resultante con las características y el flujo real del proceso.
9. No tomar en cuenta el contexto de la organización.
- Error: Ciertos procesos se proveen del contexto o le proveen. El diagrama no considera el entorno interno y externo de la organización.
- Solución: Debes utilizar un análisis del contexto considerando los factores relevantes como fuente de información para el diagrama.
10. No comunicar el diagrama
- Error: El diagrama no se comparte con las partes interesadas.
- Solución: Se publica el diagrama en un lugar accesible y se realizan sesiones de capacitación.
11. Ignorar los Riesgos y Oportunidades
- Error: No considerar los riesgos y oportunidades asociados al proceso.
- Solución: Realiza un análisis de riesgos y oportunidades. Incluye medidas de mitigación y aprovechamiento. Cita y haz referencia a estos análisis en el diagrama. Considera usar el diagrama del escarabajo.
📝 Para cerrar la lista
El diagrama de tortuga es una herramienta esencial para estructurar procesos y facilitar la certificación ISO 9001. Evitar estos errores ayuda a que sea más claro, preciso y útil en auditorías. Antes de presentar tu documentación, revisa cada elemento y ajusta lo necesario.
🔎 ¿Listo para mejorar tu diagrama de tortuga? ¡Evita estos errores y asegura una certificación sin contratiempos! 🚀