Lista De Acciones Para Realizar La Transición A La ISO 9001:2015

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Esta es una guía inicial de pasos para planificar y ejecutar un proyecto de transición a la nueva revisión ISO 9001:2015. A modo DIY, está pensada en organizaciones y líderes de SGC que tendrán a su cargo el 100% de la realización total de su transición.

Por estos días no todas las organizaciones gozan de un flujo holgado de ingresos y la información relevante se encuentra a un CLIC, el modo DIY está creciendo y las curvas de aprendizaje cada vez más se parecen a una línea recta ¡Es Así!

Muchas organizaciones de hoy, muy seguro optarán por poner en manos del líder del SGC la responsabilidad total de realizar la transición a la ISO 9001:2015, así que es momento de definir acciones que nos guíen paso a paso.

ACCIONES PREVIAS PARA REALIZAR LA TRANSICIÓN:

1. Usa la gestión de proyectos como la herramienta base para planificar y ejecutar la transición a la nueva revisión.

2. Nada de confusiones y nervios, concéntrate en las fuentes de información oficiales y considera esto con una oportunidad para afilar tus competencias profesionales. (ISO, IFA, tu organismo certificador, tu experto(a) de confianza)

3. Estrecha la relación con el organismo certificador que les ha certificado el SGC de tu organización, involúcralos desde los primeros pasos, son ellos quienes te van a ofrecer lineamientos específicos sobre el caso de transición de tu organización.

4. Esta es una oportunidad para evaluar a tu organismo certificador ¡Son proveedores de un servicio!

5. ¿Cómo saber si tu organismo ya está listo para ofrecer certificaciones bajo la nueva revisión?

Tienen que suceder al menos dos cosas:

• Todos sus auditores tendrán que renovar y acreditar su competencia.
• El organismo certificador tendrá que acreditar su competencia.

Los organismos certificadores acreditan sus competencias mediante entrenamientos y auditorías de Organismos Acreditadores nacionales o internacionales con trazabilidad al IFA. Su equipo de auditores acredita competencias ante organismos como IRCA u organismos nacionales especialistas en SG.
Es muy posible que las transiciones en realidad estén disponibles hasta principios del 2016.

6. Investiga con ellos ¿Cuál será su política general de transición a la ISO 9001:2015 para sus clientes?, tendrán tanto trabajo que les será necesario definir una política general para todos sus clientes, IRCA ya lo ha hecho para actualizar las competencias de sus auditores.

7. Investiga en los sitios oficiales (ISO o IFA) cuál es el período de tiempo máximo requerido para que todos los usuarios de ISO 9001 realicen la transición.

8. Si estás planificando realizar la transición de tu organización en Noviembre, puede que te estés apresurando o tu jefe te este presionando (sólo quiere el certificado para mercadeo) Confirma con tu organismo certificador ¿A partir de cuándo estarán disponibles para certificar con la nueva revisión?

9. Publicada la versión oficial IS de la norma ISO 9001:2015 Requerimientos, adquiere una copia (Comprada como debe de ser)

10. Publicada la versión oficial IS de la norma ISO 9000:2015 Fundamentos y vocabulario, adquiere una copia (Comprada como debe de ser)
Tendrás más información de valor si cuentas con las dos normas. ¡Entre más información de calidad tengas más competente eres!

11. Mi recomendación es que las adquieres en inglés, y la versión en tu idioma la adquieras sitios oficiales, ¡Lectura A Fondo!

12. Realiza un plan de formación basado en la versión IS de la nueva revisión para todo el personal pertinente (incluyéndote), considera las modalidades de formación para todo el personal, la Alta Dirección un buen curso de 4 a 8 horas, para líderes de procesos y líder del SGC (responsable del proyecto de transición) de 12 a 48 horas, para el personal operativo pueden ser útiles las presentaciones express y un folleto o tríptico de la nueva revisión, máximo una hora, para ellos la formación más relevante debe ser la de sus manuales de políticas y procedimientos.

13. TODAS las acciones formativas deben ser a partir de la fecha oficial de la publicación de la nueva revisión y deben estar basadas en la versión IS.

14. Si ya has gastado en curso en los borradores CD, DIS o FDIS siento decirte que no te serán válidos para la auditoría de transición, sólo te serán válidos los que hayas tomado bajo la versión IS y que en las evidencias (certificados) se encuentren las fechas acordes a la de la publicación oficial de la nueva revisión.

15. Conserva evidencias documentadas de las acciones formativas: plan, certificados, exámenes, listas de asistencias, fotos, etc.

