Requisitos Para Los Procesos Según ISO 9001:2015

Los procesos son el elemento fundamental para poder construir un sistema de gestión de calidad eficaz, en este articulo conocerá los requisitos aplicables a los procesos y su interacción en el sistema; al pie de artículo el lector encontrará un video muy interesante sobre la aplicación de KAIZEN en los procesos

Requisitos para los procesos según la cláusula 4.4 de ISO 9001:2015

• Entradas y salidas. Esto es exactamente lo que suena. Los insumos o entradas suelen recibirse de otros procesos anteriores y pueden incluir recursos físicos o informativos. Las salidas son los productos que resultan del proceso o de los servicios que se realizan, las entradas y salidas pueden ser externas o internas a la organización. También estos podrían ser productos intermedios o servicios, en contraposición a algo que un cliente realmente paga. Si piensa en un modelo de procesos que fluyen de izquierda a derecha, entonces puede imaginar las entradas en el lado izquierdo y la salida en el lado derecho.

• Secuencia e interacción. Incluso las organizaciones más pequeñas tienen múltiples procesos. ISO 9001:2015 le requiere ordenar secuencialmente estos procesos. Los procesos están normalmente interconectados, con la salida de un proceso sirviendo típicamente de entrada al otro (s). Así que el proceso de diseño vendría antes del proceso de compra, el proceso de compra vendría antes del proceso de producción, y así sucesivamente. El concepto de proveedores y clientes internos puede facilitar la determinación de la secuencia e interacción. La organización puede utilizar diagramas de TORTUGA para determinar la interacción de los distintos procesos que componen el SGC.

• Criterios y métodos. Los criterios para los procesos serán una referencia para establecer juicios, estos básicamente son los requisitos que el proceso está tratando de cumplir. Los métodos son los procedimientos que se deben utilizar en el funcionamiento del proceso. Los criterios y métodos pueden incluir, entre otras cosas, requisitos en términos de competencia de personas, grado de automatización del proceso, etc. Las mediciones y los indicadores de rendimiento son lo que le dirán si el proceso cumple o no los criterios establecidos. 

La identificación de indicadores de desempeño apropiados facilita la evaluación continua o periódica de la capacidad del proceso para alcanzar los resultados deseados, permitiendo así la introducción de mayor rigor o mayor flexibilidad en el monitoreo y medición, conforme el grado de confianza demostrado.

• Recursos. La organización debe asignar los recursos apropiados a cada proceso, estos podrían incluir materias primas, suministros, especificaciones, servicios públicos, información o cualquier otro número de cosas. Muchos procesos comienzan, sólo para detenerse abruptamente cuando se determina que falta un recurso clave, la intención de esto es evitar que esto suceda. Los recursos son planeados y adquiridos por adelantado, y cumplen con todos los requisitos del proceso.

• Responsabilidad y autoridad. En pocas palabras, alguien es responsable directo del proceso. Esta es la principal responsabilidad y autoridad para el proceso, pero puede haber otras responsabilidades establecidas en el nivel de tareas. Por ejemplo, podría haber una responsabilidad y autoridad para la adquisición de materiales, una responsabilidad y autoridad para inspeccionar el producto final, y la responsabilidad y autoridad para comunicarse con el cliente. Como mínimo, debe indicar quién está a cargo de cada proceso.

• Riesgos y oportunidades. Esta sub cláusula aborda específicamente los requisitos de la cláusula 6.1, que es donde se nos pide determinar los riesgos y oportunidades dentro de ISO 9001:2015. En realidad tiene que abordar primero la cláusula 6.1 y volver a la cláusula 4.4 para completar la descripción de su proceso. Al describir su proceso, tendría sentido si sólo enumera priorizando los principales riesgos y oportunidades que influyen en el proceso. Listar todo lo que podría afectar el proceso puede ser anti LEAN

Algunos procesos necesitan de planificación rigurosa, con criterios y métodos bastante detallados y control en todas las etapas, porque las consecuencias de una no conformidad pueden ser desastrosas. Para otros procesos, con impacto menor, puede ser suficiente una planificación y control más flexible, usando el ciclo PHVA para corregir y mejorar eventuales no conformidades que surjan.

• Evaluación. ¿Cómo saber que el proceso es efectivo? Su proceso debe indicar el resultado deseado y cómo va monitorear y / o medir el resultado. La evaluación no es más que la comparación de los resultados reales con los resultados previstos y la identificación de esa brecha.

Esto corresponde al “A” del PHVA, cerrándose así el ciclo en términos de definición de procesos. Dependiendo del grado de detalle de la planificación, que a su vez se relaciona con los riesgos, y de la evaluación de los resultados obtenidos, puede ser necesario implementar acciones para hacer la planificación y establecer controles más rigurosos y detallados, o lo contrario – puede ser que los resultados obtenidos permitan más flexibilidad, con eventuales reducciones de los riesgos y mejoras en la agilidad del proceso.

• Mejora. Aquí, puede definir categorías potenciales de mejora para el proceso en cuestión. Estos podrían incluir reducciones de costos, control de riesgos y aprovechamiento de oportunidades, menor tiempo de realización, mayor satisfacción del cliente, o cualquier número de otras medidas. Al determinar las oportunidades de mejora, piense en el proceso específico en cuestión y, especialmente, considere los riesgos y oportunidades que se determinaron en la cláusula 6.1. Estos deben guiarle a las mejoras más significativas.

Las mejoras de los procesos y del sistema pueden ser obtenidas a través de mejoras continuas (tipo Kaizen), usando herramientas tradicionales como Planes de Sugerencias, Ciclos de Control de Calidad y a través de cambios abruptos, innovación, o transformación organizativa.

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Guía implementación de ISO 9001:2008

Daniel Jimenez

Ingeniero Industrial, Máster en Dirección y Gestión de la Calidad. Con gusto comparto mis experiencias y conocimiento sobre Sistemas de Gestión aquí. Me especializo en aportar soluciones a líderes de sistemas que quieren obtener mejores resultados de sus proyectos de implementación, mejora o auditoría, Clic Aquí Para Conocerlas Hoy.

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