16. La nueva revisión, ni las anteriores, no exige que las acciones formativas sean realizadas por un proveedor externo. Ahora incluye una nueva cláusula del conocimiento organizacional dándole un papel importante a las fuentes internas (7.1.6 Nota 2)

17. Arma un equipo responsable de la transición y define un líder (El actual representante de la dirección)

18. Para el líder del SGC y del proyecto de transición, un curso express de gestión de proyectos, o un buen libro sobre gestión de proyectos.

ACCIONES PARA EJECUTAR LA TRANSICIÓN A LA ISO 9001:2015

19. La acción número uno de tu proyecto de transición: DEFINE EL ALCANCE del proyecto. Consiste en definir el tiempo disponible para el proyecto y los procesos involucrados.

20. Según la IFA todos los usuarios certificados con la norma ISO 9001:2008, tendrán tres años para actualizar su SGC y tener un certificado bajo la norma ISO 9001:2015.

21. Define ¿Cuál será el momento apropiado?, puedes aprovechar una auditoría de seguimiento o una renovación, para transitar a la nueva revisión; los certificados se otorgan por periodos de tres años, al menos cada seis meses hay auditoría de seguimiento.

22. El enfoque de procesos viene reforzado, examina la declaración del alcance de tu actual sistema ¿hay nuevos procesos que tienes por incluir?, ¿Alguno ha desaparecido?, ¿Qué hay de ese proceso externo contratado?

23. La identificación de las brechas entre las prácticas actuales y los nuevos requisitos es la forma más eficaz para evaluar los cambios que se requieren en tu actual SGC.

24. Identifica la correlación de las cláusulas entre la versión 2008 y la versión 2015

25. Diseña un cuestionario para identificar las brechas de los siete principios de la calidad detallados en la nueva revisión de la norma de fundamentos y vocabularios ISO 9000.

26. Diseña un cuestionario para identificar las brechas de los requisitos detallados en la norma ISO 9001.

27. Haz un análisis de la aplicabilidad de los nuevos requisitos de la norma ISO 9001 por procesos; aquí estarás restando todas aquellas cláusulas que no aplican en los procesos de la organización; esto es lo que en la versión 2008 llamábamos exclusiones.

28. Con los resultados de los cuestionarios de evaluación (GAP), el alcance y la aplicabilidad de los requisitos, identifica los requisitos que requieran su realización total, será obvio que estos requisitos pueden ser nuevos en la norma… aunque muchas organizaciones puede que ya los estén realizado.

29. Identificados los nuevos requisitos que hay que implementar, planifica las actividades necesarias que llevarán a la implementación del requisito.

30. Dependiendo del tamaño de la organización, la cantidad de procesos y su complejidad, determina el tiempo total, considéralo en bloques de seis meses.

31. Determina tiempos básicos por actividades para armar tu bloque de tiempo total; por ejemplo:

• Actualizar un documento: 48 horas
• Presentación de actualización a operativos: 3 de 1 hora = 3 horas
• Análisis gap y presentación de actividades: 3 días
• Auditorías internas: una semana
• Acciones de mejora y adecuación a la nueva revisión que resultaron de la auditoria interna: 15 días
• Revisión de la dirección: 3 horas

* Las acciones y tiempos son sugeridos, pueden variar según la organización y experiencia del personal.

32. Elabora un diagrama de Gantt donde traces todas las actividades que hay que hacer.

33. Define los tiempos para cada una de las actividades.

34. Define responsables para cada una de esas actividades, recuerda, esto requiere de trabajo en equipo.

35. Ejecuta lo planificado siempre trabajando en equipo, recuerda establecer periodos de supervisión, siempre es mejor la supervisión frecuente e ir ajustando en el camino, que ver al final que nadie ha hecho nada.

36. Mantener informada a la alta dirección de los avances y retrasos del proyecto de transición.

37. Al terminar, planifica una auditoría interna completa para detectar deficiencias y oportunidades de mejora.

38. Planifica las acciones de mejora y supervisa la eficacia de las acciones tomadas.

39. Considera volver a hacer una auditoría interna parcial de los procesos que más incidencias presentaron.

40. Realiza una revisión por la dirección completa, con la nueva revisión de la norma ya implementada.

41. Informa a tu organismo certificador de la actualización de tu SGC y planifiquen juntos la auditoría de transición.

Toma ésta lista como una serie de sugerencias ordenadas para planificar y realizar el flujo de la transición de tu SGC, te recomiendo volver a ella periódicamente; pues estaré haciendo revisiones y mejoras a la misma. Tus opiniones y comentarios serán valiosos en este caso.